Il mercato italiano è ricco di circa 40mila realtà con bisogni specifici legati alla loro attività. Professionisti che se trovano la risposta giusta diventano facilmente clienti
Redigere verbali di assemblea, inviare avvisi e solleciti di pagamento, gestire proprietari, conduttori, usufruttuari per ogni unità immobiliare. E ancora, monitorare la situazione di versamenti, conti correnti, pagamenti ai fornitori, andamento delle spese, scadenze fiscali, bilanci passati, presenti e futuri.
Complesso e articolato, il lavoro di chi amministra condomini richiede supporti informatici, gestionali in primis, altamente customizzati e in grado di evolvere con le crescenti esigenze della professione. E che i fornitori di Ict dovrebbero guardare con interesse, visto che i dati pubblicati dall’Associazione nazionale amministratori condominiali e immobiliari (Anaci), in collaborazione con il Censis Servizi, parlano di oltre 830mila condomini stimati in Italia. Di questi, grazie all’anagrafe tributaria, il citato rapporto ha identificato circa 700mila condomini, dei quali 633mila gestiti da persone fisiche (amministratori), e circa 70mila da persone giuridiche (società, gruppi ecc.). Secondo le diverse fonti associative interpellate per la stesura del rapporto, nel nostro Paese il numero di amministratori di condominio che esercitano a titolo professionale, o a titolo volontario, è di circa 40mila.
Clienti che, alle prese con continue modifiche normative, gradi diversi di responsabilità e certificazioni da produrre, guardano con attenzione anche all’aggiornamento e alla formazione continua tramite media specializzati, partecipazione a convegni e a corsi di formazione, con forte interesse sulle nuove normative e le ultime tecnologie sul mercato.
Ne abbiamo parlato con alcuni amministratori di condominio che propendono soprattutto per applicativi flessibili, personalizzazioni spinte, ma anche standardizzazione di alcune procedure.
Di questo sono in cerca e di molto altro ancora, visto che chi gestisce stabili è chiamato a curare tutto ciò che rientra nelle parti comuni delle unità abitative: «Dalle sollecitazioni alla verifica degli eventuali lavori commissionati, dalla conoscenza fiscale e amministrativa ai puri aspetti legali» afferma Guglielmo Collini, dello Studio Collini di Milano. Un lavoro che richiede «ottima dialettica e molta pazienza», ma anche tecnologie in grado di «ottimizzare il tempo a disposizione». Chi lo sostiene, da poco meno di cinque anni, amministra a tempo pieno una trentina di condomini gestiti attraverso uno studio composto da cinque persone, tutte munite di pc «assolutamente indispensabile per svolgere la nostra attività». E che da un primo software sviluppato internamente «esclusivamente per redigere la parte di bilancio e di tabellazione» ha poi adottato una soluzione gestionale per la parte contabile e amministrativa di una software house «che, però – spiega Collini -, non rispondeva alle nostre esigenze. Più di tre anni fa siamo allora passati all’applicativo de Il Sole 24 Ore, che già conoscevamo in quanto fiscalisti, e che con un investimento di qualche centinaio di euro, ci ha consentito di attuare la gestione contabile e la ripartizione degli addebiti individuali ai singoli condomini».
Una soluzione che, però, lo stesso editore sembra non stare più aggiornando e che «come altre soluzioni, non tiene conto – spiega Collini – delle esigenze professionali che, man mano, possono emergere. Parlo soprattutto di passaggi di proprietà o di eventuali ripartizioni che non possono essere inserite in corso d’opera. Persino la maschera d’impostazione che stiamo utilizzando non può essere modificata automaticamente e la scarsa flessibilità che contraddistingue la gestione degli archivi fa sì che ogni volta, il testo iniziale debba essere impostato su Word, con enormi perdite di tempo».
A complicare la vita degli amministratori di condominio ci pensano, poi, le stesse software house che, in molti casi, non prevedono la migrazione dei dati esistenti da un programma all’altro. «Abbiamo cambiato tre gestionali e per tre volte abbiamo dovuto immettere manualmente le informazioni contenute nel nostro database, ricreando ogni volta gli archivi ex novo. Un altro problema grave – continua il titolare dello Studio Collini – è quello dell’assistenza. Una volta venduto il proprio gestionale, è raro che le software house si preoccupino di manutenerlo. Per non parlare di modifiche o variazioni in corso d’opera. Se le piccole realtà curano la personalizzazione, le grandi tendono a rispondere solo a un elevato numero di richieste».
Il fornitore si sceglie con il passaparola
In cerca, come sono, di customizzazioni, gli amministratori di condominio vagliano con interesse le diverse proposte del mercato.
«In vent’anni di attività – spiega Guido Cairo, titolare della Saci – abbiamo cambiato quattro applicativi software di altrettante società. Oggi, per gestire la quarantina di stabili che amministriamo nella zona di Milano, utilizziamo la seconda versione di Wstabi, soluzione della D&D Software, società che abbiamo conosciuto quattro anni fa a Smau e che, dopo una demo presso i nostri uffici, ci ha convinti ad adottare il proprio applicativo. Ma siamo stati noi a cercarli. Difficilmente ci arrivano proposte di aziende che operano nel nostro mercato. In questo mestiere a funzionare sono il passaparola e le fiere di settore. Poi, se chi ti parla ha l’offerta giusta, il gioco è fatto. Nel nostro caso, il gestionale che utilizzavamo non era aggiornato rispetto alla normativa sulla detrazione fiscale riferita ai lavori di ristrutturazione. In più, la soluzione adottata permetteva una ripartizione delle spese condominiali su un numero infinito di rate, cosa che il precedente fornitore continuava a procrastinare rimandando a un aggiornamento che tardava a venire».
La standardizzazione, dunque, va bene, ma solo se porta nuove funzioni in casa degli amministratori. «Personalmente – continua Cairo – non abbiamo mai adottato un pacchetto standard perché ogni condominio è una realtà a sé e ogni studio ha il suo metodo per amministrarlo. Io, per esempio, vedrei di buon occhio l’introduzione di una funzione che mi permetta di inviare la corrispondenza a più indirizzi perché non tutti i condòmini desiderano ricevere le comunicazioni scritte a casa. Fondamentale sarebbe, poi, un programma di e-mail collegato alle anagrafiche gestite, così da poter scegliere in ogni momento la modalità con la quale inviare una comunicazione». Anche l’ottimizzazione del calcolo delle spese ha la sua importanza. «Nel caso in cui un proprietario mi chieda di amministrare un eventuale contratto d’affitto – conclude Cairo -, vorrei poter interfacciare i due gestionali in uso, per ripartire in maniera automatica le spese da assegnare a locatore e locatario, senza dover provvedere ogni volta a effettuare calcoli e nuove fatture».
