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Notion, l’organizzazione dell’ufficio virtuale

Le 30 applicazioni essenziali

Orientarsi nel mare di app non è un’impresa facile. A volte addirittura così laboriosa da indurre a rinunciare anche quando si parla di un’esigenza di lavoro. Eppure, a differenza di quelle per giocare o per il tempo libero, trovare le soluzioni giuste per la propria aziende è un’operazione ormai imprescindibile per garantire la flessibilità e la reattività dettate dagli scenari attuali. Per questo, abbiamo pensato di passare in rassegna i cataloghi di app alla ricerca di trenta tra le quali trovare l’indispensabile per la propria azienda.

Se scrivere testi è la prima operazione diventata di largo uso sui PC, tenerli organizzati una volta arrivati a quantità difficili da controllare è un problema più recente, anche se sempre attuale. Con la connettività inoltre, la questione si allarga a dispositivi e collaboratori. Qua entra in gioco l’utilità di Notion, soluzione per avere sotto controllo tutti i propri documenti, le relative relazioni al di là di essere memorizzati in una stessa cartella e all’occorrenza condividere il lavoro.

In pratica, Notion è una sorta di ufficio virtuale per piccole organizzazioni, o addirittura il libero professionista. La tendenza degli ultimi anni va comunque in direzione di un bacino di utenti più esteso, anche con l’ambizione di entrare nella dotazione di organizzazioni più grandi.

 

L’informazione giusta nel momento giusto

Tra i concetti fondamentali, il Team Wiki. In pratica, una sorta di database nel quale raccogliere le informazioni cruciali per l’attività o per un progetto. Una fonte di informazioni condivisa, quindi modificabile secondo autorizzazioni, alla quale attingere quando serve chiarirsi le idee o verificare nozioni.

In alternativa, la parte più strettamente documentale. Notes & Doc è il modulo per scrivere e memorizzare brevi file di testo con appunti e indicazioni, oppure file di altro tipo, anche più corposi. Più della dimensione però, conta la possibilità di collegarli tra loro, condividerli e all’occorrenza modificarli mantenendo la sincronizzazione.

L’organizzazione impeccabile di Notion

Il tutto, diventa materiale utile nella definizione e gestione di progetti interi e dei relativi task. Dalla definizione del gruppo di lavoro, alla suddivisione dei compiti e alle verifiche periodiche sullo stato di avanzamento, Notion tiene tutto sotto controllo da un pannello di controllo.

L’interfaccia grafica è uno dei punti di forza. Facilità di lettura e praticità nel gestire gli elementi di ogni natura permettono l’uso senza dover mettere in campo competenze avanzate. D’altra parte, per molti la disponibilità solo in inglese potrebbe rivelarsi un limite.

Come si conviene a qualsiasi app attuale, anche Notion è indipendente dal dispositivo o dal sistema operativo. Attraverso app o via Web, per l’accesso basta una connessione. Per intervenire sui singoli elementi, anche meno, perché si può tranquillamente lavorare anche offline.

Anche i costi sono alla portata di piccoli gruppi di lavoro. Per il singolo, con modalità gratuita, i limiti sono nella possibilità di condividere i contenuti con massimo cinque altre persone. La versione più completa, senza limiti di spazio, collaboratori e salvataggio dei dati su più versioni, costa 4 dollari al mese. Per i gruppi di lavoro, all’interno dei quali condividere i dati e collaborare in sincronia, il canone è di 8 dollari al mese per utente.

 

 

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