Distruggere la carta si può

Gestione documentale e conservazione sostitutiva, ne parliamo con Top Consult

Nuove opportunità si aprono per le aziende grazie alla normativa in tema di conservazione sostitutiva appena entrata in vigore. Per approfondirle abbiamo incontrato Pier Luigi Zaffagnini, fondatore e amministratore della piemontese Top Consult, nata nell’87 e fin da allora attiva nell’offerta di consulenza, prodotti e servizi per la gestione elettronica dei documenti.

Perché un gestionale classico non basta?
I dati strutturati di un gestionale non restituiscono tutte le informazioni che circolano in un’azienda: l’80% delle informazioni aziendali provengono da documenti cartacei, per la cui ricerca e la gestione si perde fino al 30% del tempo negli uffici, con tutti i rischi annessi di smarrimenti e danneggiamenti, che nel caso di documentazione fiscale possono significare gravi conseguenze. Per legge è, infatti, obbligatorio produrre due esemplari di ogni fattura, una da spedire al cliente e una da trattenere per eventuali controlli. Senza dimenticare tutte le copie prodotte durante la trattativa, che spesso contengono preziose annotazioni che si perdono con un semplice gestionale dati. Senza contare che una volta caricati nel sistema informatico, i dati e la carta prendono strade diverse: la carta finisce in armadi e archivi con tutti gli oneri connessi in termini di spazio e rintracciabilità.

Come si possono evitare questi problemi?
La soluzione è semplice. Pensiamo a cosa accadrebbe se i documenti cartacei venissero scannerizzati prima o durante il data entry: si tratta semplicemente di affiancare alla cattura dei dati nel gestionale un’archiviazione per immagini dei documenti stessi, e i dati possono venire catturati durante lo stesso processo di scansione, senza perdite di tempo e sbagli legati al data entry manuale. Anche la ricerca è facilitata: partendo dalla schermata del gestionale, basta un clic per visualizzare dal codice del documento la sua immagine a video.

Come siete entrati nel mondo della conservazione sostitutiva?
Negli ultimi anni si è molto investito nella gestione dati, tralasciando quella dei documenti e il lato utente: noi siamo diventati una software house per creare e fornire strumenti alle aziende sotto tale prospetto. Dal ’92 abbiamo un laboratorio con dieci persone che si occupano dello sviluppo del software per la navigazione elettronica dei documenti, che abbiamo chiamato Top Media. L’occasione ce la fornì il Comune di Pesaro nel ’98 che, in vista di un trasloco dei propri uffici, fece partire con noi una sperimentazione congiunta per portare tutti gli archivi dell’anagrafe su supporti ottici. Iniziammo uno studio accurato delle leggi per capire come fosse attuabile la distruzione del cartaceo. Alla fine del progetto, durato due anni, ottenemmo l’approvazione e la certificazione dell’Aipa (oggi Cnipa). Preparammo anche un manuale per il personale del comune con le regole per usare correttamente la soluzione. Nel 2002 si collegarono al sistema anche Polizia e Carabinieri. A oggi, altre 15 Pa adottano il nostro sistema.

E con gli anni anche il quadro normativo ha seguito lo sviluppo dei tempi…
Sì, l’Italia è oggi un’area di eccellenza per i documenti informatici. Già nel ’94 un comma della legge Tremonti, che imponeva la conservazione per dieci anni di tutta la documentazione fiscale e civile, ammetteva la possibilità che questa avvenisse anche in via informatica. Alla commissione per definire le regole tecniche attuative prendemmo parte anche noi. La legge Bassanini sulla firma digitale risale già al ’97, mentre nel gennaio del 2004 giunse il decreto che permetteva la conservazione sostitutiva a fini fiscali anche per i privati. Già a marzo di quell’anno noi partimmo con un programma di otto seminari in tutta Italia per spiegare alle aziende cosa si poteva fare e come, e a giugno avevamo pronto il pacchetto della soluzione con la consulenza legale organizzativa presso le aziende. Da maggio 2004 a oggi abbiamo già 72 aziende a regime, e oltre 300 clienti che usano i nostri prodotti.

A tal proposito, come è strutturata la vostra offerta?
è un’offerta pacchettizzata e modulare che vendiamo con una logica pay per use. Il modulo Lex è proposto a chi già fa la gestione elettronica con Top Media, aggiungendo la conservazione sostitutiva a norma di legge, apponendo firma digitale e marcatura temporale. ArchiLex fa, invece, solo la conservazione sostitutiva per chi ha già altri sistemi di gestione documentale. C’è, poi, tutta una serie di servizi che completano la nostra offerta, raccolti nel modulo ConLex, che include la consulenza legale e la formazione in house del personale, l’assistenza applicativa e la preparazione del manuale per la conservazione ottica sostitutiva fatto su misura per l’azienda e certificato da un legale. Nel 2005 abbiamo inoltre rilasciato la nuova versione del nostro software, interamente tradotto in ambiente Microsoft.Net: il nuovo Top Media Ned include un tool kit indirizzato agli sviluppatori, che permette di metterlo in linea con altre applicazioni in ambienti Microsoft.Net e Com, Unix, Linux e Java.

Il canale affianca Top Consult
Sono tre le tipologie di partnership che Top Consult propone al proprio canale, il cui sostegno è importante in questo momento di esplosione del mercato.
Il requisito essenziale richiesto è che già il partner goda di una forte fiducia delle aziende nella zona coperta, cui affiancare l’esperienza della software house. Il nuovo partner può quindi iniziare come promoter commerciale, limitandosi a vendere la soluzione e lasciando a Top Consult la parte di progetto e installazione.
Dopo un corso base minimo nella sede di Torino, che si chiude con un esame consistente nella simulazione di una proposta di vendita, si lavora in team per l’acquisizione del cliente, con cinque area manager che seguono tutto il territorio (diviso in Nord Est, Lombardia, Nord Ovest, Centro e Sud). Serve almeno una persona certificata che vada a visitare le aziende in primo contatto.

Dopo almeno 5-6 installazioni fatte col supporto di Top Consult, il partner può divenire un solution provider, certificandosi anche per la parte di progetto per iniziare a fatturare anche servizi. Top Consult resta comunque sempre accanto per quanto riguarda la manutenzione, l’aggiornamento software e la correzione degli errori.
C’è, infine, una terza forma di partnership appena avviata, ed è quella del partner di soluzioni Oem, che consiste in un accordo per mettere a listino anche solo un modulo, integrabile con i propri grazie alla collaborazione tra il laboratorio Top Consult e quello del partner. Il quale può quindi venderlo come modulo addizionale con la propria metodologia di vendita, anche senza il nome di Top Consult, decidendo liberamente il prezzo. Il corso di formazione non prevede costi, consiste in due incontri di due-tre giorni l’uno e prevede la concessione del prodotto a uso dimostrativo e produttivo interno. Le aree da rafforzare sono principalmente le province di Bergamo e Brescia, per la Lombardia, il Triveneto, Liguria e Toscana e da Roma in giù.

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