Flessibilità è la parola che un manager sente più spesso quando è di fronte alla necessità di mettere dipendenti, collaboratori e partner in condizione di operare e accedere ai dati in diverse modalità.
Oggi le tecnologie digitali sono in grado di abilitare una transizione sicura. Se ben studiata e organizzata, una strategia di modernizzazione del workflow si traduce direttamente in un aumento di competitività.
Il tema della Sicurezza, che alimentava in passato una forte diffidenza nei confronti di metodologie quali il cloud computing, lo smart working o le politiche BYOD (Bring Your Own Device), ha ormai raggiunto livelli di performance affidabili.
Per capire quanto sia importante avviare una trasformazione digitale all’insegna della flessibilità, è sufficiente considerare il risultato di uno studio Xerox, secondo cui il 98% delle persone, se potesse scegliere, opterebbe per continuare a lavorare in remoto almeno per una parte del proprio tempo.
Considerando come un dipendente a proprio agio restituisca una maggiore produttività, la questione è come assecondare con un workflow questa tendenza senza mettere in discussione la continuità operativa.
Mobilità in sicurezza
Il primo passo è naturalmente mettere il dipendente in condizione di lavorare al di fuori dall’ufficio senza compromettere accesso ai dati, sicurezza e collaborazione. Anche appoggiandosi ai servizi gestiti di consulenza, non sarà difficile configurare notebook e altri dispositivi per abilitare una postazione remota.
Inoltre, è necessario preoccuparsi anche di tutti gli asset del caso come cuffie con microfono, unità di memoria esterne o videocamere. In alcuni casi può essere utile aggiungere alla dotazione anche una stampante.
Nel lavoro da remoto aumenta l’importanza di risolvere i problemi a distanza, a cominciare dalla prevenzione, con procedure guidate per nuovi moduli e con minori passaggi possibili, fino alla capacità di intervenire con assistenza sul posto, o con sostituzioni in tempi rapidi.
I sistemi inoltre devono garantire la necessaria sicurezza dei workflow, sia nella connessione diretta con i sistemi aziendali, valutando l’opzione della VPN (Virtual Private Network), sia nella rete domestica o mobile alla quale il PC viene collegato, per evitare di trasformarsi in una vulnerabilità per l’intero sistema IT aziendale.
Scrivania senza confini
Anche in condizioni di remote working, a emergenza sanitaria superata, presumibilmente una parte del lavoro sarà comunque svolta in ufficio.
Nell’alternanza tra mobilità e scrivania, il management deve però essere preparato a gestire una situazione ibrida.
Inevitabilmente, la quantità di strumenti presenti in sede verrà ridotta. Inoltre, le norme sulla sicurezza sanitaria saranno più stringenti e forzeranno l’adozione di nuovi criteri per le distanze e l’accesso alle risorse condivise. Servono quindi nuove applicazioni per gestire i workflow del personale.
A prescindere dalla locazione in cui si trova, un dipendente deve essere in grado di segnalare il proprio stato di presenza, l’intenzione di accedere ad ambienti e risorse condivise, e deve essere nella condizione di poter prontamente rispondere a richieste di incontro.
Per gli amministratori IT, inoltre, si tratta di dover tenere sotto controllo la situazione e poter quindi contare su pannelli di comando e dashboard sempre aggiornati con i dati di tutte le risorse da gestire.
Si configura, quindi, un nuovo modello di workforce management, dove poter aggiornare in tempo reale una strategia in base alle disponibilità risorse mappate dal software. Il che significa, lato utente, che gli applicativi saranno accessibili da ogni strumento in dotazione.
Il dato sicuro è la vera ricchezza
Alle spalle di tutto questo resta però l’elemento più importante tra le risorse aziendali, i dati. Disponibilità e sicurezza sono un binomio inscindibile, e un’infrastruttura cloud è in grado di soddisfare entrambi i requisiti a beneficio del workflow.
Per collegarli serve una valida applicazione di Enterprise Content Management, dove ogni utente possa trovare velocemente i documenti necessari allo svolgimento del proprio lavoro, con la garanzia che siano allineati rispetto alle versioni aggiornate dai colleghi ed eventualmente sincronizzati nei diversi dispositivi in uso.
Inoltre, deve essere in grado di caricare documenti esterni nuovi, da uno scanner o da qualsiasi altro sistema di acquisizione.
Il tutto nel modo più trasparente possibile. Un software di Enterprise Content Management deve essere infatti in grado di funzionare allo stesso modo in ogni ambiente utilizzato, senza costringere a imparare ogni volta procedure diverse. Inoltre, deve integrarsi con tutti i moduli utilizzati per creare e modificare documenti, mantenendo le stesse modalità di impiego.
Il risultato di una trasformazione digitale eseguita su tali principi produrrà un adeguamento dei flussi di lavoro senza particolari stravolgimenti o interruzioni.
Al contrario, lo farà mettendo gli utenti in condizione di lavorare in ogni situazione come se si trovassero seduti alla scrivania, ma con un aumento della produttività.
Il caso pratico: i decolli di Leonardo sono sempre puntuali
In un veicolo complesso come un elicottero è fondamentale poter accedere facilmente a tutta la documentazione relativa a componenti, procedure e dettagli tecnici. Ancora di più lo è in un’azienda di lunga esperienza come Leonardo, che ha un numero elevato di modelli da seguire.
Inevitabilmente la soluzione passa per la digitalizzazione dei documenti e per i relativi strumenti automatici di ricerca e gestione. Creare un archivio digitale di tali dimensioni e complessità è una sfida impegnativa. D’altra parte, il balzo in avanti in termini di efficienza, conseguente alla possibilità di avere sempre a portata di mano ogni informazione su componenti e ricambi, ripaga ampiamente lo sforzo.
Il progetto di digitalizzazione realizzato da Leonardo ruota intorno alla soluzione DocuShare Xerox, in grado di gestire un grande volume di dati eterogenei, provenienti da diversi sistemi esistenti e di inserirli in un unico contenitore sempre disponibile, anche per chi lavora fuori sede.
In modo particolare in questo settore, garantire l’accesso all’archivio di oltre 7 milioni di record ai quali se ne aggiungono altri 300mila ogni anno, significa anche garantire massima sicurezza durante le fasi di volo, oltre alla certezza di poter consegnare i velivoli senza attese per il corredo dei necessari documenti.
