Usare Evernote su Mac, iPhone e iPad

Un archivio capiente e versatile in cui inserire testi, registrazioni, foto, disegni, pagine web e dati di ogni tipo e a cui possiamo poi accedere comodamente dal Macintosh ma anche dall’iPhone, dall’iPad e da altri computer e dispositivi connessi a Internet. È Evernote, ed è un servizio online ideato per incamerare, ricordare e sincronizzare le informazioni importanti della nostra vita. Può aiutarci a prendere appunti in una riunione, un convegno o un corso, gestire un progetto, organizzare un viaggio, segnare un annuncio o un manifesto visto per strada, fare una ricerca online, raccogliere ricette, tenere un diario o digitalizzare e – finalmente – archiviare documenti, ricevute e scontrini che ci ingombrano cassetti, tavoli e tasche. E quando serve, tutte le informazioni sono sempre accessibili e reperibili con pochi clic, o tap.

Usato da oltre cinquanta milioni di utenti in tutto il mondo, di cui un milione in Italia, Evernote permette la creazione di taccuini virtuali in cui classificare lavoro, studio, hobby e tanto altro. Sono disponibili software ufficiali gratuiti per Mac OS X, per iPhone/iPod touch e iPad, ma anche per Pc con sistema operativo Windows e altri smartphone e tablet. Sono inoltre disponibili pulsanti specifici per Safari, Chrome e Firefox e un bookmarklet per altri web browser.

Tra i tanti punti di forza di Evernote c’è un’offerta in continua espansione di strumenti ufficiali e di terzi che affiancano e integrano il client principale e coprono le esigenze più diverse e disparate: salvare selettivamente informazioni dai siti web, fare annotazioni su immagini, scrivere a mano libera sull’iPad, tenere traccia di riunioni e persone incontrate, celebrare pasti memorabili, e così via.

Evernote sul Mac
Sia il servizio sia i software ufficiali di Evernote possono essere utilizzati produttivamente in forma totalmente gratuita. I requisiti della versione più recente per Macintosh, la 5.0.7 al momento in cui scriviamo, sono la presenza di OS X 10.6.6 Snow Leopard o successivo. Il programma è scaricabile sia dal Mac App Store che dal sito web ufficiale.

La prima volta che lanciamo Evernote ci viene offerta la creazione di un Conto, ovvero di un nuovo account, semplicemente fornendo un indirizzo e-mail e scegliendo un nome utente e una password. In alternativa l’operazione si può fare anche via web andando sul sito di Evernote.

Se non abbiamo mai usato Evernote, l’archivio sarà vuoto: iniziamo a popolarlo con i nostri contenuti. Per creare una nuova nota abbiamo a disposizione tre metodi. Si può andare sul menu File e selezionare la voce Nuova nota, usare la combinazione di tastiera Comando+N, oppure premere il comodo pulsante al centro della barra in alto, Nuova nota in…. I dati verranno archiviati automaticamente in un LibroNote preimpostato, oppure in un altro taccuino virtuale usato di recente. Il programma creerà un nuovo documento inserendo il cursore nel campo per il titolo. Nella striscia in alto possiamo specificare il LibroNote in cui va salvata la nota e aggiungere tag, ovvero parole chiave che aiutano nella descrizione, catalogazione e ricerca dei dati. Nel corpo della nota possiamo digitare del testo e, tramite i pulsanti nella barra di formattazione, cambiarne l’aspetto, la dimensione e l’allineamento, come anche inserire caselle da spuntare, tabelle della dimensione che vogliamo e linee di separazione.

I tre pulsanti alla fine della barra permettono di avviare il registratore incorporato, attivare la fotocamera del Mac per scattare un’istantanea oppure allegare vari tipi di documenti. Quest’ultima operazione si può effettuare anche tramite il drag-and-drop, cioè trascinando un file (o anche più di uno) dal Finder del Mac direttamente dentro la finestra della nota di Evernote. In molti casi (immagini, PDF, MP3) il contenuto verrà riconosciuto e incorporato nella nota e sarà fruibile immediatamente. In tutti gli altri sarà aggiunto e presentato come un allegato, in un riquadro apposito su cui possiamo fare clic per avviare l’applicazione che gestisce quel tipo di file.
Se vogliamo creare direttamente una nota con una foto o una registrazione audio è possibile farlo anche dal menu File, in cui sono presenti due voci apposite, Nuova nota fotocamera FaceTime e Nuova nota audio. Sono due opzioni che possono rivelarsi provvidenziali se non si ha accesso a uno scanner (o a un iPhone) e si desidera documentare integralmente e fedelmente lezioni, riunioni e interviste.

