Top Consult riporta in azienda l’ufficio postale, ma in modo virtuale

Con il pacchetto applicativo Ned for Corrispondenza e il servizio semplificato di outsourcing Pec Lex, la software house torinese riporta sotto controllo messaggi e-mail e Pec e qualsiasi tipologia di documento scambiato per ottemperare agli obblighi di legge. Ecco come.

Ricreare in azienda l’ufficio posta in modo virtuale.
È quanto promettono il pacchetto applicativo Ned for Corrispondenza e il servizio semplificato di outsourcing Pec Lex messi a punto da Top Consult, prossima a presentare gli ultimi nati in occasione di Omat, l’evento per gestire i dati aziendali digitalizzati, di scena a Milano, i prossimi 27 e 28 marzo.

Considerato che il 30 giugno di quest'anno scadrà la proroga per il deposito dell’indirizzo Pec ufficiale da parte delle imprese e che dal 1° luglio 2013, per imprese e Pubblica amministrazione, scatterà l’obbligo di comunicare esclusivamente in modo informatico istanze, dichiarazioni e documenti di qualsiasi genere, l’idea della società torinese è trasformare i documenti ricevuti e spediti facendoli diventare patrimonio dell’intera azienda e linfa vitale dei processi.

Non a caso, le nuove soluzioni di Top Consult promettono di ricreare in azienda l’ufficio posta “virtuale” riportando sotto controllo messaggi e-mail e Pec e qualsiasi tipologia di documento scambiato, al fine di rendere più efficiente l’organizzazione dei processi ottemperando, al contempo, agli obblighi di legge civilistici e fiscali.

Nello specifico, il pacchetto applicativo Ned for Corrispondenza, che Top Consult assicura semplice, economico, pronto all’uso e personalizzabile, consente di archiviare, protocollare, ricercare e conservare a norma la corrispondenza aziendale in ingresso e in uscita, in tutti i formati disponibili.

Nel caso di e-mail, fax e Pec, l’archiviazione dei messaggi è promette di venir facilitata dalla compilazione automatica dei dati che li caratterizzano, come mittente, destinatario, oggetto e data, prelevati automaticamente dai client di posta elettronica, mentre la ricerca dei documenti archiviati viene effettuata in un secondo tempo mediante l’interfaccia utente del software documentale che consente la navigazione fra documenti correlati.

A sua volta, l’archiviazione della corrispondenza può avvenire in forma semplice e interattiva, utilizzando direttamente i normali client di posta elettronica tramite gli specifici connettori realizzati da Top Media, quali Connect per Outlook e per Lotus Notes.

Inoltre, Ned for Corrispondenza consente anche l’archiviazione e protocollazione automatica e non presidiata di e-mail o Pec che arrivano ad una o più caselle aziendali dedicate, come ad esempio le fatture fornitori o gli attestati Inps di malattia, i cui dati possono essere messi a disposizione delle applicazioni gestionali specifiche.

Infine, alle aziende che non vogliono ancora affrontare le tematiche della gestione della corrispondenza, ma solo ottemperare all’obbligo di conservazione dei messaggi di posta elettronica certificati e non, Top Consult propone il già citato servizio semplificato Pec Lex all’interno del quale, in qualità di outsourcer, la società si impegna ad archiviare a norma i messaggi di posta in qualità di Responsabile della Conservazione delegato.

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