L’e-mail non è a fine corsa anche se le alternative ci sono

Lo sostiene Benno Zollner, Cio di Fujitsu Technology Solutions, che indica le regole per utilizzarla al meglio adesso, compreso il ricorso al telefono.

Chi dice che posta elettronica è una tecnologia morente destinata al dimenticatoio tecnologico assieme fax, telex e modem 56K esagera. Ma bisogna capire perché lo dice. Lo pensa Benno Zollner, Chief Information Officer di Fujitsu Technology Solutions che non si sente pronto ad abbandonare l'e-mail, ma segue con attenzione l'evolversi della tecnologia di comunicazione.

Per Zollner le aziende oggi non possono sopravvivere senza posta elettronica. E va ricordato che vi sono esempi storici nei quali una previsione è divenuta famosa per essere finita fuori bersaglio: sono i casi di Bill Gates quando affermava che 640 Kb di memoria sarebbero stati sufficienti per chiunque, o di Gottlieb Daimler quando calcolava che la domanda globale di autovetture non avrebbe mai superato il milione di unità a causa del numero limitato di persone che guidavano. «Sono dichiarazioni da ricordare - dice - quando si considerano nuove tecnologie che potrebbero sostituire la posta elettronica, specialmente dal momento che sono convinto che in futuro vi sarà senz'altro un'era post-e-mail nella quale per comunicare useremo molti più dispositivi e protocolli che non la sola posta elettronica».

Posta, voce, dati
Guardando avanti, la convergenza tra voce e dati all'interno di dispositivi come gli smartphone sta continuando a promuovere sinergie in direzione di servizi mobili avanzati, e questo finirà con erodere la nostra dipendenza dalla posta elettronica.

Per Zollner dovremmo aspettarci cambiamenti fondamentali al modo in cui comunicheremo in futuro: non solo ci abitueremo a usare siti specializzati nella collaborazione e condividere documenti e informazioni in tempo reale con molteplici utenti, ma ne riconosceremo anche i peculiari vantaggi come ad esempio la possibilità di ricevere risposte istantanee e seguire discussioni senza accumulare code di messaggi arretrati nelle nostre caselle di posta.

Automazione delle comunicazioni
Dovremmo attenderci anche dispositivi che razionalizzeranno le comunicazioni facendoci restare collegati a servizi specializzati. E non è fantascienza: «i nostri datacenter - dice Zollner - e persino le nostre automobili fanno già uso di questo tipo di tecnologia».

Per l'immediato: «la posta elettronica è uno strumento di business essenziale a livello sia personale che professionale. Sul luogo di lavoro non facciamo che dipendere dall'e-mail. Questo accade in Fujitsu e in qualunque altra azienda che io conosca. Ogni giorno i nostri dipendenti spediscono qualcosa come oltre 400.000 messaggi».

Consigli pratici
Ma per Zollner dobbiamo accertarci di essere in grado di gestire tutti i volumi di messaggi che riceviamo. Ecco perché, per il benessere dei propri dipendenti di tutto il mondo, Fujitsu ha predisposto delle linee guida che spiegano come affrontare al meglio l'e-mail sul lavoro.

Un esempio è costituito dalle 10 Regole d'Oro, che suggeriscono per esempio di spezzare le catene (eliminare tutti i destinatari elencati nel campo cc:) e, «la mia soluzione preferita - dice Zollner - di ricorrere al telefono per risolvere un problema: è più rapido e più personale».

Per Zollner non bisogna essere schiavi della posta elettronica: si tratta solo di definire le priorità e di esprimere giudizi in base al valore.
E condivide alcuni consigli che sfrutta personalmente per gestire la marea quotidiana di messaggi e-mail: nei momenti in cui si è impegnatissimi attivare l'autorisponditore “Fuori ufficio” anche se si è alla scrivania; usare un programma di instant messaging anziché la posta elettronica per smaltire velocemente le richieste che necessitano semplicemente di un sì o di un no; non stressarsi per la coda di messaggi da smaltire: meglio assegnare una priorità agli argomenti; usare il telegono quando si può.

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