In alto sulla barra dei menu di OS X, Evernote aggiunge un’icona con la caratteristica testa di elefante. È la funzione Nota Rapida, tramite cui si può creare molto velocemente un nuovo documento. Basta un clic sull’icona, oppure premere i tasti Ctrl+Comando+N, per far apparire una finestrella in cui possiamo digitare del testo, trascinare dentro dei file, aggiungere schermate intere o parziali dello schermo o avviare una registrazione audio.

Quanto inserito non viene salvato automaticamente, ma si può lasciare la nota com’è e continuare ad aggiungere materiale. Per effettuare l’inserimento nell’archivio di Evernote dovremo premere il pulsante in basso Salva a Evernote o usare la combinazione Comando+Invio.
L’icona della Nota Rapida è visibile anche quando Evernote non è in primo piano e basta poco per renderla disponibile anche a programma chiuso. Bisogna andare nelle Preferenze di Evernote, poi nella sezione Generale e in basso spuntare la casella Tieni in esecuzione la Guida di Evernote in background all’uscita da Evernote e poi quelle che recitano Mostra l’Elefante nella barra del menu e Avvia la Guida di Evernote al momento dell’accesso al computer.

Visualizzare le Note
Evernote per Mac contiene una serie di opzioni per visualizzare, consultare e ricercare le note. Le troviamo sia nel menu Visualizza che, più comodamente, come grossi pulsanti nella barra laterale sinistra.

La prima voce, Note, mostra tutti i singoli appunti inseriti e salvati. Le opzioni di layout sono disponibili ancora una volta dal menu Visualizza oppure dalla tendina che appare premendo l’icona della piccola finestra con una griglia. Sia Visiona biglietto che Vista frammento dividono lo spazio disponibile in due: sulla sinistra abbiamo l’elenco delle note con un’anteprima di titolo, data ed eventuale immagine, e sulla destra c’è tutto il contenuto della nota. Nel primo caso le note sono presentate come biglietti quadrati, mentre nel secondo abbiamo una lista più compatta. Scegliendo Vista schede espanse i biglietti occupano quasi tutto lo spazio utile, permettendo di vederne di più. L’ultima opzione, Visualizza elenco, mostra una lista testuale e, in basso, il contenuto della nota selezionata, in un’interfaccia che ricorda quella di alcuni programmi di posta elettronica. Dal menu a tendina possiamo anche decidere se includere o meno le note create con altri programmi che si interfacciano con Evernote e scegliere vari criteri per l’ordinamento: alfabetico, cronologico, per dimensione, eccetera.

Tag e taccuini
Tag e LibriNote sono due strumenti utili (e complementari) per organizzare tematicamente le nostre note ed evitare di doverle passare in rassegna quando cerchiamo informazioni attinenti tra di loro.

Ogni volta che creiamo un nuovo contenuto è buona norma salvarlo in un LibroNota, ovvero un taccuino tematico. Possiamo crearne per archiviare le ricette, il diario di un viaggio, annunci che troviamo online o fotografiamo, guide che scarichiamo, contatti e così via. L’archiviazione si può effettuare anche in un secondo momento: selezioniamo la nota e facciamo Ctrl+clic per attivare il suo menu contestuale e poi scegliamo il comando Sposta in Taccuino, oppure andiamo sul menu Nota e poi su Sposta sul taccuino. I nostri taccuini, visualizzabili come elenco o icone quadrate ordinati in base al nome, numero di note o data, sono accessibili tramite il pulsante LibriNota sulla barra sinistra o usando la voce nel menu Visualizza.

