Il progetto Docarea per dematerializzare i documenti di Province e Comuni
Nel percorso per la dematerializzazione della documentazione amministrativa, la Provincia di Bologna è ente capofila del progetto Docarea, che si pone l’obiettivo di potenziare l’infrastruttura di rete telematica provinciale e implementare tecnologie e servizi in grado di favorire la comunicazione e lo svolgimento on line dei processi amministrativi, sia lato operatore che per i cittadini.
Il fine è quello di creare in ogni amministrazione le condizioni necessarie per la produzione dei documenti digitali, dalla formazione alla sua protocollazione e classificazione, all’integrazione con sistemi di firma digitale e posta certificata, nonché alla sua conservazione nel tempo, da archivio di deposito ad archivio permanente.
Il progetto ha superato i vari assessment iniziali e si sta concludendo con l’adesione di 12 Province, circa 200 Comuni distribuiti tra Emilia Romagna, Friuli Venezia Giulia, Toscana, Basilicata, Calabria, Sicilia, la Regione Emilia Romagna e il ministero per i Beni e le attività culturali, che sfrutteranno le reti telematiche esistenti, potenziate con nuovi servizi.
Il cambiamento comincia da qui
«La gestione documentale si è presentata sin dall’inizio come il fattore strategico di cambiamento – sottolinea Rossella Bonora, a capo del settore e-government, sistemi informativi e telematica della Provincia di Bologna -. Tutti gli enti che hanno aderito al progetto dispongono dell’infrastruttura necessaria e un buon 70% è tecnologicamente a regime. In termini di utilizzo effettivo della soluzione, invece, al momento nessuno ne sfrutta al 100% le potenzialità. La maggioranza si attesta intorno al 20-30 per cento. Si è, però, iniziato a scambiare documenti e a lavorare in digitale in modalità nativa».
Per la gestione della produzione documentaria elettronica degli enti è stato realizzato un modulo Edms (Electronic document management system), con piattaforma Hummingbird Dm, che costituisce l’elemento centrale e unificante del punto di vista applicativo e organizzativo del progetto, essendo comune a tutti gli enti aderenti e integrato agli applicativi verticali di protocollo informatico. «Volevamo dotarci di una piattaforma standard, abbastanza flessibile da adattarsi a enti di dimensioni medio-piccole e in grado di garantire interoperabilità con tutte le realtà nazionali con cui costituire il network» aggiunge Bonora. In questo modo, oltre a ottimizzare la gestione e conservazione dei flussi documentali, ridurre il tempo di evasione delle pratiche e aumentare gli accessi on line allo stato delle pratiche stesse, abbassare i costi dei consumi e gli sprechi di materiale cartaceo, gli enti pubblici possono tracciare il ciclo di vita dei documenti, cooperare in modo applicativo, sviluppare on line procedimenti amministrativi interistituzionali e condividere risorse quali banche dati, repository documentali, strutture di front office, regole e schemi organizzativi.
