Accade a Pieve Emanuele (Mi), dove per la gestione delle procedure inerenti allo Sportello Unico delle Attività Produttive, 900 aziende sul territorio inoltrano e vedono protocollate e processate in maniera automatizzata le loro richieste.
Premiato a Smau 2012 come finalista del Premio Innovazione Ict nella categoria “Pubblica Amministrazione e Sanità”, il comune di Pieve Emanuele, in provincia di Milano, ha visto realizzarsi l’obiettivo di aumentare le informazioni condivise e di abbattere i costi della carta per i propri cittadini.
Il tutto grazie al progetto di adozione di un sistema integrato di workflow e document management per la gestione informatizzata dei processi e dei procedimenti informativi dell’Ente che, per la gestione delle procedure inerenti allo Sportello Unico delle Attività Produttive, ha implementato Iride Suap del Gruppo Maggioli.
Accedibile al cittadino tramite piattaforma Ulisse, in base a quanto stabilito dal Dpr 160/2010, il servizio telematico Suap consente la gestione digitale delle pratiche riguardanti esercizio di attività produttive, prestazione di servizi, localizzazione, realizzazione, trasformazione, ristrutturazione, conversione, ampliamento, trasferimento di impianti produttivi, cessazione e riattivazione delle attività produttive, avvio, modifica e cessazione di servizi.
A oggi, a usufruire del servizio dal portale comunale sono oltre 900 realtà aziendali che, presenti sul territorio di Pieve Emanuele, utilizzano la Posta elettronica certificata o si autentificano online per inviare la documentazione richiesta direttamente a una specifica casella Pec del Comune, attento a semplificare l’intero iter per il rilascio delle autorizzazioni di volta in volta necessarie.
In questo modo, le pratiche digitali vengono inoltrate agli uffici di competenza e, una volta verificati i documenti, inviate all’apposita sede per la fase di protocollazione informatica, anch’essa automatizzata con il sistema documentale integrato Iride Protocollo e Atti.
Una volta protocollata, la pratica digitale ritorna alla scrivania virtuale del Suap in modo che a sistema sia possibile proseguire con l’adeguato procedimento informatizzato a conclusione dell’iter necessario per il servizio richiesto.
Per ogni pratica terminata, di norma entro 60 giorni dalla richiesta, i dati raccolti sono raggruppati in un database che costituisce lo storico di ogni realtà aziendale presente nel Comune che, alla fase di storicizzazione del fascicolo digitale, fa seguire una fase di presa in carico da parte dell’Area Polizia Locale e Sicurezza Pubblica per gli opportuni controlli sul territorio.
Grazie al software Trade integrato con il sistema di gestione documentale vengono, infatti, gestiti in automatico una serie di controlli specifici realizzando in tempo reale eventuali iter sanzionatori grazie ai dispositivi palmari in dotazione alla Polizia Locale, utili anche alla raccolta rapida di una serie di altri dati.
Il tutto realizzando una piattaforma documentale Web based in cui l’informazione diventa univoca, è consultabile e distribuibile tempestivamente riducendo, di fatto, in maniera considerevole l’utilizzo della carta a tutto vantaggio di una migliore comunicazione tra Ente e cittadino che, grazie al sistema integrato di workflow, può controllare la situazione della pratica avviata, lo stato di avanzamento della stessa e la data di scadenza.
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