Il faldone elettronico di Bizmatica

La società propone TrustedEvidence, una soluzione per la conservazione digitale sostitutiva dei documenti. La validità legale è garantita dalla conformità alle norme Cnipa.

1 ottobre 2004 Sgombrare di netto gli archivi cartacei e smaterializzare tutti i documenti. Questo è quanto propone Bizmatica con la nuova tecnologia TrustedEvidence. L'offerta si indirizza ai service provider, che si occupano della gestione in outsourcing dei documenti, alle grandi banche e assicurazioni o alla Pubblica amministrazione. "Si tratta di un'offerta interamente made in Italy - tiene a precisare Andrea Piol, amministratore delegato di Bizmatica -. Rispetto alle soluzioni israeliane, che vanno per la maggiore in questo settore, offre i vantaggi di un costo decisamente più contenuto e l'integrazione stretta di tutte le tecnologie in gioco. Non diciamo che riusciremo di netto a liberare chilometri quadrati di spazio occupato dai faldoni, ma ci impegnamo a far sì che gli archivi cartacei non proliferino in futuro".
Questo tipo di soluzioni sarà sempre più utilizzato, soprattutto per garantire il rispetto delle nuove normative in materia di corporate governance, che impongono di presidiare in modo stretto tutto il ciclo di vita del dato, e per una più efficace gestione del rischio operativo delle banche, imposto da Basilea 2.

L'ottica è quella della "preservazione", che garantisce la possibilità di visionare e stampare il documento, anche a distanza di anni, indipendentemente dal software che l'ha creato o dalla piattaforma hardware sulla quale è stato immagazzinato.
"Si tratta di una soluzione di conservazione digitale sostitutiva - chiarisce Max Bulling, managing director di Bizmatica -, che risulta perfettamente in linea con le disposizioni della recente deliberazione Cnipa (Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione - ndr). Queste consentono di dematerializzare il documento, mantenendone inalterata la validità ai fini fiscali e tributari". E di dematerializzazione vera e propria si tratta, ben diversa dall'avere una copia elettronica del documento, che impone comunque di conservare l'originale in formato cartaceo.
La conservazione digitale sostitutiva, infatti, consiste nell'abbinare dei metadati, che descrivono un determinato documento elettronico, al file stesso. Questo permette di garantire l'evidenza (ovvero di attribuire valore legale) dell'autenticità, integrità (non alterazione) e non ripudiabilità del file stesso. Per soddisfare questi requisiti, si rende necessario l'utilizzo di strumenti di marcatura temporale, che permettano di attestare la data di creazione del documento in modo inequivocabile. Inoltre, occorre garantire l'autenticità e il non ripudio, attraverso l'apposizione di firme digitali, ai documenti archiviati. Accanto a questi requisiti, è obbligatorio assicurare l'integrità nel tempo dei documenti archiviati, il rispetto dell'ordine cronologico e della sequenzialità della documentazione, la confidenzialità delle informazioni riservate.

Una tecnologia da esportare
"L'applicazione che noi proponiamo - sottolinea Bulling - consente di offrire, in un unico strumento integrato, tutte queste caratteristiche. Si tratta di una soluzione facilmente personalizzabile, indipendente dalla tecnologia che ha generato il documento, dal sistema di gestione del workflow o dall'hardware di archiviazione".
TrustedEvidence, infatti, combina quattro tecnologie di base. La marcatura temporale è assicurata dall'utilizzo di appliance apposite. A questa viene abbinata la firma elettronica, con la generazione di chiavi di encryption, oltre a un'applicazione di posta elettronica certificata. Il tutto è completato dall'utilizzo di una tecnologia, battezzata Hmi (Hierarchical Multidevice Infrastructure), che garantisce il richiamo del documento, indipendentemente dal dispositivo fisico sul quale risiede, anche a distanza di anni e che permette di gestire l'intero ciclo di vita del documento.

"L'idea - conclude Piol - è di riuscire a esportare quanto prima questa tecnologia in Europa e negli Stati Uniti, dopo che saremo riusciti a imporla nel nostro Paese. In Italia, infatti, già entro la fine del 2005 ci attendiamo di raggiungere, con questa soluzione, un fatturato di 2 milioni di euro".

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