Un’indagine di Xplor per conto di Lexmark dice che le medio-grandi aziende italiane possono ancora risparmiare tanto in fatto di gestione documentale e di stampa.
Durante la scorsa estate, Xplor Italia Research, per conto di Lexmark, ha effettuato un’indagine, tramite interviste telefoniche e con la compilazione di un questionario strutturato, su un campione rappresentativo di 44 imprese private ed enti pubblici con più di 250 dipendenti, relativo all’analisi delle politiche, delle prassi operative e dei costi del Document&Print management in Italia.
Si tratta della seconda edizione dell’indagine. La prima aveva puntato l’attenzione sul mondo delle Pmi, rilevando elementi di valutazione per proporre nuovi percorsi di efficienza e sviluppo. A distanza di tre anni, l’iniziativa si è indirizzata verso il segmento delle grandi imprese private e degli enti pubblici con l’obiettivo di offrire uno scenario completo e articolato sul peso che la gestione documentale ha in queste realtà e sulle azioni che queste hanno intrapreso per ridurre il Tco.
Generalmente, si ritiene che ogni anno la spesa per la gestione dei documenti può ammontare a una quota compresa tra il 6% e il 10% del fatturato globale di un’azienda e può addirittura incidere fino al 15% del suo giro d’affari.
L’indagine, allora, ha anzitutto analizzato la percezione delle aziende in merito alla rilevanza che la gestione documentale ha sul loro business, in termini di costi e investimenti.
È emerso che, mediamente, in tutti i settori esaminati il numero di dispositivi di stampa installati in azienda è maggiore rispetto a chi effettivamente li utilizza (in media 1,15 utenti per dispositivo, contro i 4/6 utenti per dispositivo che ortodossia vorrebbe) creando evidenti inefficienze in termini di gestione e manutenzione delle macchine.
Per quanto riguarda l’approccio organizzativo alla gestione documentale, invece, due terzi delle aziende hanno dichiarato di non aver definito un piano strategico per questa area di attività.
Se globalmente, in termini di attenzione al problema, emerge la consapevolezza di dover migliorare i processi di gestione documentale e di stampa, nei fatti molte realtà ancora faticano ad attuare piani di intervento concreti per garantire la produttività in ufficio.
Utility e mondo della Distribuzione risultano i più attivi: in particolare il primo ritiene fondamentale gestire i flussi documentali (al 100%). E all’ultimo posto ci sono ancora i grandi enti pubblici.
Dati significativi sui costi di gestione che impattano sui budget aziendali sono legati anche al tempo impiegato quotidianamente dal personale per la gestione dei documenti e al numero delle pagine prodotte mensilmente: 8 aziende su 10 dichiarano che complessivamente il tempo dedicato dai propri dipendenti è superiore al 40% dell’intera giornata lavorativa; inoltre, il 68% degli intervistati, con in testa il settore Finance, ha affermato di stampare più di 100mila pagine al mese.
Alla domanda “Potete fornire una stima dei costi che state sostenendo?” più di una azienda su tre non ha saputo rispondere.
Nel 91% dei casi non esiste un budget dedicato alla gestione documentale: il 59% non ha idea della cifra da destinare a questa attività e il 32% non prevede una voce di spesa al riguardo. Il restante 9% del campione ha invece dedicato alla gestione documentale tra il 6 e il 15 % del budget.
I vantaggi sottolineati da chi ha già implementato delle soluzioni di gestione documentale sono per l’86% del campione un miglioramento della comunicazione interna e per il 75% delle imprese un lavoro più collaborativo, cui seguono le voci relative al servizio e alla comunicazione con l’esterno. Ancora, per il 48% delle aziende, l’aumento della soddisfazione dei clienti. Inoltre, attraverso strumenti di gestione documentale sono migliorati il marketing (per il 36% del campione) e la produttività (32%) globali.
L’utilizzo dei diversi canali distributivi per la condivisione di documenti elettronici all’interno delle aziende è ancora poco omogeneo: lo strumento della posta elettronica risulta oggi il più utilizzato da tutti. Al secondo posto la rete (impiegata dell’81%); segue il fax, molto usato da mondo della Distribuzione e Pa (rispettivamente 71 e 66%). La scansione automatica dei documenti è ancora poco usata (è impiegata solo dal 30% delle aziende), mentre l’archiviazione ottica in rete è una prassi utilizzata dal 36% delle aziende, con in testa di nuovo la Distribuzione (il 71% di questo settore la usa frequentemente).
Anche il controllo centralizzato degli asset hardware e software rappresenta un punto qualificante nell’economia di gestione e ottimizzazione di tempi e risorse; la centralizzazione delle sole risorse di tipo hardware non trova riscontro, ma 7 aziende su 10 gestiscono hardware e software in modo utilmente accentrato.
In generale risulta che il passaggio dal cartaceo al digitale procede con lentezza: le abitudini di stampa, infatti, sono ancora fortemente radicate in tutti i settori analizzati (in particolar modo negli enti pubblici e nelle aziende manifatturiere). Solo il 7% del campione trasforma abitualmente documenti in digitale (i più virtuosi si rilevano ancora una volta nel settore Finance).