Con un doppio clic possiamo vederne il contenuto.
Anche il pulsante Tag sulla sinistra porta a una schermata tematica: contiene un elenco delle parole chiave inserite durante la creazione delle note (o aggiunte in seguito). A differenza dei taccuini una nota può avere anche più tag, aumentando la versatilità in fase di consultazione tematica o di ricerca dei dati. Su OS X Evernote permette di selezionare più tag, mostrando ad esempio solo i “manuali” opportunamente etichettati anche con il tag “italiano” e non quelli in altre lingue.
LibriNota e tag sono funzioni disponibili in più punti del programma e possiamo personalizzare la barra di sinistra aggiungendo dei “collegamenti” a taccuini e tag specifici, per andare immediatamente a un progetto in lavorazione o consultare note molto specifiche.

Evernote nel browser
Tutte le informazioni che inseriamo vengono salvate in locale e poi sincronizzate con lo spazio cloud sui server di Evernote. Questo vuol dire che possiamo utilizzare il servizio da dispositivi, piattaforme e software diversi. Come anche con un web browser.

Andiamo su www.evernote.com e seguiamo il link Accesso al Web in alto a destra, inseriamo nome utente e password e ci ritroveremo davanti una schermata che ripropone abbastanza fedelmente l’interfaccia e il funzionamento del programma desktop dentro il browser. Abbiamo una barra sinistra con taccuini e note, l’elenco delle note con varie opzioni di visualizzazione, e ovviamente tutti i nostri contenuti. Possiamo creare nuove note e modificare quelle esistenti, trasferirle in un altro taccuino (anche con il drag-and-drop), eliminarle e anche condividerle.
Per salvare il materiale che si trova sul web, Evernote offre uno strumento che si integra con alcuni dei più popolari browser: il Web Clipper. Si tratta di un’estensione per Safari, Google Chrome, Mozilla Firefox e Internet Explorer che, una volta installata, aggiunge un pulsante per la “cattura” dei contenuti online).

Usandolo compare una finestrella in cui possiamo salvare in Evernote una nota corredata di titolo, tag, taccuino ed eventuale commento. La tecnologia nel Web Clipper permette la scelta tra il salvataggio parziale o integrale della pagina e dei suoi elementi. Possiamo archiviare solo l’indirizzo, l’articolo, una sua porzione (selezionandola prima), come anche tutta la pagina web, per leggerla con più calma o conservarne una versione integrale nell’archivio.

Dopo aver salvato o “ritagliato” la nota, appare una finestra di conferma. Questa propone di visualizzare la nota e di modificarla, magari per integrarla, e in più pesca dal nostro account Evernote e ci propone voci “correlate” o provenienti dallo stesso sito web, una funzione comoda quando il sito è un archivio di documentazione o un negozio online.

Evernote fornisce anche un bookmarklet, da usare con altri browser, o con le vecchie versioni di quelli già citati, su cui non è utilizzabile il Web Clipper. Ci sono meno funzioni accessorie ma l’utilizzo è simile e possiamo scegliere tra il salvare (o meno) l’indirizzo, tutta la pagina o solo una porzione selezionata.

Evernote in mobilità
Evernote dispone di due App native per iPad e per iPhone , pensate per continuare a usare il servizio in mobilità e soprattutto aggiungere rapidamente idee, immagini e informazioni. L’inserimento di nuovi contenuti nell’interfaccia principale è affidato a tre icone: quella che raffigura un foglio serve a creare una nota generica, la fotocamera ci permette di catturare una foto, la rappresentazione di un foglio con gli angoli di una cornice cattura una foto nelle quale Evernote cercherà di individuare del testo (è la funzione cosiddetta di “cattura con Fotocamera pagina”).

Creando una nuova nota possiamo innanzitutto assegnarle un titolo, quindi passare a digitare del testo. La formattazione è presente su iPad sotto forma di striscia aggiuntiva alla tastiera virtuale, mentre su iPhone e iPod touch questa è da alternare alla tastiera stessa tramite la linguetta con la “A”. Le icone in alto servono a inserire un’immagine scattandola o scegliendola nella Libreria del dispositivo, ad avviare una registrazione sonora, a compilare le informazioni della nota, dal taccuino ai tag al luogo geografico, e a condividerla tramite le operazioni standard di iOS. Su iPad potremo anche avviare una ricerca all’interno del testo.

