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Come creare e aggiornare un indice analitico in Word

Inserire e aggiornare un sommario in un documento di Microsoft Word è un’operazione rapida e automatica, una volta impostati correttamente gli stili dei titoli, come abbiamo visto nel nostro precedente articolo; anche creare e tenere aggiornato un indice analitico lo è, ma richiede qualche passaggio manuale in più.

Un indice analitico presenta una lista di termini e argomenti trattati nel documento, con i rispettivi numeri di pagina. Se per il sommario Word identifica le voci da inserire estrapolando i paragrafi formattati come titoli, per l’indice analitico dobbiamo contrassegnare noi le voci manualmente.

Microsoft Word consente di contrassegnare come voci per l’indice singole parole, frasi o anche brani di testo che si estendono per più pagine.

Vediamo come contrassegnare le voci dell’indice.

Word indice

Seleziona la parola o il testo da contrassegnare e fai clic sul pulsante Segna voce nel gruppo Indice della scheda Riferimenti della barra multifunzione di Word.

Word mostra la finestra di dialogo Segna voce di indice analitico.

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Il campo Voce principale è compilato sulla base del testo selezionato ma può anche essere modificato, ed è la voce che comparirà nell’indice; il campo Voce secondaria serve se desideriamo creare un secondo livello gerarchico.

Come Opzioni solitamente si usa il riferimento alla Pagina corrente, ma è possibile anche impostare la voce come Riferimento incrociato (Vedi…) o Intervallo pagine.

Abbiamo poi a disposizione due controlli per formattare il numero di pagina e, in basso nella finestra di dialogo, tre pulsanti per confermare o annullare l’azione: Segna si limita a contrassegnare la voce selezionata; se invece fai clic su Segna tutto, Word trova e contrassegna tutte le occorrenze nel documento della parola o del testo selezionato.

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La finestra di dialogo Segna voce di indice analitico rimane aperta in modo che tu possa contrassegnare tutte le voci che desideri; quando hai concluso la procedura, fai clic su Chiudi.

Ora tutto è pronto per generare l’indice analitico.

Fai clic nel punto del documento dove desideri che Word inserisca l’indice analitico e fai clic sul pulsante Inserisci indice nel gruppo Indice della scheda Riferimenti della barra multifunzione.

Word indice

Word mostra la finestra di dialogo Indice che visualizza un’anteprima e che consente di modificare alcuni parametri di formattazione per personalizzare delle proprietà dell’aspetto e del layout dell’indice analitico.

Quando sei soddisfatto, fai clic su OK.

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E se i contenuti variano, si aggiungono altre voci o cambia la sequenza delle pagine dopo aver aggiunto l’indice analitico?

Niente paura: fai clic sull’indice per selezionarlo e poi fai clic sul pulsante Aggiorna indice nel gruppo Indice della scheda Riferimenti della barra multifunzione. Word si occuperà di aggiornare automaticamente l’indice.

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