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Recovery plan, Workday: aziende, dati e persone in trasformazione

Intervista a Federico Francini, Managing Director di Workday Italy.

Abbiamo realizzato un ciclo di interviste con le principali società ICT e digitali sul 2021, alla luce del tema del Recovery plan, il piano per la ripresa, economica e sociale, delle nazioni europee.

Il governo italiano lo ha chiamato Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR), l’Europa ha varato la formula Next Generation EU. A noi, nella sede che ci compete, quella tecnologica, piace declinarlo come Next Generation IT: IT inteso, sia come Information technology, sia come Italia.

Otto domande, le cui risposte ci consentono di portare a evidenza la posizione della società e a costruire un quadro complessivo di partecipazione delle realtà ICT alla crescita del Paese in senso digitale.

Il contesto di partenza, dunque, è quello del Recovery Plan. Dei 196 miliardi di euro che potrà investire il nostro paese, quasi 49 miliardi saranno destinati alla trasformazione digitale della società italiana. Ma il digitale entrerà anche negli altri settori: la sanità, l’istruzione, le infrastrutture e la transizione verso la sostenibilità energetica e ambientale. In tutti questi ambiti il ruolo dell’ICT sarà centrale nel 2021.

Li affrontiamo sulla base di sette argomenti più uno: tecnologie per il recovery plan, smart working, data driven, cloud, cybersecurity, intelligenza artificiale, 5G. L’ottavo elemento è quello “celato” nel DNA della società e connota in modo inequivocabile e distinguibile la cifra tecnologica, il contributo che darà allo sviluppo digitale nazionale.

Intervista a Federico Francini, Managing Director di Workday Italy.

Nel contesto del Recovery plan – Next generation IT, quali sono le leve tecnologiche che andranno mosse per prime, per ottenere quali obiettivi?

Oramai è chiaro il fatto che tecnologie ed applicazioni in grado di offrire agilità organizzativa, flessibilità nella gestione dei processi, anche quelli difficilmente prevedibili, e capacità di adattamento, coinvolgimento e sviluppo delle persone, anche a distanza,  rappresentino elementi imprescindibili. Inoltre, è evidente che questi vantaggi possano essere più velocemente disponibili utilizzando il cloud.

Con cloud intendo dire applicazioni dedicate alle organizzazioni, alle risorse umane e alla gestione finanziaria progettate per la nuvola fin dalla nascita, senza retaggi storici architetturali o applicativi del passato. Solo in questo modo si può uscire dagli schemi ed innescare una vera trasformazione che come dice la parola, implica un forte cambiamento per ottenerne benefici che durano a lungo termine. Per affrontare questa evoluzione serve visione, propensione al cambiamento che si traduce anche in adozione di tecnologie e applicazioni in grado di fornire agilità organizzativa sostenibile nel futuro e soprattutto per ottenere una organizzazione data driven.

In sostanza: cloud, intellligenza artificiale e machine learning, mobile applications, network (5G), smart working regolamentato, data driven approach e agility a tutto tondo.

Con Workday che è il leader assoluto globale nelle applicazioni cloud native e trasformazionali per la gestione delle risorse umane e delle risorse finanziarie e che si rivolge al mercato delle aziende di medie e grandi dimensioni, stiamo aiutando già da tempo le aziende ad intraprendere questo percorso di trasformazione.

Per le imprese, ma anche per il settore pubblico, non è assolutamente sufficiente investire in tecnologia per innescare una trasformazione digitale. È invece necessario rendere pronta l’intera organizzazione e i propri dipendenti con le competenze indispensabili per usare tali tecnologie, per adottare e cavalcare innovazione, per affrontare nuovi modelli di business e per pianificare e simulare i risultati di nuovi modelli organizzativi con le giuste allocazioni di risorse finanziarie.

La trasformazione digitale non parte dalla tecnologia ma parte dalla people transformation, quindi ritengo che le prime leve da spostare siano le applicazioni cloud innovative di Human Capital Management come Workday in grado di fornire benefici a lungo termine in agilità organizzativa, flessibilità nei processi e che siano in grado di abilitare reskilling e upskilling della forza lavoro; applicazioni basate su tecnologie di frontiera embedded che quindi sono fruibili ed adottabili con velocità di adozione e risultati misurabili.

Lo smart working diventerà strutturale: con quali impatti tecnologici e organizzativi, in termini di workflow?

