Un giro d’opinioni con i principali protagonisti dell’offerta di printing, per capire come le aziende possono dare ai dipendenti un mezzo di produzione che va gestito con oculatezza
La stampa dei documenti per la condivisione e la conservazione di dati è una pratica più che consolidata. A volte è legata ad abitudini che possono essere migliorate, nel senso dell’economia di esercizio. In questo contesto, e con lo spirito di ottimizzare i costi aziendali, i produttori di stampanti sono sempre più impegnati nel fornire soluzioni globali di ottimizzazione dei sistemi di printing adeguate alle imprese di qualsiasi dimensione.
Con la volontà di capire quali azioni si possono intraprendere per una corretta gestione dei costi di stampa, abbiamo fatto un’indagine coinvolgendo le società più attive sul lato dell’offerta di soluzioni.
Abbiamo chiesto loro di tracciare un quadro dell’evoluzione della stampa in rete aziendale, alla luce dell’esperienza acquisita. In particolare, si è cercato di comprendere quali fossero le soluzioni più adeguate, sia a livello tecnologico, sia dal punto di vista consulenziale, per abbattere i costi. Ci siamo soffermati su alcune di queste, tra cui la possibilità di outsourcing del “sistema stampa” e la conservazione sostitutiva dei documenti. Infine, abbiamo cercato di analizzare i rischi legati al non adeguato comportamento degli utenti aziendali, con riferimento alla riservatezza dei dati stampati e alla possibile sottrazione degli stessi da parte di persone non autorizzate.
Ne è emerso che i problemi legati ai documenti cartacei sono sicuramente relativi ai costi, ma non solo. Un documento contiene informazioni spesso riservate e cruciali. I sistemi di gestione documentale proposti cercano proprio di tutelare questi aspetti. Più controllo vuol dire sicurezza: una stampa più intelligente e mirata equivale a una notevole riduzione di costi. Spesso, la difficoltà è proprio quella di calcolare il costo totale dell’infrastruttura di stampa, poiché non sempre le imprese riescono a individuare esattamente i volumi prodotti. E non si tratta soltanto della spesa per le apparecchiature, che è, comunque, visibile: esistono costi nascosti, come quello per l’inchiostro. In generale, è considerato problematico ciò che è affidato alle scelte dell’utente quando manda in stampa un documento.
L’archiviazione sostitutiva dei documenti ha portato a diversi vantaggi. Garantisce, infatti, una maggiore efficienza nei processi aziendali, la possibilità di reperire informazioni in modo più veloce e preciso, e, quindi, maggiore disponibilità di dati. Ma, riguardo ai costi di stampa, la questione è più complessa, poiché bisogna considerare le copie cartacee di quei documenti. Il problema è sempre lo stesso: se l’utente non collabora, la tecnologia serve a ben poco.
Le soluzioni proposte dalle case produttrici sono proprio in quest’ottica: facilitare l’uso delle stampanti, indirizzando le azioni verso la procedura corretta, più economica e senza sprechi.
Si rivolgono ai clienti in un’ottica di collaborazione, poiché ogni azienda ha le proprie peculiarità: non basta intervenire a livello tecnico, ma bisogna assistere le imprese nelle fasi di produzione e distribuzione dei documenti. Capire le abitudini di chi lavora in azienda è il modo per sfruttare i benefici delle innovazioni tecnologiche.
- Canon – Dotare le persone delle opzioni realmente necessarie
- Epson – L’azienda ben organizzata è quella che conosce chi vi lavora
- Hp – Saper leggere le esigenze dell’utente aziendale
- Ibm – Migliorare il servizio per usare bene la tecnologia
- Kyocera Mita – Conoscere il contesto per ridurre i costi
- Lexmark – Sensibilizzare il personale a un corretto uso
- Nrg – Prodotti e consulenza in una visione d’insieme
- Océ – Individuare le “zone critiche”
- Oki – Prevedere le spese per ridurre i costi nascosti
- Olivetti – Utilizzare meglio le risorse disponibili
- Xerox – Adeguare le soluzioni al tipo e alla dimensione d’impresa
