Fattura elettronica, le cinque cose da tenere a mente

Il tema della fattura elettronica continua ad attrarre le attenzioni di professionisti e imprenditori. Noi lo abbiamo trattato sia con un articolo dedicato alle Pmi sia con una serie di aggiornamenti.

Tornare sull'argomento periodicamente è utile, specie se si dispone di contenuti che hanno lo scopo di fare chiarezza in chi ha ancora dei dubbi.

Lo facciamo qui proponendo una breve guida sui cinque punti chiave del processo che ha redatto Aruba, sia per spiegare nel modo più semplice il metodo, sia, ovviamente, per proporre il proprio servizio.

Primo passo, il formato XML

Il file fattura deve essere in formato XML, secondo lo specifico tracciato le cui regole sono dettate dall’Agenzia delle Entrate. Pertanto, la prima cosa da fare è dotarsi di sistemi informatici che consentano la realizzazione di file XML. Molti software di fattura elettronica eseguono il passaggio in modo automatico e del tutto trasparente per l’utente.

Data e numerazione della fattura

Per la compilazione di una fattura elettronica mediante una applicazione web è necessario specificare:

  • a chi è rivolto il documento (Pubblica Amministrazione o soggetto privato);
  • il tipo di documento che si sta producendo a seconda che si tratti di fattura, nota di credito/debito, parcellao altro;
  • data e numero della fattura.

Si tratta dei dati più importanti, sottoposti a regole precise.

Come data della fattura non può essere inserita una data successiva a quella dell’emissione, né una data precedente a quella dell’ultima fattura inviata per quello specifico sezionale.

In alcuni software la data è impostata automaticamente dal sistema, suggerendo quella del giorno in cui si compila, così da evitare ogni rischio di mancata compilazione o errori, da modificare in base alle esigenze.

Anche la numerazione della fattura elettronica segue regole specifiche che in ogni caso caratterizzavano anche il precedente metodo di fattura: il numero del documento deve essere univoco, progressivo e deve seguire l’ordine cronologico senza interruzioni per periodo di imposta.

Il periodo di imposta nel sezionale non si indica in caso di numerazione continua, mentre si indica in caso di numerazione annuale.

Molti software propongono sistemi di numerazione automatica, lasciando quindi al servizio l’onere di controllare la validità del numero progressivo. In questo caso Aruba mette a disposizione un sistema per configurare i sezionali a seconda delle esigenze dell’utente.

Terzo passo, i dati del cliente

È necessario inserire tutti i dati relativi al destinatario della fattura e le modalità per la ricezione della stessa.

Nel caso di invio di una fattura a un cliente al di fuori della Pubblica amministrazione, quindi un soggetto privato, oltre ai dati anagrafici o relativi all’azienda, sarà necessario indicare la modalità per la ricezione.

Sono tre opzioni tra cui scegliere:

Codice Destinatario. In questo caso andrà inserito il codice alfanumerico a 7 caratteri che consente la ricezione di fatture direttamente sugli applicativi web. Ad esempio, per ricevere fatture sull’applicazione web di Aruba, sarà necessario che l’emittente imposti il Codice Destinatario KRRH6B9.

Indirizzo PEC. Consente di ricevere fatture direttamente nella casella di Posta Elettronica Certificata.

Nessun identificativo o codice 0000000. Soluzione alternativa a PEC e Codice Destinatario: in questo caso la fattura indirizzata al cliente specificato, transiterà regolarmente attraverso il Sistema di Interscambio e verrà consegnata nel portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, come avviene anche negli altri casi.

Quarto passo, specificare i prodotti e servizi

Con l’inserimento di prodotti e/o servizi verrà specificato per quali beni o prestazioni viene emessa la fattura.

Sarà necessario inserire una descrizione del prodotto, eventuali codici utili per l’emissione della fattura, il prezzo unitario, l’unità di misura e l’aliquota IVA da applicare.

Anche in questo caso la fattura elettronica semplifica la procedura di inserimento delle informazioni.

SI può infatti impostare un archivio di beni o servizi da fatturare da richiamare selezionando la voce esistente.

Quinto passo, i dati di pagamento

Nella sezione che specifica tempi e modalità di pagamento è necessario indicare correttamente gli estremi necessari per il pagamento (come l’IBAN bancario) e selezionare la modalità e tempi di pagamento preferiti.

Ci sono poi una serie di informazioni di tipo fiscale che generalmente vengono configurate come predefinite nella creazione di fatture.

Tra queste rientrano l’indicazione del regime fiscale di appartenenza, l’impostazione dell’esigibilità dell’IVA ovvero l’indicazione del regime di esigibilità dell'IVA (differita o immediata) o la modalità di versamento dell'imposta (scissione dei pagamenti o split payment), l’impostazione della cassa professionale di appartenenza, l’impostazione della ritenuta d’acconto se prevista.

Una volta inserite tutte le informazioni necessarie all’interno della fattura, questa è pronta per essere inviata al Sistema di Interscambio.

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