Lo smart working non è una misura di emergenza. Inoltre, non è solo il forzato remote working che tutti stiamo sperimentato in questo periodo sulla nostra pelle tra i 4 muri di casa nostra con i relativi pro e i contro. Lo smart working è sinonimo di flessibilità, di agilità, di responsabilizzazione e condivisione sul conseguimento degli obiettivi personali ed aziendali, di fiducia reciproca, di adeguamento della forza lavoro alle nuove opportunità di mercato e alle nuove dinamiche organizzative. Ma tutto questo va regolamentato e abilitato con adeguate regole, tecnologie ed applicazioni. La rete rappresenta l’infrastruttura di base e quindi dovrà sicuramente essere capillare ed adeguata a gestire i picchi di carico. Le dotazioni di mobile computing dovranno essere pervasive e le applicazioni con le quali i datori di lavoro interagiranno con i propri dipendenti dovranno abilitare grandi trasformazioni innovative, per garantire un adeguato coinvolgimento e sviluppo della forza lavoro, delle competenze e della capacità di adattamento alle dinamiche che ci si presenteranno nel prossimo futuro.

Grazie a Workday, ad esempio, le organizzazioni sono in grade di agevolare e semplificare lo smart working. Le nostre soluzioni permettono una esperienza utente di tipo consumer e tramite mobile app agevole, forniscono un feedback continuo, consentono di misurare il sentiment aziendale tramite survey frequenti, forniscono analisi sul clima aziendale, sul benessere dei dipendenti e bilanciano diversità e inclusione. Inoltre, il sistema Workday permette una gestione continua delle performance supportando la formazione finalizzata a colmare i gap di competenze, e ancora, dare visibilità su potenziali percorsi di carriera e mobilità interna, fornendo così la chiara consapevolezza e condivisione del proprio operato nel conseguimento degli obiettivi aziendali.

Con le adeguate accortezze che non possono di certo essere quelle dettate da una emergenza sanitaria di una pandemia, sono convinto che lo smart-working, laddove sia possibile applicarlo in modo opportuno e regolamentato, possa aumentare sensibilmente la produttività delle persone, aumentare il rapporto qualità tra lavoro e vita privata e quindi aumentare il  senso di condivisione e contribuzione ai risultati.

Stiamo costruendo una società che deve imparare a coltivare i dati sin da quando nascono. Cosa servirà fare, soprattutto sul fronte delle Pmi?

I dati non vanno solo creati, coltivati ed usati con un preciso obiettivo fin dall’inizio, ma bisogna anche fare in modo che i dati corretti lavorino per noi, che siano in grado di aiutarci a prendere decisioni, suggerire azioni e anticipare i trend in modo predittivo. Un’azienda Data Driven è quella in cui la pianificazione strategica, l’execution della strategia, la gestione delle risorse, le decisioni continue e le analisi, rappresentano attività basate su informazioni e dati fruibili e navigabili a piacere in tempo reale, esterni ed esterni, con la possibilità di effettuare simulazioni e pianificazioni continue e collaborative.

Questo permette di pianificare e mettere in esecuzione le nuove strategie in modo adattivo in modo fluido e con la piena consapevolezza di poterne analizzare i risultati. Non a caso, la soluzione di pianificazione di Workday si chiama Adaptive Insights. Questa oggi è una necessità per competere sul mercato che coinvolge aziende di ogni dimensione e sicuramente anche le Pmi.  Nel mercato delle Pmi in Italia esistono aziende di dimensioni limitate ma che rappresentano leadership a livello internazionale, che per competere sul mercato non possono prescindere da questa dinamicità e agilità organizzativa abilitate da un approccio Data Driven.

Il vero problema delle Pmi sta nel fatto che le loro organizzazioni snelle possono trovarsi totalmente impreparate ad adottare un approccio data driven in quanto questo richiede tecnologie, ad esempio, di analisi predittive e pianificazione continua, competenze tecniche digitali ed avanzate, tipiche dei data scientist che oggi sono scarsamente disponibili sul mercato.

Quindi, le Pmi dovrebbero uscire dagli schemi tradizionali in cui le vecchie applicazioni gestionali venivano considerate un male necessario o addirittura una voce di costo; dovrebbero invece iniziare ora a pensare alle applicazioni cloud come i motori abilitanti per poter cavalcare le nuove dinamiche di business, valutando un TCO su 5 anni e i benefici a lungo termine e non con un approccio tattico basato sul breve termine. Con Workday offriamo soluzioni a grandi ma anche media aziende, l’unica differenza sta nell’adozione delle best practice già presenti in Workday, nella configurazione della soluzione e nella sofisticazione dell’ambiente di integrazione.