L’icona per catturare foto, invece, lancia la Fotocamera e crea un’istantanea a partire dagli scatti che andiamo a fare. Potremo rivederli ed eventualmente eliminare quelli mal riusciti toccando sul numerino che comparirà in basso a destra. Viene privilegiata l’immediatezza, mentre la personalizzazione del titolo, delle informazioni e le eventuali didascalie vengono posticipate a quando andremo a rivedere la nota.

La “cattura con Fotocamera pagina” funziona in maniera analoga, ma è preimpostata per “scansionare” fogli, libri, volantini e lo speciale taccuino Moleskine di cui parliamo più avanti. La fotocamera presenta una cornice semitrasparente per agevolare l’inquadratura, e su iPhone viene accesa l’illuminazione e attivato di default il flash. Quest’ultimo può essere disattivato dal pulsante in alto, con il simbolo del lampo, ed è consigliabile farlo quando abbiamo davanti carta patinata molto lucida o inchiostro metallizzato. L’App cercherà di riconoscere il foglio ritagliandolo e raddrizzandolo: per favorire l’automatismo è bene fotografare contro uno sfondo dal colore a contrasto e includendo i bordi del foglio o del taccuino. Da notare che si può passare dalla modalità “cattura foto” a “cattura pagina” in corso d’opera, tramite il pulsante in alto nella fotocamera con il simbolino della Fotocamera pagina.
L’interfaccia principale delle App per iOS, oltre alle tre icone per creare nuove note, dà molto risalto alla consultazione dei nostri dati, distribuiti in schede che permettono di visualizzarle tutte insieme in ordine cronologico oppure per taccuino, tag o luogo associato. La metafora è quella di un raccoglitore, in cui vediamo l’estremità superiore verde delle schede tramite cui le estraiamo per guardarne i contenuti. Se vogliamo creare una nuova nota dentro il taccuino o con il tag che stiamo visualizzando, possiamo usare il pulsante con il segno “+” che compare a destra nella testata verde.

Ricerca dei dati
Oltre a consultare i nostri appunti secondo criteri cronologici o per argomento, uno strumento di fondamentale importanza è la ricerca. Il campo per cercare nel testo delle note è sempre presente in alto nella finestra, sia del programma per OS X che della versione web. Su OS X nelle sezioni dedicate a tag, taccuini e luoghi abbiamo a disposizione anche una seconda ricerca, specifica per la sezione. Questa c’è anche su iPad e su iPhone, dove però il riquadro per la ricerca è contestuale e cambia di volta in volta cosa e come cerca. Nella sezione Note cerca dentro il testo delle note, in quelle di tag e taccuini lavora sui termini e titoli filtrando i risultati man mano che si digita. Inoltre nell’App per iPhone, visto il poco spazio a disposizione, per svelare il campo di ricerca posto in alto dovremo prima “tirare in giù” la pagina.

Quando cerchiamo dentro le note, se inseriamo due o più parole i risultati saranno documenti che le contengono tutte, anche se non necessariamente nell’ordine inserito (ad esempio: apple device). Se invece vogliamo ricercare un’espressione precisa dovremo racchiuderla tra virgolette (ad esempio: “apple device”). Se invece vogliamo trovare le note dove una parola è presente e un’altra è assente, quest’ultima dev’essere preceduta dal segno di sottrazione (ad esempio: apple -device).

Una funzione particolarmente utile è l’OCR, ovvero il riconoscimento del testo “scansionato”, e addirittura della calligrafia, che consente di effettuare ricerche anche negli appunti fotografati o in quelli presi a mano. È da notare che il riconoscimento richiede un po’ di tempo, soprattutto per i testi nella nostra lingua: gli account Premium godono di un’elaborazione prioritaria, ma comunque ci possono volere alcune ore dalla registrazione della nota prima di avere i risultati desiderati. Per quanto riguarda il riconoscimento della calligrafia, prevedibilmente questo funziona meglio per lo stampatello maiuscolo o, in seconda battuta, minuscolo. Le parole in corsivo spesso non vengono decifrate. Se si dispone di un account Premium, a pagamento, la ricerca è potenziata: è possibile ricercare all’interno di alcuni allegati, ad esempio nei PDF.

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