Le quattro fasi del digital workplace

Quando si pensa alla creazione di un ecosistema completo per un digital workplace spesso si tende a concentrare l’attenzione su dispositivi, servizi e posizioni dimenticando il vero scopo del progetto, cioè l'esperienza dei dipendenti.

Lo sostiene Gianluca Salvaneschi, Head of Strategic Business Development & IoT Southern & Central Europe di Orange Business Services, che osserva come si parla molto di piattaforme di collaborazione, intranet e connettività, «ma ciò che conta per la persona che lo utilizza è l’esperienza che ha. I dipendenti riescono a svolgere il proprio lavoro in modo efficace e produttivo e allo stesso tempo avere un’esperienza gradevole? Questa è una motivazione fondamentale per l'utilizzo del sistema. È possibile investire molte risorse in un ambiente di lavoro digitale, ma se nessuno lo usa è un esercizio inutile e costoso».

I pilastri del digital workplace

Semplice, flessibile, aperto, sociale, personalizzabile e sicuro: questi sono i sei pilastri che stanno alla base dello digital workplace. È necessario anche essere in grado di bilanciare la privacy dei clienti e degli stakeholder con il rischio operativo.

Tutto questo richiede ai reparti IT di iniziare a pensare fuori dagli schemi, guardando per facilità d'uso e agilità a quelle tecnologie nate in ambito consumer che potrebbero funzionare in ambito business. Skype, per esempio, nata come app consumer, oggi è una risorsa importante nel settore aziendale.

1 - Segmentare la tecnologia in base all'utilizzo

Il primo passo per creare una tabella di marcia concreta per pianificare un digital workplace è scoprire come i dipendenti utilizzano la tecnologia in questo momento e quali strumenti si aspettano di utilizzare per eseguire i loro compiti quotidiani. Questo può sembrare ovvio, ma a volte c'è un divario tra quello che dice il management e ciò che accade sul campo.

Proprio come il marketing definisce i mercati dei clienti, l’IT deve elaborare una segmentazione in base a come la tecnologia viene utilizzata, cosa ben più rilevante di una segmentazione tradizionale basata su job title e linea di management. Vanno interpellati i dipendenti chiave in ogni settore per scoprire che tecnologia usano, se lavorano sul campo o in un ufficio, cosa trovano difficile nelle applicazioni/soluzioni in uso attualmente e che cosa vorrebbero avere a disposizione. Questo approccio dal basso verso l’alto va combinato con una visione dall'alto della strategia della società, per assicurarsi che ognuno sia allineato.

Una volta che i segmenti sono definiti, è importante descrivere ciascun “personaggio”, il dipendente tipico di un dato settore, e posizionarlo nella dinamica di una giornata.

Per esempio, una persona che lavora sul campo probabilmente non ci sta tutto il giorno: magari lui o lei inizia la giornata in ufficio, guida fino a una destinazione, incontra un cliente, partecipa alle riunioni di formazione e infine esegue un compito sul campo.

2 - I CIO devono avere una migliore comprensione

Creare un viaggio dei dipendenti attraverso la segmentazione permette al CIO e al senior management di comprendere meglio le esigenze di business, convalidare gli inventari, e aiutare il dipartimento IT a imparare il ruolo di ciascuno.

È anche una grande opportunità per i dipendenti per fornire feedback e consigli sull'evoluzione prevista per l’ambiente di lavoro digitale. Per esempio: che senso ha fornire modelli base di cellulare al personale che lavora sul campo se la maggior parte dei collaboratori confessa di utilizzare invece il proprio smartphone con la SIM aziendale?

Successivamente, possono seguire sessioni di creatività, eseguite insieme all’IT, per lavorare sui prodotti e sulle soluzioni che meglio soddisfano le esigenze di ciascun lavoratore, dopo aver raccolto i risultati della segmentazione dell’utilizzo digitale.

Dopo aver fissato un obiettivo per ogni segmento, una gap analysis consente di espandere  la tabella di marcia per l’ambiente di lavoro digitale, considerando le conseguenze organizzative, legali, informatiche e finanziarie. Questo porterà a saper rispondere al meglio alla questione di come migrare risorse importanti verso il cloud e quali nuovi contratti saranno necessari.

Con queste informazioni, le organizzazioni possono cominciare a rispondere alle domande più impegnative, come "è necessario acquistare nuovi servizi oppure optare per un percorso flessibile verso il cloud, pagato a consumo?".

La tabella di marcia digitale è lo strumento ideale per condividere una visione all'interno della società e per mettere insieme le varie linee di business.

Inoltre, fornisce al management e all’IT una migliore comprensione di ciò che le persone fanno, e se hanno la tecnologia giusta per il loro lavoro. Invece di cominciare dai dispositivi, l’IT può finalmente vedere il valore di iniziare dall'uso. Ad esempio, le persone sul campo sono fornite di USB in certi ruoli, quando ciò di cui hanno realmente bisogno è l'accesso remoto? Infine, consente di elaborare un piano per raggiungere i collaboratori che attualmente non sono collegati, come - solo per fare un esempio - il personale del magazzino.

3 - Dare potere alle persone

L’importante è non dimenticare che il punto cruciale del creare un ambiente di lavoro digitale è dare più potere a tutti i collaboratori.

Si può fare un grande investimento in tecnologia, ma alla fine sono le persone la risorsa più grande. Un programma di formazione e di gestione del cambiamento, quindi, è essenziale per una strategia di trasformazione digitale di successo, oltre a una comunicazione solida.

La gestione del cambiamento deve concentrarsi sui processi di business, ma ha bisogno di mettere utenti e clienti al centro.

4 - Adattare gli spazi di lavoro fisici

I lavoratori non sono più legati al loro computer e costretti a stare seduti in un posto per lunghi periodi di tempo, quindi è importante considerare l'impatto dell’ambiente di lavoro digitale sulla postazione fisica.

Un rapporto dei progettisti di spazi di lavoro flessibili Haworth afferma che vedremo sensori incorporati nello spazio degli uffici per contribuire a "benessere, impegno e efficacia" delle persone. Ma Haworth mette in guardia dall’amore per le nuove tecnologie fine a se stesso: "questa nuova tecnologia aiuta le persone?" dovrebbe essere la cartina al tornasole.

Stanno emergendo nuove tendenze, come ad esempio l'interazione intelligente con i luoghi: edifici e uffici intelligenti, insieme ad assistenti e robot smart.

Humanyze, per esempio, è una start-up che si occupa di “Analytics umane". La piattaforma di rilevamento e analisi sociale, sviluppata al MIT, consente alle aziende di quantificare le interazioni sociali.

I sensori possono comprendere quando e dove un individuo è più produttivo: per esempio, potrebbe scoprire che le idee migliori a volte vengono da una discussione di fronte alla macchinetta del caffè.

Ci sono nuove tecnologie in arrivo, che permetteranno nuovi e interessanti utilizzi. Creando una strategia per l’ambiente di lavoro digitale e implementandolo già ora, le aziende possono sostenere la loro trasformazione digitale globale, attrarre nuovi talenti e creare il terreno per nuove opportunità di business.

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