Condividere presentazioni, dati e documenti sul Web

Da Google Docs a Zoho a Dimdim, sono ormai maturi i servizi che consentono una più facile collaborazione fra gli utenti.

Programmi, ma nel Web
Le applicazioni Web sono programmi che si utilizzano collegandosi
in Internet con un browser, senza necessità di installare nulla nel proprio
computer. Alcune di esse esistono da anni, come i motori di ricerca: semplici,
ma solo in apparenza. Infatti, dietro l'ottenimento di una pagina di risultati
effettivamente significativi rispetto alle parole chiave fornite dall'utente,
ci sono tecnologie informatiche di portata rilevante:

• un hardware affidabile di grande capacità
• un algoritmo di ricerca, il cui segreto è custodito gelosamente
• una serie di applicazioni software “lato server” grazie
alle quali viene erogato il servizio

Servizi in Rete
Nel caso del motore di ricerca, l'utente lavora attraverso un modulo
Web
: una casella di testo e un pulsante per confermare la richiesta.
Le moderne applicazioni Web, invece, forniscono strumenti e funzioni per interventi
con maggiore versatilità. Nell'ambito della comunicazione interpersonale,
per esempio, si potrebbero citare i servizi forniti da Facebook
e da Twitter. Dal loro canto,
Zoho e Google offrono un
buon numero di applicazioni Web per attività produttive e di tipo personale.

Per Google, una delle più utilizzate è GMail. Il testo dei messaggi
di posta viene inserito liberamente e può essere modificato per colore,
dimensioni e altri parametri tipici di un'applicazione di gestione testi.

Condivisione di voce e immagini
Durante una sessione di lavoro in GMail, si può aprire
una chat o una videochat con altri utenti
in linea. Nel primo caso si condivide uno spazio per scambiarsi frasi di testo.
Con la videochat si comunica in modo più coinvolgente, parlandosi e guardandosi
tramite webcam, microfono e cuffia/altoparlanti.

Un sito che offre servizi di condivisione di tipo multimediale è Dimdim.
Registrandosi gratuitamente si possono attivare videoconferenze e
webinar (seminari via Web). Fino a venti utenti il servizio
è gratuito con le funzioni di base. Per altre esigenze, si possono stipulare
appositi contratti.

Nei servizi di base sono compresi:
• condivisione del contenuto della videata
• condivisione documenti
• condivisione lavagnetta per appunti e disegni
• navigazione contemporanea nella stessa pagina Web
• comunicazione audio tra i partecipanti

Condivisione dei documenti
Google Documenti è un gruppo di applicazioni per la gestione di documenti
tipici del mondo del lavoro, ma non solo:
• gestione testi
• foglio elettronico
• grafica di presentazione
• diagrammi e grafici
• modulistica

Le applicazioni sono in grado di aprire e salvare file nei formati più
diffusi. Per esempio, i documenti di testo possono essere esportati in DOC (Word
2003
), ODT (OpenOffice.org), RTF, HTML compresso e in PDF.

Normalmente ogni documento viene salvato in un file direttamente nel Web, per
cui non occupa spazio nel proprio disco. Più importante è il fatto
che si può accedere ai documenti da qualunque punto del mondo, purché
ci si possa collegare con un browser in Internet.

Come ulteriore vantaggio si possono condividere documenti con altri utenti,
in modalità:
pubblica, perché il documento sia visibile a
tutti
limitata al gruppo di utenti a cui si invia il collegamento
ipertestuale al documento
privata, riservata solo a chi ne ha l'autorizzazione

Compilazione contemporanea di documenti nel Web
In Google Documenti, a chi accede a un documento condiviso
può essere dato il permesso di visualizzarlo soltanto
o anche quello di modificarlo. Nel secondo caso, la modifica
può essere eseguita contemporaneamente da più di un utente.

Se su un documento stanno lavorando due persone, ognuna vede gli interventi
che sta eseguendo l'altro, in tempo reale. Durante la modifica contemporanea
si può aprire una sessione di chat o di videochat per scambiarsi informazioni
utili o, più semplicemente, per comunicare. Rimanendo a Google, lo stesso
accade quando si lavora su fogli di calcolo e su diagrammi grafici (Google Drawing Editor).

Sempre in Google Documenti, quando si assegna la qualifica
di editor
a qualcuno, questi può anche modificare i permessi
assegnati agli altri utenti. Nel caso contrario, solo il legittimo titolare
può impostare la possibilità di inserire e cancellare utenti,
assegnare loro i permessi e dare le autorizzazioni di lettura o di modifica
dei vari documenti.

Attività di lavoro in comune sui documenti avvengono anche con Dimdim,
di cui si è parlato in precedenza, e nell'applicazione di gestione
testi AbiCollab (Come scrivere un testo a più mani
contemporaneamente
).

Condivisione di file
Uno dei servizi più utilizzati in Rete è la semplice condivisione
di file. In questo modo, parti del Web diventano degli enormi contenitori nei
quali alcuni riversano file che altri trasferiscono nel proprio disco.

Di solito le applicazioni Web per la gestione di documenti permettono di memorizzare
solo i documenti su cui si lavora. Di recente, però, Google Documenti
ha ampliato le sue funzioni, permettendo di trasferire file “di qualsiasi
genere” nello spazio gratuito messo a disposizione in Internet.

Per evitare problemi, lo spazio disponibile gratuitamente
è di 1 GigaByte, anche se può essere
ampliato
al costo di 25 centesimi di dollaro per ogni GB in più.
Ci sono anche limitazioni sulle dimensioni dei file che possono essere inviati.

Alcune sono relative alle caratteristiche dei documenti (testi, fogli di calcolo,
presentazioni) perché possano essere lavorati via Web con le applicazioni
di Google Documenti. Gli altri tipi di file inviabili possono essere ZIP, JPG
o MP3 le cui dimensioni non superino i 250 MB.

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