Identikit: la gestione documentale

La gestione documentale nuovo fronte per il mantenimento dei costi, se parlerà ancora all’Omat di Milano dal 3 al 4 aprile all’Hotel Executive

Fiumi di parole e serie infinite di eventi, convegni,
analisi, ricerche. L'argomento caldo degli ultimi
mesi è, senza dubbio, la gestione documentale.
“Sponsorizzata” direttamente dalle istituzioni pubbliche con decreti legge e delibere, la questione della revisione dei processi legati al documento cartaceo ha, a pieno diritto, la massima considerazione da parte dei clienti, pubblici e privati, e operatori, siano vendor internazionali o software house locali. La motivazione principale è di quelle che fanno facile breccia nella testa dei manager: semplicemente il taglio dei costi. Non importa se passano in secondo piano argomentazioni più etiche come la deforestazione o lo spreco generalizzato.

In ogni caso, il mercato ha fatto proprio il concetto di “gestione documentale” e ora i diversi protagonisti si danno da fare per concretizzarlo in business reale. Come per tutti i concetti che sintetizzano un tema complesso, vario e che, potenzialmente, potrebbe coinvolgere tutte le aree dell'It, è necessario fare dei distinguo. In questo, che è il momento di maggior vigore, tutti gli operatori riusciranno a costruirsi la propria fetta di felicità, ma basterà aspettare qualche mese perché i clienti inizino a essere più consapevoli delle loro necessità e rivedano i propri budget in merito. Alla seconda fase, allora, sopravviverà l'operatore che si è dimostrato competente, affidabile e che ha raggiunto gli obiettivi posti dal cliente.

I risparmi prima di tutto
Se la motivazione principale per convincere un prospect a valutare una strategia di gestione documentale è il risparmio, vediamo allora di che cifre parliamo. Tra tutti gli eventi che si sono susseguiti negli ultimi mesi consideriamo quello di Infocamere, in cui sono stati presentati i primi dati sull'Osservatorio permanente sul documento digitale di NetConsulting. L'analisi è stata effettuata su un panel di aziende clienti di cui, però, non si conosce nessun dettaglio, se non il fatto che si tratta di un campione di grandi aziende che hanno già attivato progetti in quest'area.
Secondo NetConsulting, i costi della gestione del documento cartaceo arrivano a pesare tra il 3 e il 5% del Pil (Prodotto interno lordo) con un impatto complessivo sul “Sistema Italia” stimabile tra 42 e 70 miliardi di euro. L'adozione di procedure che favoriscano il trattamento di un documento in forma digitale, invece, porterebbe a una serie di risparmi interessanti per l'intero Sistema Paese.

In particolare, la fatturazione elettronica, insieme all'archiviazione e alla conservazione sostitutiva, porterebbe a un risparmio di 14 miliardi di euro, la posta elettronica certificata 720 milioni di euro, il cedolino per i dipendenti della Pa 882 milioni di euro e la trasmissione telematica dei certificati 472,5 milioni di euro per un totale di circa 16 miliardi di euro. Nel versante privato, invece, la ricerca decreta l'area degli acquisti, la finanza e il personale come i più interessati. Inoltre, alle considerazioni legate al risparmio economico, NetConsulting aggiunge alcuni dati legati ai tempi di consultazione e al personale coinvolto. Con l'archiviazione digitale i tempi di ricerca dei documenti si ridurrebbero dell'80%, il numero di persone dedicate a questo processo del 43%, il tempo medio di svolgimento del processo del 73%, il numero dei documenti stampati del 72% e, infine, la percentuale di quelli perduti del 90 per cento.

Gli step del processo
Abbiamo detto che si fa presto a dire “gestione documentale” ma, per qualificarsi presso un potenziale cliente, è importante avere chiaro di cosa si sta parlando. Il processo, a parole, è semplice. Si parte dal documento cartaceo, lo si cattura, tipicamente con uno scanner ma anche, perché no, con una fotocamera, una videocamera o un telefono cellulare. E da qui possono iniziare i problemi. Il file che si ottiene è generalmente un'immagine, da elaborare con un software apposito per poter gestire i singoli valori del documento, pensiamo, per esempio, ai campi di una fattura.
A documento “gestibile”, si devono implementare dei processi automatici per l'indicizzazione, la condivisione, l'accesso, l'utilizzo del documento e la sua integrazione nei diversi sistemi informativi. Infine, deve essere definita una procedura di archiviazione del documento digitale su supporti di storage capaci di rendere il dato disponibile secondo i dettami dell'Information lifecycle management.

Da questa brevissima descrizione si comprende quale sia la varietà di hardware, software e servizi coinvolti. Dagli scanner alle stampanti, dai database ai software gestionali, dai sistemi di archiviazione alle soluzioni di sicurezza per l'autenticazione degli accessi ai documenti.
Difficile, dunque, che un operatore possa fregiarsi a pieno titolo della qualifica di fornitore totale di soluzioni di gestione documentale.
Ancora una volta, dunque, è importante definire con umiltà la propria area di specializzazione evitando di proporsi come “tuttologi”. Questo a maggior ragione se si considera che la fetta dei “servizi” in quest'ambito è particolarmente interessante. La digitalizzazione, alla fine, impone una piccola rivoluzione ai processi operativi di una struttura.
Così, se l'operatore non “prende per mano” i singoli dipendenti di una azienda per traghettarli verso più efficienti procedure automatizzate, si rischia di fare il solito buco nell'acqua e... di non rivedere più il cliente.

Poche aziende già in “regola”
Secondo i dati di NetConsulting, in Italia sono circa quattromila (appena lo 0,8% del totale di 522mila società con più di cinque dipendenti) le aziende che hanno avviato dei processi di digitalizzazione dei documenti.
Di queste 4mila, la metà sono aziende con oltre 500 dipendenti. Sempre secondo la società di analisi, il mercato italiano della gestione documentale crescerà di quasi il 4% nel 2006 raggiungendo la cifra di 850 milioni di euro rispetto agli 818,3 del 2005. Di questi valori, la fetta prevalente riguarda i servizi (51,4%), a seguire il software (25,2%), l'outsourcing del processo (12,3%) e, per ultimo, l'hardware (11%).
Interessante notare che le percentuali di crescita più alte riguardano, in ordine, l'outsourcing e i servizi, a discapito di software e hardware.

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