Strano a dirsi, ma non tutti sono a conoscenza del fatto che la normativa più recente attribuisce al documento informatico la stessa validità del documento originale, secondo la deliberazione 24/98 del 30 luglio 1998, la cui nota esplicativa recita “…si è voluto consentire di sostituire al supporto cartaceo il supporto ottico, ritenendo quest’ultimo, nel rispetto delle regole previste nella Deliberazione, ugualmente idoneo a fornire garanzia di fedeltà…”
Ma come si procede, di fatto, all’archiviazione ottica? Ce lo spiega Nicola Bellini, titolare di Noa Software, una società di Salsomaggiore Terme, in provincia di Parma, che fornisce e installa sistemi di gestione elettronica di documenti.
“Ci sono due metodi: il primo è affidare l’operazione a un’azienda esterna, la quale rilascia dei cd che, caricati sul pc, si autoinstallano in automatico. L’azienda viene poi ricontattata dallo studio (la periodicità dipende ovviamente dal volume del cartaceo prodotto e dalle esigenze dello studio) e provvede a caricare su cd i nuovi dati. Il secondo metodo prevede di lasciare lo “storico”, cioè i documenti raccolti fino a quel momento, in cartaceo, quindi installare un programma, per iniziare l’archiviazione ottica da quel momento. Logicamente si avranno costi molto minori, perché la mole del lavoro più grossa, lo storico, viene lasciata così com’è. Con questo sistema però si otterrà un’effettiva utilità del discorso dell’archiviazione dopo circa un anno, quando sarà creato un po’ di “storico” su cui lavorare. Ma c’è anche una terza soluzione. Affidare lo storico, il lavoro grosso, a una società esterna che provvede ad archiviarlo elettronicamente tramite uno scanner ad alte prestazioni, e installare in studio il software, che archivierà tutto quello che viene prodotto da quel momento in poi”.
In termini di costi, nel primo caso, cioè che si affidi l’archiviazione ottica a una società esterna, i prezzi di mercato si aggirano sulle 120 lire a foglio archiviato elettronicamente, con una o due chiavi di ricerca. Nel secondo caso, lo studio si deve dotare di uno scanner (5.000 euro circa) e del programma software (3.500/4.000 euro).
Per le realtà come uno studio di commercialisti Bellini consiglia un programma che disponga di maschere preordinate, che non necessiti di alcun intervento da parte dello sviluppatore (che comporterebbe ulteriori costi). Per esempio Noa Software installa solitamente Five di Vegstore, una società di Thiene (Vi) che propone varie soluzioni di document management.
