Commercialisti alle prese con la tecnologia

Disposti a pagare di più pur di avere un servizio di assistenza pronto e costante

Quali sono le esigenze informatiche dei commercialisti? Come può un dealer conquistare e fidelizzare questo tipo di cliente? Prima di tutto deve conoscere bene il lavoro di questi professionisti per essere in grado di offrire loro soluzioni e servizi ad hoc e magari stimolarli all'acquisto di nuove macchine e attrezzature.
Oltretutto il tempo che i commercialisti riescono a dedicare alla ricerca di un dealer/Var che li soddisfi è sempre molto limitato, soprattutto nel caso di studi piccoli, in cui il professionista non può demandare queste faccende a collaboratori. Meglio evitare i periodi “caldi”, anche per proporre nuove soluzioni, quando non sarebbe disposto a darvi retta. Ci riferiamo ai mesi di maggio, giugno e luglio, quando gli studi sono impegnati nella compilazione delle dichiarazioni dei redditi, ma anche alla fine dell'anno, quando ci sono i versamenti dell'Ici e gli acconti Iva. Il mese ideale per una visita? Gennaio.
Ma torniamo alla conoscenza dei “bisogni” di un commercialista. A questo scopo abbiamo preso in considerazione lo Studio associato di consulenza tributaria e societaria Gorgoni Pellati Lombardini, che ha sede nel centro di Pavia. Le indicazioni che ci ha dato uno dei soci, Stefano Gorgoni, ci hanno permesso di valutare com'è possibile fornire a questi professionisti, sempre in corsa con il tempo, strumenti che, oltre ad agevolare il loro lavoro, ne sveltiscano le procedure.

Com'è strutturato il vostro studio?
Il nostro è uno studio associato di commercialisti e avvocati, che impiega complessivamente 14 persone, fra soci, collaboratori e dipendenti. Ha la propria distribuzione del fatturato ripartita all'incirca fra il 40% di contabilità e assistenza fiscale, 40% di consulenza, 20% di curatele fallimentari, procedure concorsuali e perizie per l'Autorità giudiziaria.

Come siete organizzati dal punto di vista informatico?
Lo studio è dotato di una rete con collegamento a stella, costituita da un server e da pc assemblati. La parte hardware è stata fornita da Customer Engineering di Trezzano sul Naviglio (Mi), che si è occupata anche dell'installazione della rete e del software di base. Quasi tutte le postazioni sono dotate di connessione a Internet e di posta elettronica. Il corredo di macchine è completato da tre stampanti laser e quattro ad aghi, una fotocopiatrice e un masterizzatore. Inoltre uno dei soci dispone di un notebook, per poter continuare a lavorare anche fuori dall'ufficio.
L'ultimo acquisto è stato lo scanner, che ci è molto utile, per esempio, per gli atti costitutivi delle società e i verbali di assemblea straordinaria che ci vengono trasmessi dagli studi notarili in cartaceo. Grazie allo scanner, possiamo trasformarli in documenti elettronici che possono essere successivamente agevolmente stampati sui libri sociali, evitando una lunga e inutile operazione di ricopiatura manuale.

E per quel che riguarda la vostra dotazione software?
Per l'area contabilità abbiamo scelto Profis, di Sistemi di Torino, composto da vari moduli: modulo della contabilità semplificata (sia per le imprese che per i professionisti) e della contabilità ordinaria. Quindi moduli delle varie dichiarazioni dei redditi, delle persone, delle società di persone, delle società di capitali, per le dichiarazioni Iva, Ici e così via. Inoltre sono presenti moduli il cui utilizzo agevola l'organizzazione dello studio, come nel caso del software relativo alla parcellazione. Abbiamo stipulato un contratto, con durata annuale, che garantisce, oltre alla manutenzione e l'aggiornamento periodico del software da parte del produttore - in base alle novità conseguenti all'evoluzione della legislazione in campo tributario - anche l'assistenza da parte di un call center attivo negli orari di ufficio, nonché gli eventuali interventi on site che si rendessero necessari. Disponiamo inoltre dell'applicativo di office automation più diffuso (Office di Microsoft).
L'aggiornamento costante riguarda anche l'antivirus, il Mac Afee Virus Scan, indispensabile per i problemi che possono sorgere, visto che utilizziamo spesso Internet.

