Dall’alto Stefano Gelmetti, Office Slutions marketing e Davide Baroni Solutions Product manager di Canon I sistemi di stampa nelle imprese sono, oggi, veri e propri centri di smistamento delle comunicazioni aziendali. È aumentata la potenza di calcolo …
Dall’alto Stefano Gelmetti, Office Slutions marketing e
Davide Baroni Solutions Product manager di Canon
I sistemi di stampa nelle imprese sono, oggi, veri e propri centri di smistamento delle comunicazioni aziendali. È aumentata la potenza di calcolo delle interfacce di stampa, consentendo agli uffici di elaborare documenti a colori di qualità professionale. Allo stesso tempo, l’integrazione dei protocolli Internet nelle periferiche rende più semplice la distribuzione dei documenti in rete. Come conseguenza di ciò, oggi, stampare un opuscolo, o pubblicare una scansione su un sito Web è elementare quanto fare una fotocopia. Bisogna, però, essere in grado di utilizzare le nuove funzioni in modo appropriato, per massimizzare la produttività individuale, riducendo i costi di gestione.
La variabile più a rischio, spiegano Davide Baroni e Stefano Gelmetti, è l’uso del colore. Riguardo a questo problema, Canon propone di integrare nell’infrastruttura il software uniFlow Output Manager. Si tratta di un sistema che permette di definire i gruppi di utenti che possono effettuare stampe e copie solo in bianco e nero e altri che possono usare il colore. In tal modo, il controllo porta alla riduzione degli sprechi. In particolare, ogni dipendente ha un dispositivo di identificazione, che abilita la periferica, che, altrimenti, rimane bloccata. Per effettuare le stampe, bisogna identificarsi inserendo un codice. A questo punto, l’utente potrà utilizzare solo le funzioni concesse, sulla base delle reali esigenze e del budget residuo. Per consentire un controllo efficiente dei costi, la soluzione rende disponibili report dettagliati consultabili online. Inoltre, tale sistema individua i lavori più costosi e li può indirizzare alla periferica più economica. Per esempio, i documenti di più di 10 pagine possono essere inoltrati alle periferiche di piano, caratterizzate da un minor costo pagina. In questo senso, è preferibile l’utilizzo di un dispositivo multifunzione, che garantisca una migliore qualità e costi pagina prevedibili.
Se vi sono molte stampanti da tavolo con problematiche differenti, sarà più complesso controllare la spesa e ciò aumenterebbe i costi di gestione. Questi possono essere ridotti tramite l’archiviazione ottica. In particolare, con la procedura di smaterializzazione dei documenti di valore fiscale e/o legale il risparmio economico si ottiene con l’abbattimento dei costi di stoccaggio della carta. La distribuzione di documenti in formato digitale è più facile e costa meno. Il file, una volta archiviato all’interno di un sistema di gestione documentale, rimane disponibile per la consultazione, senza che debba essere stampato. I costi di stampa aumentano anche a causa di comportamenti superficiali da parte degli utenti, che, spesso, lasciano i documenti sui vassoi di uscita. Tale dimenticanza origina anche un problema di sicurezza informatica e riservatezza. Canon, al proposito, propone un sistema che, attraverso la rete, blocca l’utilizzo agli utenti non autorizzati. I documenti rimangono in attesa sul server, finché il legittimo proprietario si identifica tramite un badge o un codice.
