«L’interconnessione offerta dal protocollo Ip – dice Adriano Zurardelli – permette di far interagire le componenti aziendali per la crescita del business. Il risultato è che i processi di printing si moltiplicano. Ma come spesso succede, è il problema …
«L’interconnessione offerta dal protocollo Ip – dice Adriano Zurardelli – permette di far interagire le componenti aziendali per la crescita del business. Il risultato è che i processi di printing si moltiplicano. Ma come spesso succede, è il problema a fornire la soluzione». Bisogna sfruttare l’esistenza di tale interconnessione e utilizzare le tecnologie di rete per ottimizzare i processi di gestione documentale. Kyocera Mita ha proposto multifunzione laser che permettono di controllare e archiviare i documenti in formato elettronico. Con questo sistema, solo ciò che è necessario va in stampa. Ma una strategia efficace deve basarsi su una più efficiente organizzazione di tutto il parco stampanti. Per quanto riguarda i dispositivi, la società ha sviluppato la tecnologia Ecosys, con cui è possibile controllare i costi di stampa con l’impiego di componenti a lunga durata. Una strategia di document management, poi, «deve essere basata – dice Zurardelli – su un’analisi che consenta di prendere decisioni oculate e ridisegnare un progetto di gestione dei flussi documentali in modo da poter stabilire come migliorare il parco installato e come definire gli accessi». Non basta, però, cercare di stampare meno e meglio. Ci sono documenti cartacei di cui non si può fare a meno (contratti e report finanziari). «In tal senso, la capacità di integrare flussi documentali e dati gestionali in una strategia coerente è il presupposto per vincere le sfide della competizione e per realizzare risparmi» afferma Zurardelli. Secondo Kyocera, l’outsourcing contribuisce a mantenere sotto controllo i costi gestionali, ma, solo ad alcune condizioni. Bisogna tener conto dei rischi che possono scaturire dal trasferimento all’esterno di una parte del patrimonio conoscitivo dell’azienda. «Meglio allora puntare su un’oculata strategia di document management» dice il manager. La stessa cosa vale per l’archiviazione ottica. I benefici sono evidenti: facilità nel reperire le informazioni, riduzione degli spazi per gli archivi, sicurezza dei dati. Per quanto riguarda i costi, la situazione non è chiara. «Alcune indagini – dice Zurardelli – mostrano che l’85% dei documenti archiviati non è più riutilizzato e che la fase di stampa è differita a un momento successivo all’archiviazione. L’archiviazione sostituiva ha effetti marginali sui costi copia, dato che almeno il 50% dei documenti è fotocopiato fino a 6 volte». In ogni caso, la differenza è fatta sempre e solo dall’utente.