Le Pmi dovrebbero investire in applicazioni per la gestione delle risorse umane e del business basate su piattaforme leader di mercato, uscire dalle logiche locali, adottare soluzioni in Cloud in grado di offrire loro tutti i vantaggi delle tecnologie di frontiera (big data, analytics, AI, ML, Chatbot, UX consumer, mobile etc) che continueranno ad evolvere alla velocità della luce, ma in modo totalmente embedded e trasparente senza richiedere alcuno sforzo di adozione, per concentrarsi invece sugli indispensabili adattamenti organizzativi che le dinamiche di business gli riserveranno nel prossimo futuro e a lungo termine.

Nel 2021 il cloud sarà per tutto e per tutti: il multicloud diventa la nuova pista di decollo?

Abbiamo visto che il primo passo è la selezione delle giuste applicazioni cloud leader di mercato in grado di garantire una trasformazione innovativa nella gestione delle principali risorse di una azienda (nel caso di Workday capitale umano e risorse finanziarie) in modalità unificata e con tecnologie embedded di ultima generazione, in grado di garantire alle aziende e ai propri dipendenti la massima evoluzione tecnologica, ma con una altissima velocità di adozione in modo trasparente e senza sforzo. Tuttavia è importante fare attenzione: se si ricade nell’errore di scegliere ancora applicazioni (seppure in cloud) basate su logiche tradizionali senza una vera visione trasformazionale e senza una attenzione alla semplificazione, si rischia solo di spostare in cloud la tradizionale complessità tipica dei sistemi legacy che rappresenta ad oggi la massima inerzia all’agilità organizzativa, senza ottenere nessun beneficio nel lungo termine.

Workday ha avuto il coraggio e la lungimiranza nel 2005 di iniziare da zero lo sviluppo delle proprie applicazioni di HCM e Finance in modo totalmente nativo per il cloud, sviluppate con tecnologie per il futuro e sui principi delle modalità di interazione tipiche del mondo internet e consumer. Quindi Workday stessa ha provato su sé stessa quali vantaggi si possono trarre con un approccio totalmente innovativo, trasformazionale e proiettato nel futuro.

Al pari della salute, la sicurezza è sempre più un tema da regia nazionale. Per quella digitale l’Italia è chiamata a fare un passo avanti. Cosa servirà per compierlo?

La sicurezza è una importante priorità da non sottovalutare sia per le organizzazioni sia per gli utenti. Abbiamo visto recentemente quanta attenzione venga giustamente posta da parte degli utenti quando si parla di fornire dati, anche per giuste cause.
Aziende e pubblica amministrazione sono ormai centrate su dati per cui la sicurezza è la priorità. È necessario che tutte queste realtà adottino sistemi sicuri per tutelare i propri utenti e sé stessi.

In Workday la nostra priorità assoluta è mantenere i dati dei nostri clienti al sicuro. Adottiamo rigorose misure di sicurezza e di privacy a livello organizzativo, architetturale e operativo per garantire che i vostri dati, le vostre applicazioni e le vostre infrastrutture rimangano al sicuro. Le normative sulla privacy dei dati sono complesse, variano da paese a paese e impongono requisiti rigorosi.

Quando si sceglie un’applicazione HCM, finanziaria o di altro tipo, le aziende devono sceglierne una che consenta ai clienti di rispettare i loro obblighi di protezione dei dati e proteggere la privacy dei loro dati. Con le soluzioni Workday, i clienti ottengono funzionalità e pratiche di privacy all’avanguardia che consentono di soddisfare i propri obblighi in materia di privacy. Ci consultiamo con una rete internazionale di consulenti legali, che possiede competenze locali in oltre 80 giurisdizioni. Inoltre, le risorse globali sovrapposte di Workday includono un servizio di monitoraggio globale, un servizio di notifiche legali fornito da un’alleanza di studi legali che monitora i cambiamenti normativi per 58 giurisdizioni.  Attraverso questo servizio di monitoraggio globale, Workday riceve notifiche di modifiche alle leggi e ai regolamenti sulle risorse umane e sull’occupazione in un ambito definito di aree rilevanti coperte, rimanendo sempre al passo.

Sdoganata dalle applicazioni consumer, l’intelligenza artificiale non sembra più essere un “nemico” della società. In che modo la vedremo messa a frutto per la crescita del Paese?

