Una volta andava di moda il concetto del “knowledge worker”, il “lavoratore della conoscenza” che aveva a che fare con una grande mole di informazioni da gestire e in qualche modo tradurre in azioni mirate. Poi il concetto è un po’ sparito dal marketing delle aziende d’informatica, mentre non è cambiato il fatto che, per le attività di lavoro come per quelle personali, la nostra vita digitale passa per migliaia tra documenti e messaggi di posta elettronica. Tutti crediamo di essere ben organizzati, poi un giorno scopriamo che quel famoso documento o messaggio che tanto ci servirebbe non è immediatamente a portata di mouse.
Serve una strategia da seguire ogni giorno, evitando le “pulizie di stagione” del computer e di Mail, quelle in cui si cancellano decine di file e messaggi in mezz’ora con la sensazione di aver fatto ordine, quando si è solo rinviato un problema. E non c’è bisogno di eccedere: ciò che conta è poter recuperare i file e i messaggi che servono quando servono, senza imporsi classificazioni da bibliotecario se non fanno per noi.
Proprio per dimostrarlo, in queste pagine descriviamo due approcci complementari per la gestione della posta elettronica e dei documenti, uno basato su catalogazioni abbastanza stringenti e uno che lascia molta più libertà sfruttando la potenza insita in OS X e in Mail, in particolare grazie a Spotlight. Sono solo linee guida, in base alle quali ognuno può trovare una sua strada e applicarla negli strumenti che usa di norma.
L’e-mail degli organizzatori
La posta elettronica è uno strumento da cui oggi non si può prescindere ma, dato l’alto numero di messaggi che riceviamo, la casella Entrata di Mail fa in fretta a diventare ingestibile e i messaggi importanti, che pure ci sono, sembrano persi in un mare magnum di posta utile e più spesso inutile. Per chi punta su una “pulizia” tradizionale l’obiettivo è mantenere nella casella Entrata (o comunque si chiami la Inbox del nostro specifico client di posta) il minimo numero possibile di messaggi. Idealmente nessuno, anche se questo è un obiettivo irraggiungibile. Ciò significa che bisogna leggere, anche solo sinteticamente, i singoli messaggi non appena arrivano in Entrata e smistarli nelle caselle e nelle sotto-caselle di posta più indicata. Se non esiste ancora, è il momento di crearle.
In Apple Mail, per creare una casella o una sotto-casella selezioniamo una casella già esistente, facciamo clic con il tasto destro del mouse e diamo il comando Nuova casella. A questo punto appare una finestra di dialogo preimpostata per creare una sotto-casella della casella selezionata, ma basta aprire il menu a tendina Posizione per vedere che la nuova casella può essere creata ovunque. Chi usa un account IMAP faccia attenzione a un dettaglio: se la casella viene creata solo in locale, selezionando la voce Sul mio Mac, non viene replicata sul server di posta principale e quindi non apparirà se, in seguito, per leggere la posta useremo un computer diverso da quello con cui l’abbiamo creata. Usare caselle e sotto-caselle “generali”, e non locali, di solito è più indicato.
La forza di questa organizzazione sta nella gerarchia delle caselle, che deve essere abbastanza profonda da arrivare a caselle ben specifiche – quelle troppo generiche avrebbero troppi messaggi e replicherebbero il problema di affollamento della casella Entrata – ma non deve esserlo troppo e arrivare a caselle “foglie” semivuote con solo due o tre messaggi. Si può tranquillamente procedere per approssimazioni successive sino ad arrivare a una configurazione funzionale alle nostre esigenze: la gerarchia delle caselle non è scolpita nella pietra ed è anzi dinamica, ad esempio perché i progetti che seguiamo possono concludersi e, dopo, non richiedere più caselle specifiche.
All’inizio è utile stabilire il criterio fondamentale da seguire nello smistamento dei messaggi, se in base al contenuto o in base all’azione richiesta. Nel primo caso creeremo ad esempio una casella Lavoro con delle sotto-caselle Progetto A, Progetto B e via dicendo; nel secondo la logica delle caselle sarà più del tipo Rispondere subito, Raccogliere informazioni, Da archiviare e così via. Una strada in realtà non esclude l’altra: in molti utilizzano alcune caselle legate ad azioni per i messaggi che richiedono una reazione relativamente immediata, ma anche caselle legate al contenuto per i messaggi che possono considerarsi archiviati. Questo approccio ibrido è una forma modificata della metodologia, molto popolare negli USA, GTD (Getting Things Done): applicata a un programma come Mail – quindi a un unico contesto, per usare la terminologia GTD – consiglierebbe la creazione di tre caselle dedicate rispettivamente alle cose da fare prima possibile, ai messaggi che non si possono ancora “elaborare” perché si è magari in attesa di informazioni e, infine, ai compiti con priorità bassa. Anche questa è una strada possibile.
