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Risorse umane: meno burocrazia e più efficienza quando la firma è digitale

Il lavoro da remoto ha notevolmente aumentato la concorrenza sulle competenze più ricercate e le aziende italiane devono fare i conti con chi, magari dall’estero, offre condizioni migliori senza richiedere il trasferimento: per questo diventa sempre più urgente che l’area aziendale delle Risorse umane massimizzi la sua efficienza, sia nel processo di ricerca dei talenti, sia soprattutto nella gestione della complessa burocrazia che caratterizza il nostro Paese.

La soluzione arriva ancora una volta dalla digitalizzazione. Non è un caso che, nel 2021, l’investimento in soluzioni digitali nel settore HR sia aumentato del 15% rispetto al 2020 (fonte: Osservatorio HR Innovation del Politecnico di Milano).

Intesa, a Kyndryl Company, azienda che accompagna le aziende nel percorso di digitalizzazione, ha messo a punto una piattaforma innovativa di firma elettronica, Intesa Sign, che integra il riconoscimento da remoto anche tramite SPID e CIE, andando incontro alle esigenze di semplificazione dei processi relativi a questa funzione.

“La firma elettronica, lo SPID e la CIE sono strumenti potentissimi se impariamo ad applicarli nei diversi ambiti in modo mirato. L’area delle Risorse umane ad esempio, specie se coadiuvata dalle Agenzie per il Lavoro, può giovarne moltissimo: basti pensare soltanto alla possibilità di far firmare un contratto tra azienda e dipendente senza che nessuno si sposti dalla città o addirittura dalla nazione in cui si trova.

Può sembrare banale, ma una possibilità di questo tipo permette alle aziende di ampliare notevolmente il proprio campo di azione nella ricerca del personale, che diventa così potenzialmente senza confini geografici”, racconta Matteo Panfilo, Chief Solutions Officer di Intesa (Kyndryl).

Come si firma un contratto in modo smart

Le piattaforme di firma digitale di ultima generazione consentono di apporre una Firma Elettronica Qualificata, riconoscendo l’identità del firmatario grazie all’accesso anche tramite SPID e CIE, oltre che in modalità tradizionale con un video operatore o in modalità self.

L’azienda o l’Agenzia per il Lavoro possono caricare il contratto da firmare e impostare il workflow più adatto per il documento. Per esempio, nel caso di un’Agenzia per il Lavoro, il flusso potrà essere organizzato in modo che il documento venga prima inviato al rappresentante aziendale e solo successivamente, in automatico, al lavoratore.

Entrambi i firmatari potranno così accedere, tramite il link predisposto, alla piattaforma da desktop o da mobile, visualizzare il documento, effettuare l’accesso con SPID o CIE e firmare il contratto. Al termine della procedura riceveranno automaticamente una copia del contratto firmato via email.

“L’introduzione di SPID e CIE permette quindi di ottenere il massimo della sicurezza con la miglior customer experience, utilizzando la firma qualificata che, per molti documenti gestiti dalle Risorse Umane, è la tipologia di firma più adatta per forza legale e potenziali rischi di contenzioso”, aggiunge Panfilo.

I vantaggi: rapidità, risparmio e sicurezza

L’utilizzo della firma elettronica per i contratti di lavoro – sottolinea Intesa (Kyndryl) – permette di completare una procedura di firma, anche complessa, come nel caso dei contratti di somministrazione, in poche ore.

Nella stessa procedura, infatti, chiunque sia in possesso di un’identità digitale, SPID o CIE, può apporre la propria firma valida legalmente a documenti inseriti anche in processi complessi. Questo permette di risparmiare tempo e risorse, smaltendo diverse pratiche burocratiche senza che le parti si trovino nello stesso luogo nello stesso momento.

I documenti firmati vengono poi immediatamente inviati per la conservazione a norma dei documenti digitali in modo che siano archiviati in modo sicuro e facilmente recuperabili in qualsiasi momento.

Matteo Panfilo, Chief Solutions Officer di Intesa (Kyndryl)
Matteo Panfilo, Chief Solutions Officer di Intesa (Kyndryl)

“Le Agenzie per il Lavoro possono trarre enorme vantaggio da questo tipo di soluzione. Queste realtà, infatti, fanno da intermediario tra azienda e risorse, trovandosi a gestire moltissima burocrazia: dalla redazione dei contratti alla gestione di cedolini, ferie e contributi, dalla ricerca del personale alle eventuali proroghe di contratto. I processi gestiti dall’Agenzia per il Lavoro prevedono la firma di un documento sia dalla parte dell’azienda che da parte del lavoratore e questo complica non di poco la customer journey tradizionale.

In Intesa lavoriamo costantemente per aiutare le aziende a efficientare i propri flussi, con l’obiettivo di semplificare il più possibile le dinamiche che interessano gli stessi lavoratori”, conclude Matteo Panfilo di Intesa (Kyndryl).

È possibile approfondire le soluzioni di Intesa, a Kyndryl Company, scaricando il White Paper dal sito dell’azienda.

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