L’outsourcing della carta

Il leasing di Locafit è seguito da Anacomp

La decisione di Locafit (società milanese di locazione di macchinari industriali del Gruppo Bancario Bnl) di investire in supporti digitali per la propria gestione documentale risale al 1990, con l'adozione di un sistema di archiviazione ottica basato su scanner. «Una scelta che, col senno di poi, non faremmo più - esordisce Mario Chiodo, responsabile direzione organizzazione sistemi e servizi di Locafit -, in quanto richiedeva troppe persone espressamente dedicate». Nel 2001, la società ha deciso di ampliare il processo, esternalizzando la gestione e rendendo possibile l'accesso ai documenti via Web.

«In questo modo, abbiamo ridotto i costi fissi e quelli di duplicazione dei documenti, recuperato spazio prezioso in magazzino - prosegue Chiodo - e azzerato l'impegno economico e di risorse predisposte al reperimento e distribuzione delle pratiche». Il poter effettuare query, visualizzare Pdf, salvarli, stamparli o inviarli per posta elettronica e il definire diversi profili utente, nel rispetto della legge sulla privacy, sono aspetti che Locafit ritiene determinanti. L'attività di Locafit, infatti, prevede l'archiviazione dei contratti di leasing (che possono andare da una dozzina di fogli fino a qualche centinaio, in relazione alla tipologia del bene dato in locazione), i dispositivi di delibera, i documenti amministrativi e contabili, le fatture dei fornitori e i verbali dei consigli di amministrazione. «Il presupposto da cui partire resta pur sempre che “la carta è indispensabile” - illustra Chiodo -, in particolare per aziende come la nostra in cui in caso di contenzioso è necessario presentare il documento originale, firmato. Ed è proprio la firma a far la differenza con il supporto virtuale. L'archivio cartaceo, quindi, deve essere mantenuto e ben organizzato, ma il mio consiglio è di affrontare un progetto di document management perché il gioco vale la candela». L'attività è stata gestita dalla californiana Anacomp, società che fornisce servizi di document management in outsourcing, che in Italia ha sede a Milano.

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