Eliminare la carta si può. Finalmente il quadro normativo italiano, con l’entrata in vigore lo scorso primo gennaio del D.Lgs. 82/05, il cosiddetto Cad (Codice di amministrazione digitale), permette di compiere la conservazione sostitutiva dei document …
Eliminare la carta si può. Finalmente il quadro normativo italiano, con l’entrata in vigore lo scorso primo gennaio del D.Lgs. 82/05, il cosiddetto Cad (Codice di amministrazione digitale), permette di compiere la conservazione sostitutiva dei documenti in tutta tranquillità, ivi compreso l’intero processo di vita della fatturazione aziendale. Gli altri capisaldi dell’impianto giuridico a garanzia della rilevanza legale dei documenti informatici sono il Dmef del 23 gennaio 2004, che sancisce l’elenco completo di cosa può essere portato in conservazione digitale sostitutiva, la deliberazione tecnica n. 11/04 del Cnipa e il D.Lgs. 20 febbraio 2004 n. 52. «Anche il diritto ha costruito le sue regole – conferma l’avvocato veronese Luca Giacopuzzi, specializzato in diritto delle nuove tecnologie – seguendo l’evoluzione delle risorse It già disponibili.
Anzi, un documento informatico assicura due requisiti essenziali al proprio valore legale, ossia autenticità e integrità, in una sola volta, grazie alla firma digitale. E con la marca temporale, che apporta l’intestazione della data opponibile a terzi, la certezza giuridica di un documento digitale è completa».
Con alcuni oneri che scattano in capo alle imprese, come la compilazione di un manuale operativo legalmente certificato che assicuri che il tutto avvenga a norma di legge, e la nomina di un responsabile della conservazione sostitutiva, nuova figura aziendale (anche esterna) che ha l’obbligo di adottare procedure di tracciabilità dei documenti e, almeno ogni cinque anni, di verificare la leggibilità dei supporti su cui vengono conservati, con eventuale riversamento su nuovi supporti. La conservazione deve avvenire a cadenza quindicinale per le fatture e annuale per gli altri documenti, può avere inizio in qualsiasi momento e avvenire per gradi, cominciando anche da una sola tipologia documentale. Con l’unico vincolo che siano mantenute cronologia e continuità temporale, e che venga assicurata l’omogeneità dei documenti entro il medesimo periodo d’imposta.
