Una chiave di lettura per capire i costi palesi e nascosti delle stampanti. E qualche consiglio comportamentale.
In questo spazio (Techne – Con parole mie) i protagonisti della tecnologia raccontano e si raccontano, portando alla luce la miscela virtuosa di tecnica ed esperienza al servizio delle esigenze dell’utenza. Parlano sulla base della conoscenza, evitando di fare riferimento alla propria produzione, bensì portando il discorso su un piano generale e fruibile da tutti.
Nell’ultimo decennio la tecnologia ha generato elevati volumi di business per le aziende. Occorre, però, analizzare il costo d’acquisto di queste tecnologie. Infatti, se da un lato si ha un basso costo d’acquisto, dall’altro si ha a che fare con costi nascosti elevati, sia che si tratti di un nuovo sistema operativo sia di un server d’ultima generazione.
Provate a entrare in un’azienda e vedrete una proliferazione di dispositivi di stampa, che spazia dalle stampanti laser a colori e in bianco e nero, alle stampanti ink-jet e fotocopiatrici.
In genere ciò che crea confusione è il puro costo d’acquisto dei differenti modelli presenti sul mercato delle stampanti: le aziende, in realtà, desiderano acquistare le migliori soluzioni in termini di costo e di robustezza. Se le aziende valutassero le stampanti soltanto dal costo d’acquisto, la maggior parte di esse avrebbe un parco macchine composto da stampanti a getto d’inchiostro. In realtà negli uffici le stampanti ink-jet sono considerate un falso risparmio. Nonostante il basso prezzo d’acquisto delle ink-jet, il costo per i consumabili (come cartucce, manutenzione e carta) può velocemente aumentare fino a superare quello per una laser di fascia alta.
Fattori che determinano i costi nascosti
Le stampanti laser monocromatiche e a colori sono diventate degli standard negli ambienti aziendali grazie alla loro velocità di stampa e alla durevolezza che offrono. In ogni caso il Tco (Total Cost of Ownership) è spesso trascurato da parte degli It manager che sono coinvolti nei progetti di acquisto delle stampanti. Gli It manager e le aziende dovrebbero essere consapevoli dei costi nascosti, quali:
Network Management– Oggi molte stampanti sono già configurate per lavorare in rete e sebbene questa funzionalità consenta di ridurre effettivamente il Tco, la loro gestione e manutenzione all’interno dell’infrastruttura aziendale risulta difficoltosa e complicata.
Elevato utilizzo e consumabili – Gli utenti che utilizzano la stampante sbagliata per il loro lavoro possono aumentare il Tco. Molte aziende utilizzano sia le stampanti monocromatiche sia a colori per stampare, indifferentemente, documenti di testo o presentazioni aziendali. Le aziende dovrebbero sapere che inviare i documenti di stampa ad un piccolo dispositivo porterà ad un sovraccarico di lavoro generando un aumento dei costi dei consumabili e dei costi di manutenzione.
Manutenzione – Dispositivi dotati di parti mobili, ad un certo punto del loro ciclo di vita avranno necessità di manutenzione. Per le stampanti questo costo può rappresentare fino al 50% dei costi di stampa globali. La manutenzione, insieme ai consumabili, è un fattore chiave quando si valuta l’acquisto di una stampante.
Riduzione dei costi di stampa
Scegliere un perfetto equipaggiamento di stampa per la propria azienda non deve scoraggiare in quanto esistono effettivamente dei modi per ridurre il Tco. Per esempio, scegliendo il giusto mix di stampanti laser monocromatiche e a colori. Con un utilizzo di entrambe le soluzioni di stampa, le aziende possono abbassare il Tco, sfruttando i dispositivi in bianco e nero per i documenti di testo ad un costo più basso rispetto a quelle a colori.
Le stampanti ad impatto, ad aghi o di linea per grandi volumi di stampa, possono generare un risparmio di costi del 90% per ogni documento di back office, come bolle di consegna, documenti di trasporto, codici a barre, etichette e reporting. Queste grandi lavoratrici sono spesso trascurate nelle discussioni riguardanti il Tco ma acquistare la giusta tecnologia per la giusta applicazione può permettere di risparmiare una fortuna.
Ci sono molti modi per ridurre il Tco
Scegliere i giusti consumabili – Il toner può rappresentare un fardello nella spesa It. Spesso le aziende optano per toner di capacità standard per il loro basso prezzo d’acquisto iniziale, ma toner ad alta capacità possono ridurre i costi di stampa fino al 35%.
Garanzia e manutenzione – Molti produttori offrono estensioni di garanzia e servizi con diversi benefici. La tempestività dell’intervento, la preparazione dei tecnici e la qualità degli interventi di manutenzione incidono, non solo sulla soddisfazione del cliente ma sulle prestazioni complessive della stampante e sull’efficienza del loro utilizzo.
Stampanti semplici da utilizzare – Le aziende devono avere la certezza che le stampanti che acquistano siano semplici da utilizzare. Gli impiegati devono essere in grado di cambiare i materiali di consumo così come poter gestire la stampante attraverso il pannello di controllo. Ogni chiamata all’helpdesk per domande sull’utilizzo della stampante ha un costo, anche se spesso non è considerato.
Gestione del network di stampa – Le aziende dovrebbero adottare una precisa strategia di stampa, verificando quale stampante riceve il maggior carico di lavoro, quale utente o dipartimento invia il maggior volume di stampa e quale percentuale di stampe sono a colori. Molti vendor dovrebbero essere in grado di offrire degli strumenti di monitoraggio di tutti questi aspetti.
Scegliere il miglior produttore – Ogni azienda è diversa e ha esigenze differenti. Occorre essere sicuri che il produttore o il dealer comprenda i propri bisogni e che non cerchi di venderci la più fantastica stampante che però non incontra le nostre esigenze. La stampante sbagliata nel posto sbagliato avrà sicuramente un impatto significativo nel Tco.
Con l’effettivo utilizzo di stampanti laser e monocromatiche, le aziende possono sviluppare una strategia di stampa, che non sia solo veloce ed efficace, ma che agisca anche sul budget. Occorre tenere presente anche quanto siano economiche le stampanti ad impatto per tutte quelle attività di back office dove le laser o le ink-jet sarebbero esagerate. Ogni produttore di stampanti e ogni dealer dovrebbero spiegare il Tco ai loro clienti usando la massima trasparenza con l’obiettivo di creare reciproca fiducia. Il Total Cost of Ownership può essere contenuto grazie alla consulenza del produttore e all’implementazione della giusta stampante.
(*)Executive Vice President TallyGenicom
