Il settore della stampa in azienda negli ultimi anni è stato rivoluzionato. I sistemi multifunzione, infatti, hanno fornito all’utenza periferiche di stampa con qualità laser, ma con costi di gestione favorevoli, inferiori a quelli di una stampante tra …
Il settore della stampa in azienda negli ultimi anni è stato rivoluzionato. I sistemi multifunzione, infatti, hanno fornito all’utenza periferiche di stampa con qualità laser, ma con costi di gestione favorevoli, inferiori a quelli di una stampante tradizionale. Tramite appositi software gestionali è possibile visionare e controllare anche parchi prodotto molto ampi. L’ottica seguita è quella di consigliare il cliente, in base ai suoi reali bisogni. Olivetti, per esempio, sta proponendo una soluzione di questo tipo al cliente Poste Italiane, controllando 9.000 unità multifunzione presenti in tutta Italia. Tecnologia e assistenza devono essere, quindi, legate, soprattutto in caso di outsourcing del sistema. L’azienda che propone i contratti di noleggio deve fornire anche un adeguato servizio. «Sgravare l’impresa di alcune attività – dice Nadia Bontempo – significa poter focalizzare l’attenzione verso il core business, disponendo di un maggior numero di risorse da dedicare alle funzioni core. La flessibilità delle soluzioni offerte dall’outsourcer consente di poter usare strumenti che permettono di rispondere rapidamente alle richieste del mercato, minimizzando i tempi per un adeguamento tecnologico».
La corretta integrazione del flusso documentale con quello gestionale è un fattore strategico. Rende più facile reperire le informazioni sensibili, che sono quelle che permettono di definire i punti più importanti e strategici per l’azienda. Non è, invece, così ovvio il vantaggio dell’archiviazione sostitutiva: sulla carta porta a un abbattimento dei costi di gestione, con riduzione degli spazi, ma il problema è che le potenzialità si realizzano solo per le informazioni così dette “d’archivio”, cioè quelle di cui la consultazione è richiesta raramente.
La sicurezza dei documenti, in generale, è assicurata dai diversi strumenti di secure print, che permettono di mandare in stampa un file e avere la certezza che nessuno possa leggerlo o sottrarlo.
Tra i fattori che provocano l’aumento dei costi di stampa, Bontempo individua la non adeguatezza delle attrezzature per gli utenti. Per esempio, vi è, spesso, la mancanza di funzioni o si hanno unità di stampa non adatte a ciò che viene richiesto. La soluzione è nel prestare maggiore attenzione alla verifica delle unità di stampa disponibili. Prima ancora di proporre nuove tecnologie, bisognerebbe monitorare quelle esistenti.