Solo il nome intelligenza artificiale ha creato una barriera psicologica negli anni passati in cui l’uomo si è sentito minacciato. Ma oggi l’intelligenza artificiale non è più un nemico perché è compresa come un aiuto importante che ci permette di concentrarci su attività di maggior valore. L’intelligenza artificiale comprende una pletora di tecnologie, di applicazioni e di finalità. Un sottoinsieme dell’intelligenza artificiale che ad esempio Workday rende oggi disponibile nelle proprie applicazioni HCM e Finance è il machine learning, e cioè algoritmi in grado di apprendere e di suggerire in modo personalizzato ed individuale azioni e automatismi agli utenti stessi o anche di prevedere dei trend di business, di sviluppo o di carriera, in funzione di analisi continue su benchmark ed analisi effettuate su data lake di dati totalmente anonimizzati. A questo proposito credo valga la pena dire che Workday è in grado di basare le proprie analisi su un numero di oltre 55 milioni di utenti.

Il 5G è alle porte. Come si potrà partire contestualizzandolo nei settori del recovery plan?

Il 5G ha un ruolo chiave nella digitalizzazione e nel mondo delle imprese. Questa tecnologia porterà un grande cambiamento in tutti i settori anche in termini di business e di cybersecurity. Il 5G dovrà avere una importante fetta nella digitalizzazione del nostro paese dove si parla da tempo di Industria 4.0. In ambito IoT sarà un grande passo avanti anche a livello di sostenibilità, dove si farà un uso migliore dell’energia. Mentre, il cambiamento relativo alle modalità di lavorare, anche lo smart working ne trarrà grandi benefici e non posso che appoggiare ciò che ne deriverà. Maggiore sicurezza, velocità, realtà virtuale, nuove professionalità e formazione, reskilling, sono solo alcuni degli elementi che vanno assolutamente presi in considerazione e sul quale sarà necessario investire.

Proprio agli inizi di febbraio, durante un evento, Workday ha parlato dell’impatto del 5G sull’industria, sull’implementazione di edge e fog computing, sull’ascesa dell’automazione e dell’intelligenza artificiale.

L’ottavo elemento: cosa caratterizzerà l’agire di Workday nel 2021?

L’azione di Workday per il 2021 trova un contesto che non potrebbe essere più congeniale al proprio portafoglio di offerta perché la sua natura si caratterizza per l’alto valore trasformazionale delle proprie soluzioni e l’anno nuovo sarà il momento improcrastinabile per la trasformazione di molte aziende italiane.

Oggi nel post Covid che purtroppo non possiamo ancora consideralo tale, le principali preoccupazioni delle aziende si concentrano su tre necessita fondamentali: agilità organizzativa per affrontare le dinamiche future, Reskilling e Upskilling della forza lavoro, adottare best practices e tecnologie abilitanti vantaggi a lungo termine.

Continueremo a portare sul mercato il valore tangibile e i benefici misurabili e durabili nel tempo che una soluzione unica ed esclusiva come Workday è in grado di offrire per affrontare la trasformazione digitale sia nella gestione del capitale umano sia di quello finanziario. Tutto ciò, fornendo i migliori strumenti tecnologici innovativi e con una veloce e coinvolgente adozione, confermata anche dal fatto che Workday oggi vanta il 97% di customer satisfaction dei propri clienti e che oltre il 70% dei nostri clienti acquisiti sia già “live” con progetti di adozione all’interno dei tempi e dei costi stabiliti, senza costi nascosti né imprevisti.

Abbiamo visto in una ricerca sull’agilità che molti manager pensano che le grandi aziende possano essere stabili mentre quelle più piccole siano maggiormente flessibili e celeri. In realtà, non è proprio così, e la pandemia ce l’ha dimostrato, molte realtà tradizionali hanno dovuto agire in modo agile molto velocemente.

Le aziende agili, indipendentemente dalle dimensioni, sono sia dinamiche che stabili. Esse sono in grado di sviluppare strutture, accordi di governance e processi con un insieme relativamente immutabile di elementi fondamentali, come chi prende le decisioni, come vengono prese e come vengono allocate le risorse e viene assicurata la supervisione. Questa struttura portante fissa, che potrebbe includere anche le unità operative principali di una società, può rimanere abbastanza stabile per cinque o dieci anni. Ma tali aziende hanno anche elementi più sciolti e dinamici che si adattano rapidamente alle nuove sfide e opportunità. Questo anello flessibile, circondato dal resto dell’organizzazione, può persino incoraggiare i propri dipendenti a pensare e a comportarsi come imprenditori autonomi.

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