Lexmark – Sensibilizzare il personale a un corretto uso

Innovare non vuol dire solo sfruttare le possibilità della tecnologia, ma impiegare al meglio le risorse umane. I lavoratori non sono solo un costo, ma una risorsa. Integrare l’infrastruttura con la visione d’insieme dell’azienda è fondamentale per abbattere i costi, spesso nascosti, della generazione e archiviazione di documenti e delle relative stampe.

Gli investimenti sull’It sono stati fatti, fino ad ora, nell’ottica di un’ottimizzazione dell’infrastruttura e dei processi, ritenendo che la digitalizzazione avrebbe portato a una significativa riduzione della carta. Eppure, le cose non sono andate così, almeno non del tutto. All’interno dell’azienda, infatti, il formato cartaceo rimane quello preferito per la condivisione dell’informazione.

«Il paradigma è cambiato, ma il saldo dei volumi di carta stampata è tuttora positivo – afferma Fulvio Re -, perché ciò che prima si mandava in stampa, per essere poi distribuito fisicamente, oggi è inoltrato in elettronico per una riproduzione in locale. Il punto di produzione si è spostato vicino all’utente». Con i dispositivi personali si moltiplicano i costi di utilizzo, di gestione e di manutenzione. Una soluzione proposta da Lexmark è di eliminare le stampanti personali e installare dispositivi di rete per gruppi di lavoro per 4-6 utenti, controllati da un software di monitoraggio. Ma la tecnologia non basta: bisogna adottare un’atteggiamento consulenziale. «È facile fornire dati ai clienti, è più difficile saperli interpretare correttamente per fornire informazioni utili per ridurre gli sprechi – dice Re -. Lexmark ha una metodologia chiamata Distributed Fleet Management, che permette, attraverso una componente tecnologica e un servizio fornito dal personale, di monitorare il 99% del parco installato». Gli sprechi, infatti, derivano dalla troppa o poca attività del dispositivo. Il punto è proprio questo: trovare la giusta misura. Una maggiore organizzazione, inoltre, porterebbe a una adeguata ubicazione dei dispositivi di stampa. È necessario integrare le stampanti con l’infrastruttura It, per automatizzare i processi documentali critici per le attività di business. «Limitando il numero di stampe su carta alle reali esigenze – dice Re – si possono eliminare gli archivi cartacei e integrare al massimo le procedure amministrative con i sistemi gestionali dell’azienda, abbattendo i volumi di stampa e i relativi costi». Secondo Lexmark, poi, la conservazione sostitutiva dei documenti è ancora più vantaggiosa se porta a una maggiore trasparenza, permettendo di conservare nel modo più idoneo le informazioni. Riguardo al tema della privacy, con la funzione “stampa riservata” di Lexmark, si possono bloccare i processi inoltrati, fino a che il destinatario non è prossimo all’apparecchio: il riconoscimento avviene tramite Pin o badge.