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Diventare data driven: come utilizzare la business intelligence in azienda

La Business Intelligence è un processo che va inserito in azienda e può aiutarla molto sia nella fase di crescita che di consolidamento. Ma la Business Intelligence serve a tutte le aziende?

Sempre più spesso si sente parlare di aziende data driven ossia di aziende che mettono i dati al centro dei processi e delle decisioni (aziende guidate dai dati appunto).

 

azienda data driven

 

Una Data-Driven company è un’azienda guidata dai dati ed è quindi in grado di prendere decisioni basate su fatti oggettivi, e non su sensazioni personali.

I dati quindi diventano il centro nevralgico dell’azienda e non solo un mero strumento tecnologico a supporto dell’azienda.

Accade perché nel mercato iper-competitivo dei nostri tempi diventa sempre più importante essere in grado di prendere decisioni basate su fatti oggettivi, e non su sensazioni personali.

Un’azienda può essere definita data driven se:

      • Sa quali dati misurare
      • Ha degli strumenti per raccogliere ed analizzare tali dati
      • Utilizza le informazioni estratte da questi dati per prendere ogni decisione

Semplice a dirsi ma un pò meno a farsi.

Chi è l’autore

Fabiano Sileo è consulente con esperienza in ambito di Business Intelligence su piattaforma SAP BW e SAP BW4/HANA. Ha iniziato a fare divulgazione sul tema per spiegare anche a non addetti ai lavori quanto sia importante ragionare sempre in funzione di dati e come sfruttare la tecnologia per prendere decisioni migliori

Di cosa ha bisogno un’azienda per diventare data driven

Il quadro tracciato fino ad ora mostra un’azienda che mette i dati al centro del Business e fa dell’informazione un bene condiviso e necessario.

Una decisione che richiede profondi cambiamenti all’azienda, alle abitudini e alla mentalità quotidiana.

Per raggiungere questo scopo, pertanto gli strumenti informatici e tecnologici sono fondamentali ma non sufficienti.

L’azienda ha bisogno di:

      • Una rivoluzione culturale ed un cambio di mentalità
      • Strumenti di Business intelligence adeguati.

La Business Intelligence ha un ruolo fondamentale in questo processo.

Sono infatti necessari strumenti sofisticati di gestione dei dati in grado di dare informazioni sia sull’andamento attuale dell’azienda che su analisi predittive di trend.

È inoltre necessario strutturare un’architettura in grado di recepire dati da diverse fonti dati, con formati differenti per poi normalizzarli e metterli in relazione tra loro.

La Business Intelligence serve alla tua azienda?

La risposta breve è quasi sempre si.

Ma ci sono ovviamente delle considerazioni da fare.

La BI è un processo, non un tool

La business intelligence va intesa come processo e non come un tool

Partiamo da una considerazione. La BI si fa attraverso tool informatici e software (i data warehouse) studiati e customizzati per raccogliere ed analizzare dati.

Ma non possiamo dire che la Business intelligence sia solamente un’insieme di software e programmi.

Leggi anche: com’è fatto il lavoro di consulente di business intelligence

Perchè il software che raccoglie i dati da solo non basta

Facciamo un esempio per chiarire meglio il concetto. Ho un blog – un piccolo spazio personale in cui condivido i miei pensieri sulla Business intelligence – e come ogni blog che si rispetti è collegato ad un account Google Analytics (che è un tool gratuito di Google che permette di tracciare i visitatori di un sito e di realizzare grafici e dashboard per avere sotto controllo i dati del sito).

Bene, ho un tool che raccoglie i dati, me li rappresenta sotto forma di grafici “carini” e posso analizzare i dati del mio sito. Posso dire che ho un buon sistema di Business Intelligence collegato al mio blog?

No, o almeno non ancora. Posso solo dire che ho un sistema che traccia i dati del mio blog e che posso guardarli quando voglio. Ho il software e ho i dati ma manca ancora molto.

