Pec: le 10 regole per l’uso e la conservazione corretti

PEC

Il Consiglio nazionale dei commercialisti ha pubblicato un vademecum contenente le 10 regole per un utilizzo corretto della Posta elettronica certificata (Pec) da parte di imprese e professionisti. Di seguito vi proponiamo le parti essenziali le parti essenziali.

1 - Per le Pec inviate è bene accertarsi che la configurazione della ricevuta di avvenuta consegna preveda quella "completa". Occorre infatti conservare la Ricevuta di consegna completa formata dal file “POSTACERT.EML”, contenete il messaggio originale, completo di testo e di eventuali allegati, e il file “DATICERT.XML” che riproduce tutto l’insieme delle informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio).

2 - Ricordare che l'esito positivo o negativo dell'invio viene comunicato al mittente entro 24 ore;

3 - Verificare sempre che la propria casella di posta elettronica certificata sia capiente

4 - Non eccedere i limiti dimensionali del messaggio e degli allegati, abitualmente pari a 30 megabyte complessivi.

5 - Non è consentito indicare al registro delle imprese indirizzi Pec diversi da quello specifico, univocamente riferito alla società iscritta (per esempio, non si può comunicare un proprio indirizzo in qualità di professionista di fiducia come domicilio digitale di un'impresa) e non è inoltre possibile indicare lo stesso indirizzo in relazione a diverse società .

6 - Sottoscrivere sempre con firma digitale ogni istanza o dichiarazione presentata via Posta elettronica certificata alla Pubblica Amministrazione. In generale gli allegati che necessitano di firma, devono essere sottoscritti con firma digitale in quanto la Pec è esclusivamente una modalità di invio e non ha valore di sottoscrizione dei documenti.

7 - Allegare in giudizio, per dimostrare l'invio o il ricevimento di un documento via Pec: se si tratta di un allegato, la stampa dell'atto notificato in formato Pdf con firma digitale, le ricevute di accettazione e consegna completa della Pec, il certificato di firma digitale del notificante e quello del gestore di Pec-

8 - Adottare sistemi di conservazione idonei delle Posta elettronica certificata e dei relativi allegati, evitando la semplice archiviazione dei file su pc e/o la stampa delle ricevute. In particolare, per le Pec inviate, conservare la Ricevuta di consegna completa e per le Pec ricevute conservare la busta di trasporto con i file “POSTACERT.EML” e “DATICERT.XML” .

9 - Ricordare che la conservazione a norma è necessaria per le Pec con allegati sottoscritti con firma digitale. Solo così si potrà mantenere il valore legale di “scrittura privata” anche oltre l’eventuale scadenza del certificato di sottoscrizione che di norma non ha durata superiore ai tre anni.

10 - Comunicare con tempestività qualsiasi eventuale variazione di indirizzo Posta elettronica certificata all'ordine di appartenenza, in quanto tutte le Pa, comprese amministrazione finanziaria e autorità giudiziaria, eseguono le proprie notifiche all'indirizzo Ini-Pec del professionista.

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