Lasciamo fare a Mail
Controllare costantemente la casella Entrata per leggere e smistare i messaggi in arrivo non è, di solito, possibile. Chi riceve poca posta può consultare Mail una volta ogni tanto, chi invece riceve grandi volumi di e-mail farebbe meglio ad affidarsi alla definizione di regole per smistare automaticamente i messaggi nelle cartelle giuste. L’abilità quindi sta nel definire correttamente le regole che sposteranno i messaggi.
In Mail per definire una nuova regola ci si porta nel pannello Regole delle Preferenze del programma. Di solito in Mail c’è sempre una regola predefinita per il filtraggio delle newsletter di Cupertino: in base ai numerosi possibili mittenti, il singolo messaggio viene evidenziato in azzurro. È un buon esempio di quello che in generale si può fare con le regole di Mail: nella parte superiore della finestra di una regola ci sono le condizioni che devono verificarsi (tutte o una qualsiasi, a seconda dell’opzione scelta nel menu a tendina iniziale) perché vengano attivate le azioni descritte nella parte inferiore.
Mail è un programma piuttosto completo in quanto a opzioni di filtro, anche più di quanto non lasci intendere inizialmente la sua interfaccia, e bisogna esplorarle per capire come sfruttarle appieno. Le prime sette opzioni sono legate agli elementi chiave del messaggio (mittente, destinatari, oggetto) e soprattutto a come il messaggio specifica i destinatari, permettendoci di esaminare qualsiasi campo destinatario (quindi non solo i classici Da e Cc) e di evidenziare se noi, come destinatari, siamo specificati attraverso il nome completo o solo per l’indirizzo di e-mail “puro” (aiuta, anche se non molto, nell’identificazione dello spam). Più avanti si trovano una serie di opzioni legate a se e quanto il mittente del messaggio sia già “conosciuto” da Mail, più in fondo ci sono altre opzioni un po’ laconiche ma potenti, legate agli allegati (solo per il nome e il tipo di file) e soprattutto a qualsiasi header del messaggio ricevuto. Selezionando infatti Modifica elenco intestazioni possiamo inserire nell’elenco delle prime opzioni la denominazione di un qualsiasi campo header, il che permette ai più tecnici di esaminare, ad esempio, se il messaggio ricevuto è transitato per uno o più server di posta specifici.
Per le esigenze più comuni bastano regole tutto sommato semplici, legate ai mittenti e all’oggetto – se ben usato da tutti, cosa che spesso non avviene – dei messaggi. È ovviamente utile anche definire regole che verifichino se il testo del messaggio contenga o meno determinati termini o espressioni, tenendo conto che questi ultimi devono essere specifici e circostanziati, altrimenti la regola servirà a poco. Infine, un’avvertenza: chi ha diverse regole definite tenga conto che vengono eseguite nell’ordine in cui Mail le mostra, quindi se si ottengono risultati di smistamento inattesi può essere che una regola influenzi una che la segue.
Come accennato, l’obiettivo di avere una casella Entrata vuota e tutti i messaggi sempre ordinati al posto giusto in cartelle e sotto-cartelle è quasi sempre irraggiungibile. Si può però portare ordine anche tra i messaggi che restano nella casella principale della posta, contrassegnandoli. Mail mette a disposizione sette contrassegni di vario colore ai quali ognuno può dare il significato che preferisce (ad esempio rosso per i messaggi urgenti, verde per quelli relativi a un particolare progetto, eccetera) e li si associa a un messaggio in vario modo: dalla toolbar (c’è un piccolo menu apposta), dal menu contestuale del singolo messaggio (clic col tasto destro per poi scegliere una bandierina colorata, o con il comando Messaggio > Contrassegno.
I contrassegni appaiono nell’intestazione del messaggio ma, cosa più importante, i messaggi contrassegnati appaiono, e solo loro, selezionando la voce Contrassegnati nella barra laterale sinistra di Mail.
La posta nel caos (organizzato)
Se l’approccio “preciso” alla gestione di Mail prevede la creazione di molte caselle e sotto-caselle, all’estremo opposto troviamo una strategia in cui di caselle ne creiamo poche, essenzialmente per l’archiviazione, e la gran parte dei messaggi resta a lungo nella casella principale Entrata. Per poter trovare sempre quello che ci interessa, stavolta, non facciamo conto sulla nostra capacità di selezione e ordinamento ma su un minimo di razionalizzazione e soprattutto sulle funzioni di ricerca di Mail.
