Sei consigli per riprendere il controllo dei dati aziendali

Fra il dire e il fare c’è proverbialmente di mezzo il mare. Nel caso che ci interessa si tratta di quel mare di dati e informazioni conservati a tempo indefinito che, invece di essere debitamente cancellati applicando le opportune policy previste, finiscono per insidiare le aziende determinando un crescente aumento dello storage da archiviare con conseguenti tempi e costi eccessivi per il backup dei dati e un relativo incremento dei rischi di cause giudiziarie e di spreco infinito.

A dirlo è l’Information Management Health Check Survey 2010 di Symantec che, basata sulle risposte fornite da 1.680 senior It e legal executive provenienti da 26 diverse nazioni, evidenzia come nonostante l’87% degli interpellati si dica convinto che un’adeguata
strategia di conservazione delle informazioni dovrebbe offrire la
possibilità di eliminare i dati superflui, solo il 46% dei rispondenti è davvero in possesso di un piano di conservazione dei documenti ben definito.

Tanto che il management della software house statunitense specializzata in soluzioni per la sicurezza, lo storage e i sistemi di gestione delle informazioni, è giunto a dichiarare che i costi per l’archiviazione sono letteralmente schizzati alle stelle per l’eccessiva conservazione che, come si legge in una nota ufficiale, “ha creato una situazione per cui è 1.500 volte più costoso rivedere e risistemare i dati piuttosto che archiviarli”.

In tal senso, non mancano le raccomandazioni di Symantec alle aziende che intendono riappropriarsi del controllo delle proprie informazioni. La prima è di stampo culturare e invita a smettere di usare il backup per archiviare le pratiche legali. Il salvataggio dei dati andrebbe, infatti, utilizzato solo per brevi periodi e per ragioni legate al disaster recovery. Inoltre, per liberare il network e alleggerire il server e le risorse per lo storage, le imprese dovrebbero adottare la deduplicazione ovunque.

Di fondamentale importanza è anche decidere ciò che può essere cancellato in maniera automatica e in quali occasioni, mentre per rendere il discovery il più efficiente possibile occorre utilizzare un sistema di archiviazione completo di tutte le funzionalità al fine di ridurre tempi e costi relativi alla valutazione di rischi in ambito giuridico, risolvere indagini interne e rispondere a eventi legati alla compliance.

Infine non poteva mancare un sollecito che, rivolto agli amministratori It, invita ad adottare una soluzione in grado di trovare, monitorare e proteggere i dati sensibili fornendo, al contempo, informazioni relative al possesso e all’uso dei dati riferiti alla propria azienda.

• La guida completa al backup dei dati
• Symantec estende la protezione delle Pmi
• I consigli per il backup dei dati
• Symantec compra la sicurezza di Verisign
• Strategia di backup per studi e piccoli uffici
• Symantec, il 44% degli utenti di social network è vittima del cyber crimine
• Il Cio tra innovazione e conservazione
• Symantec, doppio colpo per la sicurezza
• Dov’è l’utility di backup integrata in XP?
• Creare PDF/A, file a “lunga conservazione” con validità legale
• Italia: a che punto è la conservazione dei dati
• Attuare una conservazione dei dati più oculata
• Strumenti elettronici per la conservazione di documenti fiscali