Elementi necessari a un buon sistema di Business Intelligence

Per avere un buon sistema di Business Intelligence c’è bisogno di:

      1. sapere quali indicatori (KPI) vogliamo misurare e perché
      2. Come misurarli
      3. Quando misurarli e con che frequenza
      4. Capire come questi KPI influenzino un business
      5. Creare dei report studiati per rispondere alle domande importanti per il mio business
      6. Sapere chi analizzerà i dati raccolti e con che obiettivo
      7. Essere certi che i dati che si raccolgono siano “corretti”, comprendendo i processi sottostanti
      8. Utilizzare tutto questo per prendere decisioni

Non andrò troppo nel dettaglio di questi punti per non allontanarti troppo dall’obiettivo di capire perché la Business Intelligence serva ad un’azienda.

Voglio però sottolineare che c’è una bella differenza tra installare un tool (peraltro gratuito nel caso dell’esempio) e prendere decisioni basate su un processo di Business Intelligence.

Per essere efficace la Business Intelligence ha bisogno di entrare nella vita quotidiana dell’azienda e nella mente dei manager (a ogni livello gerarchico). Bisogna entrare nell’ottica che un’azienda può essere florida solo se ogni decisione è basata su dati e non su opinioni

Perchè dotarsi di un buon sistema di Business Intelligence

Considerando tutti i dati raccolti per le singole fasi lavorative aziendali, abbiamo una vera e propria “miniera d’oro”, ma è fondamentale saperla valorizzare e saper rappresentare i dati che raccogliamo.

La visualizzazione dei dati è di fondamentale importanza per avere sempre sotto controllo l’andamento dei diversi reparti aziendali e poterli gestire in maniera efficiente.

Gli strumenti messi a disposizione dalla Business Intelligence costituiscono una risorsa chiave per tutti i livelli aziendali poiché consentono la lettura e la condivisione del “dato” in tempo reale ed in modo simultaneo anche se le fonti sono tra loro diverse.

Avere informazioni di facile accesso e lettura significa migliorare le decisioni che si prendono

Migliori decisioni significano  miglioramento delle performance aziendali.

Possiamo dire quindi che un buon sistema di Business Intelligence può incrementare i ricavi, ridurre i costi, incrementare il valore verso i clienti

Miglioramenti economici

Partiamo da quello più importante nella crescita e prosperità di un’azienda. Parliamo di utili e di come sia possibile aumentarli attraverso un buon sistema di business intelligence. Questo obiettivo è ottenibile attraverso due possibili strade, l’incremento dei ricavi e la riduzione dei costi:

    1. Incremento ricavi
        • Identificazione dei clienti più redditizi.
        • Identificazione di opportunità di cross-selling.
        • Ottimizzazione politiche di prezzo.
        • Maggiori ricavi.
    1. Diminuzione Costi
        • Visione chiara dei centri di costo.
        • Riduzione costi operativi

Acquisizione clienti e customer retention

business intelligence

 

    1. Incremento ricavi
        • Miglioramento dei livelli di servizio.
        • Miglioramento delle vendite grazia alla possibilità di fornire informazioni accurate e tempestive.
    1. Diminuzione Costi
        • Riduzione sforzi di marketing.
        • Riduzione costi dovuti a correzione di errori, risoluzione di problemi e non soddisfazione del cliente.

Efficienza operativa

    1. Incremento ricavi
      • Miglior visione dell’intero processo, dall’ordine all’incasso.
      • Accelerazione dei cash-flow
    1. Diminuzione Costi
      • Identificazione dei colli di bottiglia.
      • Ottimizzazione dei processi produttivi
      • Ottimizzazione del magazzino.
      • Riallocazione risorse lavorative.

Produttività degli utenti di Business Intelligence

  1. Incremento ricavi
        • Maggior tempo disponibile da dedicare a clienti e iniziative di crescita.
  1. Diminuzione Costi
        • Accesso più veloce alle informazioni e quindi riduzione dei tempi dedicati alle analisi.
        • Migliore qualità dei dati, che riduce la possibilità di errore e il tempo dedicato alla pulizia.
        • Meno esperti di Excel per manipolare i dati.
        • Meno database (Access, Excel,…) e meno report da manutenere.

