Implementata da Horsa, la soluzione di archiviazione documentale ha ridotto i costi di fatturazione e distribuzione dei documenti e guarda ora a nuovi processi.
È un progetto di archiviazione documentale per riorganizzare i processi aziendali in ottica di semplificazione e allineamento delle procedure quello deciso da Parmareggio alla fine del 2011 con il supporto del system integrator Horsa.
Attenta a snellire e semplificare i processi per mantenere gli uffici aggiornati e ridurre le attività a basso valore aggiunto, la direzione della realtà chiamata a garantire, attraverso i soci del Consorzio Granterre, il controllo della filiera del Parmigiano Reggiano, ha optato per ARXivar.
A occuparsi dell’implementazione e delle eventuali personalizzazioni richieste alla soluzione di gestione documentale ci ha pensato Horsa mettendo fine a una raccolta delle informazioni pressoché manuale necessaria per aprire un’anagrafica cliente che, tuttora, coinvolge numerosi uffici.
In tal senso, lo strumento di definizione del workflow proposto con l’implementazione di ARXivar si è rilevato sufficientemente semplice da permettere a Parmareggio di disegnare e modificare in autonomia alcuni processi per adattarli alle evoluzioni dell’organizzazione aziendale.
Ma per “fare ordine” la catalogazione non basta
Una sorta di approccio collaborativo fortemente auspicato da Chiara Marsilio, project manager e organizzazione Parmareggio, particolarmente attenta a veder ottimizzata l’archiviazione e l’invio delle fatture ai clienti.
Attraverso ARXivar, quest’ultime non vengono più spedite via posta ma inviate tramite Pec e automaticamente archiviate all’interno di una scheda documentale creata dal sistema e rese fruibili in maniera sicura dagli uffici autorizzati, che possono anche arricchirle con annotazioni e allegati.
Il che permette ora di beneficiare di una riduzione dei costi della fatturazione e della distribuzione dei documenti e l’eliminazione dei tempi di ricerca dei documenti cartacei.
Stesso discorso per le fatture dei fornitori la cui catalogazione, adesso completamente integrata con il sistema Erp, ha portato a un aggiornamento tempestivo della contabilità consentendo ai responsabili dei visti di tenere monitorate le contestazioni e di bloccare direttamente i pagamenti quando necessario.
Va da sé, in un caso come nell’altro, che una volta approvato e realizzato il workflow diventa l’unica modalità di gestione di un determinato processo per tutti gli attori coinvolti.
Gli stessi che possono sapere in qualunque momento a che punto è la situazione interrogando direttamente il sistema.
Per questo motivo, il workflow è stato implementato anche per la gestione dei reclami al fine di controllare le problematiche e intervenire tempestivamente in un’ottica di customer service.
La collaborazione di Horsa con Parmareggio continuerà nei prossimi mesi con l’implementazione di nuovi flussi di lavoro atti a gestire altri processi come, ad esempio, l’iter di modifica dei packaging, l’apertura di nuove referenze, la gestione dei reclami del consumatore e l’approvazione dei documenti del sistema Qualità.
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