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Smart Team Organization: come far decollare la collaborazione

STORMO è un progetto di DOING – Part of Capgemini pensato per rendere più efficace la connessione smart di team globali e diversificati che collaborano da luoghi differenti.

Il momento epocale che stiamo vivendo ha dato una fortissima accelerazione a molti processi che latitavano. Il mondo digitale è diventato, d’improvviso, il mondo reale, l’unica dimensione in cui possiamo muoverci, lavorare, relazionarci.

Cercando di radunare e raccontare i principi, le regole, le tecniche per lavorare in team globali, distanti, diversi serviva una grande metafora. Doing ha trovato nella natura la chiave di interpretazione perfetta, lo stormo: un gruppo caratterizzato da regole precise e millimetriche, da leadership diffusa, da armonia, compattezza, direzione, impulso. Poche regole, chiare e condivise: cohesion (lavorare compatti), alignment (lavorare a uno scopo condiviso), distance (lavorare insieme nel rispetto delle individualità): ottimamente isolate e riassunte in un esperimento di programmazione tecnologica, i boids.

S.T.O.R.M.O. , ovvero Smart Teams Organization Module, è per Doing un modello di lavoro per volare (lavorare) assieme, in un’unica direzione, vicini, compatti, ma unici.

I principi chiave sono di S.T.O.R.M.O. sono 3, ognuno con 5 corollari:

Togetherness: restare uniti, per volare più alto.
– Obiettivi condivisi per un traguardo comune: se i ruoli e il contributo che ognuno può dare sono chiari, il traguardo si raggiunge insieme.
– Con i fatti si costruisce la fiducia: confrontiamoci sugli avanzamenti, fissiamo obiettivi intermedi, chiediamo agli altri di misurare con noi i progressi che stiamo facendo a intervalli regolari
– O capitano, mio capitano: il leader dà il ritmo e motiva, attraverso momenti ufficiali scritti ma anche chat, messaggi e telefonate. I follower hanno molti canali per raggiungerlo, che non sono solo le riunioni o gli incontri ufficiali.
– Pianificare sempre: poco spazio per l’improvvisazione, programmare i tempi e i modi diventa cruciale. Ogni momento di condivisione, dalla riunione alla lezione, va stabilito con tempistiche chiare e tutti devono avere modo e spazio per partecipare.
– L’arte del compromesso: se da una parte ci si vede in video call, dall’altra ci sono infiniti canali – come chat o altri strumenti – per rinforzare e attivare una comunicazione più intima e ristretta.

Politeness: strumenti giusti al momento giusto.
– Calendario condiviso: che sia la riunione con l’AD o il tutorial di cucina, pianificate in anticipo e individuate la fascia oraria perfetta per tutti
– Conference call: si gestiscono con la cura di un maggiordomo, salutate i nuovi arrivati, silenziate tutti all’inizio e fate un giro di feedback. Occhio sempre ai tempi che tutti devono rispettare, anche chi interviene e non è il team leader.
– Video conference: assicuratevi di avere il setting adatto, di poter vedere le persone con cui parlate e di ridurre (il più possibile) le incursioni! E accendete la videocamera inquadrando voi per bene, non la finestra o il vostro gomito!
– Chat e messaggi: utilissime per one-to-one e informazioni lampo o per ribadire l’appuntamento di lì a breve. Quelle di gruppo più indicati per comunicarsi i progressi o dei cambiamenti last second, che per pianificare o prendere decisioni ufficiali (ma ottimi come backchannel!)
– E-mail: è lo strumento più familiare per chi lavora in ufficio, utile per obiettivi, report e brief o per dare informazioni estese, poco per collaborare e fare insieme.

Awareness: se capisci il contesto, eviti i contrasti.
– La cultura è la chiave per capirsi: provate a individuare il background, i valori, la visione della vita di chi lavora con o per voi, comprendere le differenze vi aiuterà a capirvi e comunicare. Anche solo mappando provenienza geografica o età o etnia delle persone con cui avrete a che fare, in digitale.
– Anche l’avatar ha un cuore: mostrate le emozioni anche in versione digitale: in chat e via mail avete le emoticon, in video call usate il linguaggio del corpo… ma non esagerate coi sorrisini.
– Pianificate la giornata e la vita: occhio a quando fissate gli appuntamenti, assicuratevi che sia il momento consono per l’attività che dovete svolgere e che lo sia considerando anche il resto della routine degli altri
– Verba volant, screenshot manent: occhio alle parole che usate, la scrittura viaggia più veloce e rimane di più che le parole scambiate alla macchinetta del caffè.
– Nessuno resti offline: imparate a padroneggiare gli strumenti digitali, the sooner is the better.

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