Produttività dei sistemi informativi

  1. Incremento ricavi
        • Possibilità di offrire la reportistica come servizio aggiuntivo ai clienti.

2.Diminuzione Costi

        • Riallocazione del personale su progetti strategici.

Benefici intangibili

Accanto ai benefici descritti sopra, esistono altri  “benefici intangibili” e che comunque contribuiscono al miglioramento delle performance aziendali. Eccone alcuni:

      • Miglior servizio clienti
      • Miglioramento nelle relazioni pubbliche
      • Miglioramento della percezione dell’azienda da parte di clienti, azionisti e pubblico in generale.
      • Aumento dell’efficacia competitiva

Il rischio che si corre non avendo un buon sistema di Business Intelligence

In assenza di un sistema di Business Intelligence ci si trova a realizzare analisi su basi dati con le seguenti peculiarità:

      • Frammentazione
      • Incompletezza
      • Mancanza di validazione
      • Mancanza di documentazione
      • Disegno orientato alle attività operative

A causa dei problemi appena descritti, in azienda è facile riscontrare il malumore di chi, dovendo prendere decisioni o dedicarsi a particolari azioni di pianificazione aziendale, trova difficoltoso ottenere i dati necessari a supportarle.

Andiamo ad analizzare le principali difficoltà che si potrebbero incontrare in un’azienda che in assenza di un buon sistema di Business Intelligence “naviga a vista” tra il caos e le decisioni “prese di pancia”.

Quanto costa non avere un sistema di BI?

Rispondere a questa domanda  non è semplice. Il profitto non è immediato, e nemmeno costante nel tempo dato che una soluzione BI tende ad evolvere, comportando sì nuovi costi, ma anche nuove possibilità di risparmio e guadagno. Occorrerebbe trovare una formula che, presi in considerazioni i benefici elencati nella sezione precedente, quantifichi monetariamente ciascuno di essi.

Proviamo allora a guardare la questione da un punto di vista opposto, e poniamoci una domanda un po’ diversa: quanto ci costa non avere una soluzione BI? Ossia, quanto risparmiamo implementandola?

Una formula che ha il solo scopo di fornire un’idea di quanto possiamo risparmiare grazie alla Business Intelligence è la seguente:

C x D x H x S = risparmio in €

dove C è il numero di differenti business partner con cui l’azienda ha a che fare, D il numero medio di documenti (report, dashboard, ecc.) sviluppati tramite la BI per business partner, H il numero medio di ore mensili impiegate per la definizione, lo sviluppo e la validazione di un documento prodotto in modo tradizionale, e S lo stipendio orario medio per dipendente. Questo risparmio può facilmente raggiungere numeri considerevoli, senza contare il guadagno in valore aggiunto per l’azienda.

Assenza di controllo

Questo è un aspetto abbastanza semplice da immaginare e capire.

Se non ha si ha una chiara definizione e conoscenza di quello che accade in azienda, attraverso numeri e dati oggettivi, è impossibile pensare di poter avere il controllo dell’azienda e della sua vita.

Senza controllo un’azienda non può prosperare perchè si troverebbe a “navigare costantemente a vista”.

Impossibilità di prevedere gli andamenti del mercato

Oggi nessuna azienda può muoversi in modo efficace sul mercato senza fare costantemente previsioni a breve, medio e lungo termine sull’andamento del suo business. Questo per essere in grado di soddisfare sempre la domanda stimata evitando problemi come, per esempio, lo stock insufficiente di un prodotto che registra invece un picco di richieste. Data la dinamicità dei mercati, prevedere l’andamento della domanda e la tua capacità di soddisfarla permette di conservare quote di mercato che potrebbero, senza tali previsioni, essere conquistate da concorrenti più reattivi della tua azienda nel soddisfare la clientela.