E' tutto archiviato elettronicamente?
Tutti i dati del nostro sistema subiscono un periodico back up che avviene tre volte alla settimana, in modo da perdere al massimo un giorno, un giorno e mezzo di lavoro, in caso insorgessero problemi. Il salvataggio viene effettuato tramite sistema a nastro e anche su cd rom riscrivibili, grazie a un masterizzatore che abbiamo acquistato nel 1999. Per ora non abbiamo ancora adottato un sistema di archiviazione ottica nei confronti del quale era stato suscitato un notevole interesse dalle norme - introdotte negli anni passati - che equiparano, ai fini amministrativi, il documento archiviato otticamente al documento originale. Il problema dell'archiviazione ottica non è costituito tanto dal costo iniziale del relativo software e hardware, quanto dalla necessità di disporre di personale preposto esclusivamente a tale compito. Mentre l'archiviazione ottica di documenti nati elettronicamente non comporta aggravi di oneri procedurali (è il caso delle dichiarazioni dei redditi), il discorso è assai diverso per quanto concerne tutti quei documenti nati su supporto cartaceo (lettere, fax, atti amministrativi, ricevute di pagamento, deleghe bancarie, sentenze ecc.).

Avete fatto seguire dei corsi di formazione informatica al personale dello studio?
No, le segretarie dello studio hanno solamente seguito il corso compreso nel prezzo del pacchetto del sistema Profis della contabilità all'atto dell'acquisto.

Utilizzate Internet ed e-mail?
Sì, tantissimo. La posta elettronica è ormai diventata uno strumento di comunicazione quasi al pari del telefono, mentre Internet, tramite Adsl, ci serve soprattutto per la ricerca e la connessione a determinati siti dei ministeri: con la progressiva informatizzazione dell'amministrazione finanziaria, anche Internet è diventato uno strumento di lavoro quotidiano.
Per non parlare poi della trasmissione per via elettronica e telematica via Isdn delle dichiarazioni dei redditi al ministero delle Finanze, ormai arrivata al quarto anno e quindi abbastanza consolidata. Un ulteriore esempio di utilizzo dello strumento telematico è costituito dalla possibilità di accesso - tramite Internet - al Registro delle Imprese al fine di effettuare visure su società, imprenditori, soci, amministratori ecc.

Vi appoggiate a Internet per ricerca normative e leggi aggiornate?
Consultiamo giornalmente i siti del Parlamento e della Comunità Europea, anche se per la ricerca normativa e di leggi preferiamo consultare delle banche dati, su cd rom, fornite dall'Ipsoa e dal Sole 24 Ore, che vengono manutenute e aggiornate trimestralmente dall'editore. Gli argomenti spaziano dal fallimento al diritto societario, dalla giurisprudenza tributaria alla normativa del bilancio ecc.

Lo studio ha un proprio sito?
Sì, l'anno scorso, a seguito del cambiamento delle norme deontologiche in tema di pubblicità degli studi professionali, abbiamo deciso di costruire un sito nostro che offre, oltre a una presentazione della società e dei professionisti che vi lavorano, anche una panoramica dei servizi disponibili. L'indirizzo è www.studiogpl.it.

Cosa vi aspettate da un rivenditore?
La cosa fondamentale che richiediamo ai nostri fornitori è l'assistenza post vendita. Trovare offerte scontate è molto facile, ma un'assistenza tempestiva e puntuale è un elemento indispensabile. Con i ritmi di lavoro del nostro studio, soprattutto in determinati periodi, caratterizzati da carichi di lavoro assolutamente straordinari, un'interruzione nel funzionamento della rete, dell'hardware o del software, ci comporta gravi danni e perdita del lavoro nel momento in cui già il tempo è assolutamente insufficiente.

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