Océ – Individuare le “zone critiche”

Il ciclo di vita di un documento non è sempre lineare e determinato. Spesso, si passa dal cartaceo all’elettronico indifferentemente, per poi stampare ciò che è necessario in quel momento. Océ si è adeguata a questo processo documentale, tramite l’intr …

Il ciclo di vita di un documento non è sempre lineare e determinato. Spesso, si passa dal cartaceo all'elettronico indifferentemente, per poi stampare ciò che è necessario in quel momento. Océ si è adeguata a questo processo documentale, tramite l'introduzione di funzioni residenti sulle apparecchiature. Per esempio, su VarioPrint 1055, è disponibile un dispositivo che permette la stampa direttamente dalla chiave Usb. Quindi, è possibile mandare in stampa il documento desiderato al momento opportuno. Un'altra soluzione è l'opzione software Mailbox Follow Me, una mailbox virtuale, non strettamente legata alla stampante di destinazione, alla quale inviare le stampe. Questa, poi, può essere reindirizzata su tutti gli altri sistemi connessi in rete.


Individuare le aree di spreco è il presupposto per abbattere i costi, poiché l'ottimizzazione è possibile solo con la conoscenza. Bisogna individuare le abitudini di coloro che effettuano le operazioni di stampa, per poterle, eventualmente, correggere. Il programma di Océ, denominato Professional Office Programme, è realizzato proprio attraverso un approccio consulenziale. Il sistema utilizza, infatti, tool software per l'auditing della rete e dei lavori di stampa e individua, inoltre, le aree in cui intervenire. Tramite l'introduzione di un software come Océ Prisma Satellite for Office, è possibile razionalizzare: il programma reindirizza le diverse tipologie di stampa sul sistema di rete più adatto, tenendo conto delle caratteristiche stesse del documento. Per realizzare risparmi significativi è necessario, quindi, conoscere il problema. Anche in caso di outsourcing documentale, bisogna assicurarsi che la società che si propone abbia esperienza nel settore. Tali tematiche, infatti, sono estremamente specifiche e devono essere trattate con cura e competenza. Non si può rischiare di trascurare la zona di interazione tra i processi di business e quelli documentali, poiché si potrebbero generare inefficienze che annullerebbero i benefici. I vantaggi potenziali devono coincidere con quelli reali, o, almeno, avvicinarsi. Per esempio, nel caso nell'archiviazione sostitutiva dei documenti, i benefici in termini di spazi e disponibilità non sono affiancati dalla diminuzione dei costi di stampa. L'utente preferisce il cartaceo, quindi, i volumi tendono a rimanere gli stessi. Occorre avere una visione d'insieme del fenomeno, per governarlo e razionalizzarlo. «Per esempio - dice Giovanna Nuzzo -, la polverizzazione delle stampe su sistemi desktop aumenta vertiginosamente i costi di stampa e di gestione dei fornitori. Per non parlare dei costi complessivi legati ai materiali di consumo, che superano di molto i costi di acquisizione delle apparecchiature. Una soluzione è quella di garantire servizi aggiuntivi agli utenti». In alcuni casi, sistemi apparentemente efficaci non raggiungono il risultato voluto, poiché non si dà la giusta attenzione al problema. Al contrario, a volte, ciò che sembra uno svantaggio si può rivelare un'opportunità. Per esempio, l'integrazione tra flusso documentale e gestionale, se fatta correttamente, diventa un vantaggio. La stampa dei dati transazionali è stata vista, fino a oggi, come un obbligo e un costo inevitabile. In realtà, si tratta di un documento finalizzato, che sicuramente il destinatario legge. Questo è un elemento fondamentale per il marketing, e, quindi, per la promozione di prodotti e servizi.


I sistemi proposti da Océ per la tematica della riservatezza dei documenti sono vari. La Mailbox è accessibile tramite un Pin. Nelle soluzioni di ultima generazione, l'accesso ai dati in stampa avviene attraverso un riconoscimento biometrico con impronta digitale. Inoltre, particolari opzioni di sicurezza consentono di cancellare i dati residenti su disco e impedire accessi non autorizzati attraverso la rete.

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