L’esplosione di strumenti degli ultimi anni sta cominciando a creare più problemi di quanti ne risolva
Il troppo stroppia, dice un proverbio, ed è quello che sta avvenendo nel mondo della comunicazione aziendale. Negli ultimi anni, infatti, lo sviluppo tecnologico è stato tumultuoso, con un proliferare di strumenti nuovi, sconosciuti all’impiegato degli anni 80. Oggi abbiamo cellulari (per parlare e mandare messaggi), palmari e smart phone (che ricevono mail e telefonano), terminali da scrivania (fissi o cordless), soft phone per il pc, computer per l’instant messaging, vari sistemi di videocomunicazione, caselle vocali per ogni telefono, il fax e forse ancora qualcos’altro
Il paradosso che sta emergendo consiste nel fatto che tutta questa abbondanza di soluzioni, pur avendo facilitato gli scambi di informazioni fra colleghi e con clienti e fornitori, ha introdotto, all’atto pratico, nuove problematiche, che complessivamente riducono, invece di aumentare, la produttività personale. Anche perché, in parallelo, è aumentata la mobilità sul lavoro, con il risultato che le persone passano sempre meno tempo alla scrivania.
Uno dei problemi più diffusi è quello di non riuscire a contattare al primo tentativo un collega, perché non è dato sapere dove si trova e qual è lo strumento migliore da usare in quel momento. Magari si comincia mandando una mail e sollecitando una risposta veloce. Se questa non arriva, si tenta sul cellulare, e, se questo è spento, si lascia un messaggio in segreteria, oppure si manda un Sms. Come minimo, quindi, il collega si troverà due messaggi che dicono al stessa cosa.
Uno studio condotto su questo argomento da Sage Research a gennaio del 2006, su un campione di 203 aziende statunitensi, grandi e piccole, che hanno già implementato una soluzione di IP telephony, rivela che sono sei, in media i differenti tipi di dispositivi utilizzati in azienda e cinque il numero delle diverse applicazioni.
Un collo di bottiglia
Secondo Sage Research, la mobilità in aumento e il proliferare di dispositivi hanno portato la comunicazione verso un vero e proprio collo di bottiglia. Se questi strumenti non verranno integrati fra di loro, l’effetto finale sarà controproducente. Dallo studio emerge, infatti, che a più di metà degli intervistati capita, almeno una volta alla settimana, di non riuscire a contattare un collega al primo tentativo. Gli analisti sostengono che questo scenario, apparentemente non grave, ha un impatto economico immediato, derivante dal fatto che gli ostacoli alla comunicazione interna causano un ritardo nelle attività lavorative. Infatti, quasi tutte le aziende intervistate (93%) hanno avuto esperienza di un progetto rimandato, o di una scadenza non rispettata, proprio a causa del fatto che non si riusciva a contattare la persona che doveva prendere una decisione in proposito.
Secondo questo studio, una soluzione potrebbe venire dalle applicazioni di unified communication, che i principali vendor del settore hanno già sviluppato. Le aziende che li utilizzano risparmiano, hanno calcolato gli analisti, 32 minuti al giorno, in media, nel contattare i colleghi al primo tentativo, e 43 minuti al giorno grazie alla messaggistica unificata, che consente di gestire da un’unica casella e-mail, voice mail e fax. In conclusione, dall’integrazione delle soluzioni oggi disponibili, ne deriverebbe un uso più intelligente e produttivo, in grado di migliorare le relazioni. E poiché nel business di oggi l’imperativo è quello di essere sempre reperibili e in contatto con gli altri componenti del proprio gruppo di lavoro, tutto ciò si tradurrebbe, sostengono, in un vantaggio competitivo.
