Tra le questioni legate alla dematerializzazione, spesso l’attenzione principale in tema di potenziali risparmi è legata all’impiego di carta. Aspetto non secondario, con ripercussioni anche sul fronte della sostenibilità e relativa immagine. In realtà, un impatto altrettanto importante, se non di più, si ha anche su un terzo fronte. «Proponiamo un modello di azienda paperless – conferma Massimo Ciocca, Head of Sales Retail, PA and Healthcare di Euronovate Group.- Un’azienda consapevole dell’impatto sull’ambiente dei tradizionali processi e pronta a scoprire come in realtà questo porti a grandissimi vantaggi in termini di prestazioni aziendali e conseguente efficienza operativa».
Al centro di tutto, un concetto tanto semplice all’apparenza quanto invece spesso punto iniziale di un percorso potenzialmente molto complesso e ricco di complicazioni, la firma digitale. Dove infatti si sigla un foglio di carta, in pratica si da il via a un processo lungo, complicato e costoso formato da passaggi manuali, anche a distanza, verifiche, approvazioni, archiviazione ed eventuali recuperi. Anche solo in termini di spazio occupato e tempo, facile immaginare cosa possa significare rendere invece il tutto più fluido e a prova di errore o smarrimento.
In realtà però, il passaggio non è per nulla scontato, Tra processi esistenti, reticenze di clienti e utenti e soprattutto normative, raggiungere efficienza e risparmi richiede competenze all’altezza. «Prima di tutto bisogna capire quali siano le esigenze – sottolinea Ciocca -. Fondamentale, è anche una consulenza legale per capire quale forma di firma elettronica possa essere applicata».
Trasformazione guidata con Euronovate
Da parte di Euronovate, significa entrare il più possibile nei processi di un potenziale cliente per capire fino a quale livello sia possibile intervenire e come. Partendo dal presupposto di un cambiamento rilevante, il cui impatto deve di conseguenza essere meno invasivo possibile.
Da interfacce utenti comprensibili a procedure immediate, fino all’archiviazione, tutti i passaggi devono essere a prova di imprevisto e in grado di integrarsi con i sistemi IT esistenti. Considerando come il principale mercato di riferimento siano le banche e in prospettiva la Sanità, facile capire quanto la situazione possa essere delicata.
«Alcuni chiedono espressamente di mantenere l’intera infrastruttura on-premise, archiviazione compresa. Inizialmente mi lasciava perplesso, perché secondo me oggi un’ottica cloud è più sinonimo di risparmi ed efficienza. Tuttavia, nel caso di banche o aziende sanitarie può anche essere comprensibile e di conseguenza ci siamo organizzati per assecondare ogni richiesta».
La procedura sviluppata nel tempo, prevede di conseguenza una serie di servizi da combinare in modo da formare un’applicazione complessiva il più possibile in grado di integrarsi in infrastrutture IT e processi esistenti. Il tutto, con la possibilità di dimostrare sul campo non solo la capacità di raggiungere obiettivi simbolo come riduzione dei costi e maggiore efficienza, ma allinearsi anche a un atro sempre più strategico.
«Dematerializzare e ridurre l’utilizzo di carta, spostamenti compresi, significa anche essere più sostenibili. Se consideriamo le transazioni di firma e on boarding nell’arco di un anno, in certe realtà si può arrivare all’equivalente di diecimila alberi».
Dematerializzare ha senso se riguarda un intero percorso e se ogni passaggio è perfettamente integrato con in processi aziendali. Fermo restando la possibilità di avviare o seguire una procedura in modo tradizionale in caso di necessità o di esplicita richiesta del cliente, firmare in digitale significa da subito risparmiare stampe, fascicoli e relativi trasferimenti con tutte le operazioni annesse, fino all’affitto di locali solo a scopo di archivio.
«Oltre a banche e Sanità, pensiamo ai contratti di lavoro, forniture, affitti, consensi e tanto altro. Per questo, abbiamo sviluppato un catalogo completo per prendere in considerazione anche tutti i passaggi di ogni processo».
La Value Wheel di Euronovate aiuta a capire i vantaggi
Uno scenario complesso, dove non è sempre facile trasmettere i potenziali vantaggi a fronte di abitudini consolidate da anni e i giustificati timori di intervenire sui processi interni. Per questo, Euronovate ha sviluppato una metodologia particolare. «Value Wheel è una rappresentazione grafica utile per analizzare e misurare tutti gli aspetti critici dei processi di firma e gestione dei documenti al fine di calcolarne l’impatto sull’ambiente. Un framework utile a trovare il percorso più sostenibile per condurre le operazioni aziendali, ottimizzare i processi e migliorare l’efficienza, trasformando la dematerializzazione documentale in una pratica integrata».
