Siav propone il passaggio dal Document management al Business process management
Il documento non è alla base di tutto. Parlando di soluzioni di gestione documentale, la considerazione risulta quantomeno originale. Ma, secondo Alfieri Voltan, presidente di Siav, assolutamente coerente. D’altronde, il workshop organizzato da Siav all’ultimo Ict Trade di Ferrara si intitolava: “Cambiare modello. Dematerializzare i documenti per un nuovo Business process management” e l’intento era proprio quello di dimostrare che si deve cambiare modello.
Per andare oltre la pura dematerializzazione, concetto ormai inflazionato dalla marea di software house, eventi e offerte a tema degli ultimi tempi.
«L’idea che esponiamo ai nostri clienti è un’evoluzione del document management – afferma Voltan – che si fonde con il workflow aziendale dirigendosi, così, verso il Business process management o, meglio, la Business process intelligence».
Il presidente di Siav spiega che la strategia si basa sul concetto di evento, ovvero il “chi fa cosa, quando e perché”, in forte analogia con i processi di implementazione utilizzati nel settore dell’automazione industriale ponendo, dunque, l’attività quotidiana e il fine ultimo al primo posto e, solo successivamente, lo strumento hardware e software finalizzato al raggiungimento dell’obiettivo. Così, al centro della strategia ci sono le risorse dell’azienda e i dati che circolano nella rete non sono altro che l’espressione del lavoro dei dipendenti.
Si comprende, allora, che l’offerta di Siav mette in primo piano la componente dei servizi rispetto alla soluzione.
Siav, o la sua rete di partner, analizza prima di tutto il flusso lavorativo della azienda, ne individua le criticità e, solo dopo uno studio di fattibilità che consideri esigenze, risorse e investimenti possibili, presenta la propria soluzione.
Il full outsourcing documentale
Siav è una software house tutta italiana, con sede nella provincia di Padova, «ma che riesce a vendere anche in India» afferma orgoglioso Voltan. Può contare su sei sedi in Italia e tre estere (Svizzera, Romania e Brasile), circa duemila installazioni per le quali la soluzione ArchiDoc è il fiore all’occhiello.
Italiani tra i più aggiornati
«Ora la legislazione italiana è certamente all’avanguardia nel mondo per quanto riguarda la digitalizzazione dei documenti – afferma Voltan – ma noi abbiamo iniziato già dal 1990 a proporre le soluzioni apposite».
Interessanti, per esempio, i numerosi progetti portati a termine presso la Pubblica amministrazione centrale e locale per la digitalizzazione di documenti storici grazie alla soluzione Vincent per la lettura ottica dei caratteri manoscritti. Ma l’attività di sviluppo di Siav comprende anche tool per specifiche necessità come e-news, per la digitalizzazione dell’ufficio stampa ed e-dispatcher. Quest’ultimo è uno strumento per l’automazione dell’invio della documentazione in digitale a clienti e fornitori (ordini, fatture, bolle e buste paga per esempio).
«Prevedo una forte espansione dei servizi di gestione documentale in full outsourcing – afferma Voltan -. In questo modo le aziende potranno contare, per esempio, sullo smistamento, sulla digitalizzazione automatica della posta in entrata e in uscita – spiega Voltan – e sulla relativa archiviazione. Un servizio a cui stanno pensando, per esempio, anche in Poste Italiane».
L’obiezione obbligata riguarda il trauma che può subire il personale dell’azienda a seguito di una tale rivoluzione delle procedure che Voltan liquida sereno: «Una volta che si dimostrano i benefici derivanti dall’adozione di questo tipo di soluzioni, l’azienda non vuole più cambiare. Anzi – aggiunge il manager – proporsi con un progetto di dematerializzazione, ora supportata dalla normativa, può essere un ottimo modo per qualificarsi presso un cliente per poi aggiungere altri servizi e soluzioni».
Le normative
Il decreto del ministero dell’Economia e delle finanze del 23/01/2004 (“Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”).
:: Il decreto legislativo n°52 del 20/02/2004 che recepisce la direttiva 2001/115/Ce sulla fatturazione elettronica e armonizza la fatturazione in materia di Iva (Imposta sul valore aggiunto).
:: La deliberazione Cnipa n°11 del 19/02/2004 (“Regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali”).
:: Il decreto legislativo n°82 del 7/02/2005 (“Codice dell’amministrazione digitale”), che costituisce il punto di riferimento normativo per perseguire la dematerializzazione della documentazione amministrativa nella Pa. Secondo questo documento la posta elettronica certificata e la firma digitale garantiscono piena validità giuridica ai documenti informatici.
Fonte: ministero per l’Innovazione e le tecnologie
Per saperne di più
Il “Libro bianco sulla dematerializzazione della documentazione amministrativa” è il documento portante realizzato dal Cnipa per conto del ministero dell’Innovazione e le tecnologie.
Nel dossier si evidenzia come la gestione documentale vale per il “Sistema Italia” il 2% del Pil e la digitalizzazione di appena il 10% di questo montante permetterebbe un risparmio annuo (ricorrente) di tre miliardi di euro.
Ancora, nel 2004 nelle sole amministrazioni centrali, senza tenere conto dei Tribunali, sono stati prodotti circa 110 milioni di documenti e, per il loro smistamento e protocollo, sono state impegnate oltre 55mila persone (il totale degli abitanti di Agrigento). L’intero dossier è disponibile per il download gratuito sul portale www.cdvweb.it.
