Realizzato con il sistema gestionale Sicr@ il punto di partenza per una nuova concezione della gestione documentale all’interno dell’Ente locale.
Grazie all’implementazione del sistema gestionale Sicr@, il progetto di dematerializzazione intrapreso dall’amministrazione del comune di Orio al Serio (Bg) ha visto la digitalizzazione di circa 12 mila documenti, con la relativa indicizzazione di oltre 30 mila posizioni anagrafiche ora consultabili e ricercabili a video.
Presi alla lettera i dati del ministero della Funzione Pubblica che, già nel 2009, attestavano un risparmio economico pari a 3 miliardi di euro con la sola gestione elettronica del 10% dei documenti della Pa, il comune bergamasco si è affidato all’azienda del Gruppo Maggioli, Saga, per digitalizzare il proprio Ufficio Anagrafe, nei cui armadi e archivi rotanti comparivano documenti risalenti ben oltre un secolo fa.
Ora, grazie alla dematerializzazione apportata digitalmente, gli stessi sono resi disponibili in modalità elettronica per attuare quel piano e-Gov 2012 tanto agognato nel nostro Paese dopo l’introduzione del Codice dell’Amministrazione Digitale.
Nello specifico, la soluzione ha previsto la costituzione di una banca dati delle immagini digitali ottenute per scansione. Grazie alla riproduzione digitale dell’archivio anagrafico secondo norme di legge, le immagini digitalizzate sono state abbinate a specifici indici di ricerca, rendendo immediata la consultazione delle informazioni.
Nel sistema informativo Sicr@ sono, poi, state caricate le immagini digitali delle schede ed è stata popolata la base dati con gli indici degli individui.
In questo modo, tutte le informazioni prodotte digitalmente sono state integrate nelle applicazioni dell’anagrafe così che ciascun documento acquisito potesse risultare a disposizione dell’operatore sul proprio terminale, per essere visualizzato, esportato e stampato all’occorrenza.
Così facendo, il Comune è oggi in grado di ricercare e individuare per ogni soggetto la relativa scheda individuale e le famiglie di cui uno stesso utente può aver fatto parte.
La scansione a supporto della dematerializzazione
Il tutto non senza affrontare questioni tecnico-pratiche come i formati delle schede storiche AP6 che, di dimensione superiore al formato A3 e composte da 2 e 3 ante, hanno comportato una riproduzione digitale tramite appositi scanner ad alta velocità in grado di acquisire in un unico passaggio il fronte e il retro di documenti fino al formato A0.
I benefici non si sono, però, fatti attendere.
Oltre a quelli riferibili all’organizzazione interna dell’Ufficio Anagrafe, la conversione dei documenti cartacei in formato digitale ha generato un risparmio di carta e una relativa riduzione degli spazi fisici occupati dagli archivi.
Inoltre, i tempi di consultazione risultano praticamente dimezzati apportando benefici sia al lavoro quotidiano che al servizio offerto al cittadino, all’impresa o al professionista che necessita più che mai di risposte immediate dalla Pa.
Il prossimo passo, è la promessa rilasciata in una nota ufficiale, non può che essere la conversione completa al digitale nel cammino intrapreso dal comune di Orio al Serio verso una totale evoluzione digitale della propria amministrazione locale.
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