Come ottimizzare la gestione del workflow legale

workflow

Funzionalità avanzate appositamente progettate per i General Counsel consentono il monitoraggio dei costi e l’abbattimento del rischio di non conformità per l’azienda

Risparmiare tempo su attività ripetitive e a basso valore aggiunto grazie all’ottimizzazione del workflow legale.

È possibile potenziando la pianificazione e rendendo più manageriale la professione del legale d’impresa, oltre che sfruttando le nuove tecnologie per gestire dati complessi e variegati in modo intuitivo e semplice.

Il 62% degli studi e uffici legali che già investono in tecnologia sostiene che la redditività delle loro attività sia aumentata grazie alla digital transformation, percentuale che collassa al 39% per chi è in transizione tecnologica e al 17% per chi è in forte ritardo. Sono i dati raccolti dalla ricerca Future Ready Lawyer 2021, condotta da Wolters Kluwer Legal & Regulatory su un panel di 700 aziende e avvocati in tutto il mondo.

Decisioni strategiche con l’IT del mondo legale

Come superare il gap tecnologico dei corporate legal departments? I punti critici possono essere molti, a partire dalla cybercecurity e dall’enorme mole di dati che transita dalla funzione legale ogni giorno.

Per questo nasce SuiteNext di Wolters Kluwer Legal & Regulatory Italia, la soluzione per la gestione dell’ufficio legale che consente di ridisegnare qualitativamente i workflow, a favore di una ottimizzazione dei costi, dei tempi e della valorizzazione delle competenze.

Il legale aziendale non deve conoscere ogni singola tecnologia, non è il suo lavoro - spiega Domenico Digregorio, Managing Director Legal & Compliance Software di Wolters Kluwer Italia. - Deve potersi concentrare usufruendo di un sistema che gli semplifichi la vita e l’operatività”.

Il legale può scegliere i suoi widget, customizzare la piattaforma in base al proprio lavoro, gestire le risorse nel migliore dei modi grazie anche all’integrazione nativa di Microsoft Office 365 per il document management.

Dal punto di vista operativo, oltre ad offrire funzionalità di document workflow, SuiteNext è integrato con Microsoft Outlook, Word, Excel e conserva i suoi dati su infrastruttura Microsoft Azure certificata ISO 27001 e con SOC Report.

Monitorare i costi e abbattere il rischio aziendale

In SuiteNext funzionalità native di business intelligence forniscono valutazioni quali-quantitative a supporto del decision making per ogni professionista, consentendo la gestione documenti, dei costi di affidamento, budgeting e forecasting.

Si riducono così drasticamente le tempistiche e le inerzie dei processi critici dell’ufficio legale, in coerenza con le corporate policy e garantendo elevati standard di qualità ed efficienza.

La completa customizzazione del workflow all’interno dell’ambiente digitale di SuiteNext consente una pianificazione operativa e strategica, in tempo reale. Funzionalità avanzate appositamente progettate per esigenze evolute di Business, consentono il monitoraggio dei costi e l’abbattimento del rischio aziendale e rappresentano un valido supporto su cui fondare ogni processo decisionale.

La gestione del rischio è supportata da un processo di certificazione dei flussi secondo i principi IAS, nel rispetto delle politiche di Audit, e dal monitoraggio in tempo reale dei trend con standardizzazione dei processi di certificazione attraverso un workflow guidato e configurato secondo le specificità aziendali.

Questo, dal punto di vista del controllo finanziario, consente a SuiteNext di rendicontare in ogni momento l’importo destinabile alle diverse attività e, per quanto riguarda il fondo rischi, è in grado automaticamente di stimare le percentuali economiche da tenere in considerazione a seconda di esito sfavorevole probabile, possibile o remoto di un processo.

La gestione del budget offre potenti metriche di confronto per la gestione dei costi del dipartimento Legale. Un avanzato sistema di registrazione e monitoraggio rende sempre disponibile un confronto sinottico tra Actual (con valore residuo disponibile) e Impegnato (previsioni di spese sugli incarichi e sulle sopravvenienze), con aggiornamento automatico dei costi attraverso l’integrazione con i sistemi contabili in house.

Un sistema di alert monitora le soglie massime di erosione del budget notificando la situazione ai soggetti coinvolti nella gestione finanziaria.

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