Combinare questi fattori in una previsione “di pancia” è troppo rischioso. Chi vuole avere previsioni attendibili nel lungo periodo deve usare strumenti di Business Intelligence e di Analytics che partano dai dati generati dall’azienda (vendite, ordini, lead, dati storici…) per arrivare a definire un modello attendibile dell’andamento del suo business

Non conoscere i propri clienti e perchè acquistano da noi

Il cliente è sovrano, oggi più che mai. Ma il successo dei tuoi clienti dipende da quanto comprendi la loro traiettoria, dal potenziale cliente “freddo” a quello abituale, fino al difensore del marchio. Come azienda, devi capire cosa avviene in corrispondenza di ogni punto di contatto e, fattore ancor più importante, cosa manca.

Se le informazioni di cui disponi sono memorizzate su piattaforme diverse senza essere scambiate, non ti sarà possibile snellire i punti di contatto dei clienti o migliorare la loro esperienza complessiva.

Muoversi sulla base dell’istinto

“Siamo tutti umani” recita un adagio popolare proprio per ammettere l’ovvia possibilità di commettere errori. Errori dovuti a valutazioni errate, scelte intempestive o prese sull’onda emotiva di un determinato momento o semplicemente fatte d’istinto.

In modo molto pratico, possiamo dire, ad esempio, che i dati possono aiutare il reparto vendite ad identificare meglio le opportunità di vendita mentre il team che si occupa di logistica può utilizzare quegli stessi dati per ottimizzare il processo di approvvigionamento evitando il rischio di esaurimento delle scorte e quello di riempire gli scaffali di merce che resterà invenduta. Ogni settore o dipartimento aziendale può beneficiare dei dati per le proprie decisioni e previsioni.

Fino a qualche anno fa, le decisioni e le previsioni venivano “ispirate” solo dall’esperienza e dallo storico di un determinato settore. Parametri importanti ma non sufficienti a evitare rischi e imprevisti.

La Business Intelligence ci permette di superare questo limite raggiungendo traguardi che fino a pochi anni fa sembravano fantascienza.

Non riconoscere i cambiamenti del mondo che ci circonda

Non potremo riconoscere un cambiamento prima che ci travolga se non siamo in grado di:

    • fotografare quello che accade ogni giorno/mese dentro e fuori dall’azienda
    • utilizzare i dati per fare previsioni future

I due punti appena enunciati rappresentano proprio gli obiettivi che il team di Business Intelligence in azienda dovrebbe prefiggersi di raggiungere

Silos di dati

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Un tipico silos di dati

Molto spesso accade che la conoscenza dei dati sia frammentata e suddivisa su più persone che hanno una scarsa interazione tra di loro.

L’utilizzo di una vasta gamma di fonti dati aziendali comporta la memorizzazione di una cospicua quantità di informazioni, stoccate in diversi silos di dati isolati. In pratica, questi contenitori di dati a tenuta stagna ti impediscono di avere una visione globale della situazione, lasciandoti senza un’unica “fonte di verità”

La situazione appena descritta può causare problemi di interpretazione dei dati e può portare alla creazione di report inconsistenti, il cui utilizzo da parte del management può dar luogo a decisioni non ottimali e dunque inficiare la pianificazione aziendale e gli obiettivi da raggiungere.

Il problema potrebbe essere risolto attraverso un sistema centralizzato di Business Intelligence  con un unico Datawarehouse in cui vengono storicizzati i dati ed effettuate tutte le operazioni di transcodifiche, elaborazioni e arricchimento delle informazioni.

Leggi anche: il valore della virtualizzazione dei dati

Strumenti per la Business Intelligence

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Figura 6 – Grafico di Gartner 2020

Innanzitutto bisogna capire la grandezza della tua azienda e di conseguenza i processi aziendali da considerare, la mole dati da gestire ed il budget a disposizione.

In base a queste variabili si possono scegliere i software più adatti alle proprie esigenze.

La diffusione di internet e il progredire della tecnologia ha diffuso un enorme quantità di software che rispondono ad esigenze simili a costi enormemente differente.

