Nel corso degli ultimi anni, il rapporto tra stampanti personali e stampanti di rete si è invertito: prima quasi tutti i pc erano collegati al proprio dispositivo, dato che le stampanti in rete costavano troppo, oggi invece, il numero delle stampanti p …
Nel corso degli ultimi anni, il rapporto tra stampanti personali e stampanti di rete si è invertito: prima quasi tutti i pc erano collegati al proprio dispositivo, dato che le stampanti in rete costavano troppo, oggi invece, il numero delle stampanti personali è diminuito, a fronte di una migliore gestione della produzione documentale e della riduzione dei costi delle stampe a colori. Xerox propone vari servizi e soluzioni, personalizzati in base alla dimensione e, quindi, al numero di dipendenti. Le piccole aziende, per esempio, possono utilizzare Xerox Office Productivity Advisor (Xopa), uno strumento online di valutazione, attraverso il quale si possono quantificare i costi della gestione documentale. Invece, per le grandi aziende, Xerox propone gli Xos (Xerox Office Services), una suite di soluzioni per controllare i costi associati alla gestione delle apparecchiature di output per l’ufficio. «Partendo da un assessment iniziale – dice Luciano D’Orsi – Xos permette di provvedere alla gestione quotidiana dei dispositivi di stampa, dei materiali di consumo e della manutenzione e assistenza, gestire con efficienza il flusso di documenti all’interno dell’azienda, usufruire di servizi di supporto, come un unico punto di contatto per la soluzione di problemi».
Anche per quanto riguarda la possibilità di outsourcing, bisogna far distinzione tra piccole e grandi imprese. È, infatti, un vantaggio per le grandi aziende, quelle con oltre 500 dipendenti, possibilmente concentrati in uno stabile. Per le piccole e medie imprese, invece, sono preferibili altri servizi, come, per esempio, gli Xopa. Questi, infatti, tengono sotto controllo tutte le variabili di costo, le quali devono essere considerate nel loro insieme: apparecchiature, manutenzione, consumabili, sconti, finanziamenti, produttività, formazione, infrastrutture e chiamate all’help desk e all’assistenza It. Gli Xopa forniscono anche valutazioni del costo di possesso relativo all’output documentale, sempre nell’ottica di incrementare la produttività.
La tipologia di dati è rilevante quando si tratta di integrare il flusso documentale (stampati) con quello gestionale (dati aziendali). Infatti, bisogna tener conto del fatto che esistono informazioni strutturate (gestite con un database) e dati non strutturati, i quali rappresentano una percentuale molto elevata. Un esempio di informazione non strutturata è la manualistica, che però è strettamente correlata a informazioni strutturate come i numeri di serie delle parti di ricambio.
Anche nel caso dell’archiviazione sostitutiva, la corretta integrazione tra cartaceo e digitale favorisce la politica di riduzione dei costi. Sicuramente uno dei vantaggi è la possibilità di accedere velocemente al documento per consultarlo, senza recarsi in archivio. Ma, bisogna anche scegliere quando e se stamparli. Aiutare l’utente in questa decisione è fondamentale. Allo stesso modo, sarebbe opportuno indirizzare le modalità di stampa attraverso specifici soft_ware, per ovviare agli sprechi. Per esempio, è possibile smistare automaticamente la richiesta di stampa sul dispositivo più adatto. Xerox propone, inoltre, tecnologie come il solid ink (inchiostro solido), che rendono i costi di stampa a colori molto simili a quelli della stampa monocromatica.
Il comportamento degli utenti in tema di sicurezza non è sempre corretto: spesso chi stampa non presta attenzione ai documenti soggetti a riservatezza. Una soluzione è utilizzare un codice identificativo personale. Recentemente, è stato studiato un sistema più semplice con tecnologia bluetooth: la stampante riconosce il segnale emesso dal cellulare, in prossimità, e manda in stampa il documento indicato, senza bisogno di inserire codici di riconoscimento.