I parametri Value Wheel di Euronovate offrono una panoramica dettagliata degli aspetti chiave che guidano l’efficienza operativa e la gestione aziendale quali per esempio numero di sedi, uffici remoti, numero di operatori di gestione pratica per sede, numero di pratiche per anno, tempi medi di on boarding e firma.
«Anche solo il risparmio di carta è un primo risultato tangibile immediato da stimare. Al quale possiamo aggiungere il tempo speso dagli operatori in un centro di accoglienza per consegnare o compilare fogli, farli firmare, riprenderli, controllarli, spesso digitalizzarli e quindi inoltrarli o archiviarli». In sostanza, diminuendo il tempo speso con la singola pratica, si può aumentare il numero di clienti serviti più velocemente, oppure dedicare il personale alla crescita aziendale».
Head of Sales Retail, PA and Healthcare, Euronovate Group
Benefici a portata di mano
Una volta avviato, naturalmente tutto deve procedere al meglio. Trovarsi di fronte a un cliente senza la possibilità di procedere per un imprevisto o non poter completare un flusso documentale a causa di problemi con la firma digitale, rischia di rivelarsi controproducente. «Dopo la consulenza e lo sviluppo, avviamo una fase di testing utile per capire se possano verificarsi problematiche particolari. Anche durante la fase operativa, un monitoraggio ci permette di anticipare potenziali problemi e tenere informati i clienti su cosa stia succedendo».
Passaggio inoltre utile per ricavare indicatori utili in sede di ESG, sia per chi è chiamato a rispondere agli obblighi del bilancio di sostenibilità sia per chi semplicemente è interessato a conoscere i parametri, anche allo scopo di ottenere sovvenzioni.
Rispetto ad argomenti più complessi, la dematerializzazione ha il vantaggio di benefici immediatamente tangibili. Entrando nel dettaglio di tempi e costi però, aumentano i dubbi, destinati a svanire di fronte a prospettive spesso migliori di ogni migliore attesa. «Il 70% dei contatti con cui parliamo è consapevole dell’impatto positivo. Non sanno però stimare il ROI e la Value Wheel serve anche proprio per aiutare a capire quanto in realtà sia molto breve. In genere, si parla di mesi».
La firma sul risparmio
Un ottimo esempio, il progetto realizzato per Gestione Carte Conad, la divisione della catena di supermercati dedicata a gestire le tessere fedeltà dei clienti. La dematerializzazione ha portato ad abbattere i costi di gestione. Per avere un’idea, si parla di registrazioni in oltre 3.500 punti vendita, in precedenza eseguita manualmente, con trasmissione periodica via posta della documentazione alla sede centrale una volta evasa, da conservare in archivio. Aspetto non secondario, anche gli errori sono diminuiti in misura drastica.
«Il nostro CTO ha passato mezza giornata a lavorare in uno di questi centri in un supermercato, per capire esattamente la procedura svolta dall’operatore e come potevamo inserire le nostre soluzioni».
In uno scenario più esteso, la firma elettronica è solo un primo passo verso una trasformazione digitale più estesa, con benefici recenti. Una volta deciso di abbandonare il cartaceo e siglato a tutti gli effetti il via al passaggio, si può pensare per esempio all’inserimento digitale di documenti o prenotazioni, attraverso scansione o moduli, per poi trasmettere tutto a chi di competenza, senza di fatto spostare nessun supporto fisico.
Per esempio, anticipare da casa il caricamento dei documenti e dei dati anagrafici sull’interfaccia di un CUP ospedaliero, il quale si occuperà di trasmettere il materiale al reparto dove effettuare visite o ricoveri, al quale aggiungere esiti di esami o referti, validati sempre digitalmente dai rispettivi responsabili sanitari. Il tutto, accessibile anche successivamente per ogni necessità.
«La digitalizzazione è un’ottima leva strategica per migliorare l’efficienza operativa – conclude il manager di Euronovate -. Una leva, semplice e quantificabile, intorno alla quale cresce la consapevolezza e sempre più spesso è proprio la regolamentazione a spingere in questa direzione».