Inoltre grazie ad internet moltissime attività vengono già tracciate praticamente gratis (basti pensare a tutti i dati raccolti da Google Analytics o i vari toool di Analytics di Facebook e gli altri social network).

Ovviamente tool differenti presentano funzionalità e caratteristiche differenti e pertanto non tutti i tool sono necessari per la tua azienda e contemporaneamente non tutti i tool riescono a soddisfare le tue esigenze specifiche.

Gli aspetti cruciali da tenere in considerazione nel momento in cui si valuta quali software di Business Intelligence bisognerebbe adottare sono:

Software di BI in base alla grandezza dell’azienda

Questo è sicuramente il primo aspetto da considerare perché tool diversi hanno costi molto diversi ma anche funzionalità differenti. Le domande a cui rispondere in questo caso sono:

    1. quante persone in azienda utilizzeranno questi tool
    2. quanto sono preparate in ambito data managment questi utenti?
    3. quale complessità è necessario raggiungere per effettuare “fotografie ?realistiche” dell’azienda e poter prendere decisioni corrette?

Sulla base di queste risposte sarà possibile orientarsi tra moltissimi tool differenti.

Software gratuiti e open source

Qui possiamo trovare software agli antipodi, dai  software che propongono poche possibilità di customizzazione, si rivolgono a pochi utenti ed hanno una bassissima barriera all’entrata (e quindi facilmente utilizzabili dal giorno 1) a software completamente customizzabili ma che richiedono competenze tecniche molto avanzate.

In entrambi i casi questa tipologia di strumenti va benissimo per piccole aziende o per monitorare pochi processi di aziende abbastanza strutturate.

Software entry-level

Sono solitamente software abbastanza semplici da utilizzare e user friendly in quanto si tratta di software di Self-BI. Sono cioè strutturati per dare poche possibilità di intervento da parte dell’utente in fase di modifica del prodotto ma consento la realizzazione di dashboard e report in tempi abbastanza veloci.

Software completi

Qui entriamo nel mondo dei software davvero professionali  e che solitamente racchiudono al loro interno un DWH (o comunque permettono collegamenti nativi con sistemi di questo tipo).

In questo caso abbiamo strumenti caratterizzati da una alta barriera all’ingresso sia in termini di costi da sostenere che di competenze tecniche da acquisire ma che permettono di monitorare l’intera azienda e di costruire processi di BI anche molto complessi.

Software ETL (extract – transform – load) per la trasformazione del dato

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Figura 7 – ETL_ extract trasform load

Alla tua azienda serve sicuramente un software che permetta di manipolare e storicizzare i dati.

Per capire a che tipologia di software puoi orientarti è necessario analizzare i processi aziendali , i dati che ne derivano e la quantità di fonti dati aziendali.

Più il numero e la complessità di tali fattori aumenta, più performante e customizzabile dovrà essere tale software.

Analisi della situazione attuale e analisi predittive

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Figura 8 – Predictive Analysis

La Business Intelligence ha vissuto in questi anni una evoluzione che l’ha trasformata da strumento per l’analisi retrospettiva a mezzo per l’analisi sempre più real-time e predittiva. Inizialmente il focus della Business Intelligence è stato analizzare lo storico dei dati raccolti per arrivare a spiegare con precisione cosa era già successo.

Trasformare la BI in uno strumento predittivo significa arrivare a spiegare non solo come un fenomeno (le dinamiche di vendita) si è verificato in passato ma come continua a evolvere e come probabilmente si concretizzerà in futuro. Dai dati disponibili deve essere cioè ricavato un modello del fenomeno che si sta analizzando, non semplicemente uno storico.

Ovviamente questo tipo di analisi possono portare ad analisi illuminanti e che possono variare la vita di un business. Tuttavia anche in questo caso la grandezza dell’azienda guiderà nell’analisi per capire se tale sofisticazione è necessaria o meno (un miglioramento del 5% in un’azienda che fattura un miliardo di euro cambia notevolmente il business e giustifica enormemente il costo dello strumento, mentre per un’azienda che fattura 50.000 euro è irrelevante).

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