Ci sono momenti nei quali la comunicazione diventa davvero un fattore critico per l’azienda. Quando si verifica un’emergenza, ad esempio, e ogni passaggio deve essere accompagnato da un’interazione personale.
Quando accade serve un piano per gestire in modo adeguato le emergenze e sfruttare le possibili opportunità. Non essere preparati a sufficienza porta con sé una serie importante di rischi e problemi.
Come ci dice Sandro Profeti, Marketing & Communication Manager, Unify Italy, rifacendosi a una recente indagine, sette dipendenti su dieci non sono sicuro che la propria azienda possa recuperare le informazioni in caso di blocco dei sistemi, addirittura il 77% ha dubbi sull’efficacia dei propri piani di disaster recovery.
Ma non si tratta solo di eventi improvvisi: in media ogni mese porta con sé 5 eventi e 27 ore di downtime, per un costo complessivo che raggiunge 1 milione di dollari per le aziende di medie dimensioni, ma arriva a 60 milioni per quelle più grandi. Senza contare i mancati profitti che derivano dall’impossibilità di operare normalmente.
Quali sono le attività critiche che devono essere pronte a ripartire? Per Profeti ogni attività ha un suo ruolo e impatto sul business aziendale. Chi si occupa di clienti genera direttamente profitto, ma anche chi tratta coi fornitori o segue la supply chain mette i team commerciali in condizione di operare al meglio. Anche chi si occupa di comunicazione e marketing ha un ruolo che può essere considerate critico, perché influenza processi in grado di generare profitti o evitare perdite, si pensi alle comunicazioni normate, contabili e legali.
Il cloud salva la comunicazione
Di cosa avranno bisogno i dipendenti per collaborare? Come li si mette condizione di farlo? Per Profeti se l’infrastruttura tradizionale non opera in modo efficace, i dipendenti devono poter accedere comunque alle applicazioni in modo sicuro, indipendentemente da dove si trovino. Questo è possibile solo grazie a un’architettura cloud, che di fatto rende utenti e applicazioni indipendenti dalla loro location fisica. Si tratta di un elemento particolarmente critico se si pensa che il 53% delle aziende ha scoperto come i loro piani di continuità in realtà non coprivano i processi di collaborazione e comunicazione.
Anche i clienti devono comunque poter accedere alle informazioni rilevanti sull’azienda, in modo semplice e intuitivo. E devono poterlo fare attraverso differenti canali di comunicazione, come del resto sono abituati a fare. In questo senso è importante che i diversi canali corporate continuino ad essere attivi e coerenti tra loro, in modo da fornire informazioni corrette, complete e coerenti
E che contributo dovranno dare partner e fornitori? Come informarli? Per Profeti i 34% dei piani di business continuity non riguarda la comunicazione con fornitori e partner strategici, che però in condizioni del genere possono ricoprire un ruolo altrettanto importante. Perché i loro servizi possono essere necessari per approcciare il cliente finale ad esempio, o perché permettono di ottimizzare i processi. Per questo è necessario considerare sempre un piano di azione con linee di comunicazione dirette, che tocchino anche le realtà esterne più vicine all’azienda.
Far ripartire le funzioni aziendali
Per far ripartire le funzioni aziendali e parole d’ordine in questo caso sono velocità e disponibilità. Se il 93% delle aziende punta sul massimo della disponibilità dei sistemi per ridurre al minimo il downtime e rispondere alle necessità di un mercato sempre più always-on, in caso di emergenza le figure chiave vanno avvisate e attivate in modo tempestivo. Se possibile ancora più veloce rispetto all’attività regolare. In caso di emergenza, si stima che il 55% delle persone contattate riesca a rispondere entro un’ora.
La continuità di business rischia di rimanere sulla carta, se non si mette in piedi un piano di comunicazione a supporto delle funzioni critiche aziendali. E questo può essere ottenuto solamente affidandosi a un’infrastruttura aperta, flessibile, scalabile e sicura, indipendente da quella aziendale proprio perché chiamata per certi versi a sostituirla in caso di problemi. Una scelta del genere permetterà di mantenere l’azienda attiva, nei confronti di dipendenti, partner e clienti, con vantaggi non indifferenti sotto ogni aspetto di business.