La citata razionalizzazione serve perché in una casella Entrata molto affollata è semplice perdere di vista messaggi anche importanti, quindi il minimo sforzo manuale che ci viene richiesto è quello di evidenziare noi in qualche modo le e-mail davvero critiche, anche se poi le lasciamo nella casella principale insieme a tutte le altre. Usando Mail il mezzo più semplice è costituito dai contrassegni descritti in precedenza: per apporli bastano pochi clic del mouse e otto colori diversi permettono una buona latitudine di manovra. Chi trova troppo “faticosa”, in una gestione della posta che punta al minimo lavoro possibile, anche la sola applicazione manuale dei contrassegni deve ricorrere alle regole e alla colorazione dei messaggi, opzione che peraltro può essere usata anche in sinergia con i contrassegni e non solo per sostituirli.
Come abbiamo visto per la regola predefinita da Apple, è possibile indicare a Mail di impostare in modo specifico il colore di sfondo dei messaggi che soddisfano determinate condizioni. Possiamo quindi creare regole mirate a individuare i messaggi più importanti fra quelli in ingresso, ad esempio le e-mail che provengono da un dato mittente o con un particolare oggetto, e colorare di conseguenza la riga in cui l’applicazione li elenca. In questo modo li si hanno immediatamente sott’occhio in qualsiasi momento e, quando certi progetti si chiudono o le condizioni di criticità cambiano, le regole possono essere modificate di conseguenza o del tutto cancellate.
La cancellazione di una regola non comporta l’eliminazione del colore associato ai messaggi che ha impostato, nel caso questo va reimpostato al bianco con una nuova regola o manualmente.
Per le mail che non sono davvero critiche non useremo un sistema di contrassegni o evidenziazioni, ma più semplicemente le funzioni di ricerca di Mail le troveranno per noi quando serve. Lo strumento d’elezione per la ricerca in Mail è la sua casella di ricerca Spotlight in alto a destra: non appena si inizia a digitare del testo al suo interno i messaggi della casella di posta attiva vengono filtrati in base ai termini immessi, lasciando visibili solo quelli che li contengono, e specificando più termini i messaggi visibili man mano si riducono perché la ricerca si fa più selettiva. Usando i pulsantini che appaiono sotto la toolbar si può applicare la stringa di ricerca a caselle diverse: in partenza è quella che era attiva quando abbiamo iniziato a digitare, ma possiamo facilmente estendere la query a tutte le caselle (pulsantino Tutti), tutte le caselle in Entrata (se abbiamo più account) e alcune caselle specifiche predefinite (VIP, Inviata, Bozze, Contrassegnati). Il menu a tendina sotto la casella di ricerca Spotlight permette invece di concentrare la ricerca non sul testo del messaggio ma sul nome del mittente o sull’oggetto delle mail. I primi risultati validi sono mostrati immediatamente.
Ciò che non appare a prima vista, e che invece è molto utile, è la possibilità di creare nella casella di Spotlight delle query complesse. Iniziamo digitando il primo termine della ricerca (ad esempio mac) e facendo clic con il mouse sulla prima riga evidenziata (“il messaggio contiene: mac”). Vediamo che la casella Spotlight contiene ora un elemento di ricerca “integrato”, con a destra il termine da cercare e a sinistra un pulsante-menu la cui intestazione (Qualsiasi) si riferisce al messaggio intero: la si può modificare da menu per applicare la ricerca in altri campi (mittente, destinatario, oggetto, casella, allegato). Se ora digitiamo un altro termine e diamo Invio, aggiungeremo un altro elemento della query, altrettanto personalizzabile, che affina ulteriormente la ricerca. Poi possiamo aggiungerne un terzo, un quarto e così via. Se pensiamo che la ricerca così costruita ci servirà anche in seguito, memorizziamola con il pulsante Salva che si trova all’estrema destra della finestra di Mail.
Le caselle “intelligenti”
Salvando una ricerca creiamo una “casella smart”, altro elemento utilissimo per chi voglia evitare l’organizzazione manuale. Una casella smart si comporta come una casella standard nel senso che conserva dei messaggi, ma se ne differenzia perché è una casella virtuale: i messaggi che contiene non sono stati spostati al suo “interno”, sono ancora nella casella di Entrata (di solito) e lì rimangono. Cliccare su una casella smart non fa altro che eseguire istantaneamente la query con cui l’abbiamo creata, mostrando solo i messaggi che soddisfano i suoi criteri.
Una casella smart si crea impostando una ricerca Spotlight, come abbiamo appena visto, ma anche con il comando Casella > Nuova casella smart. In questo secondo caso appare la finestra per definire le regole della casella, molto simile a quella per l’impostazione delle condizioni delle regole di Mail. Stavolta ovviamente non c’è un’azione da collegare alla ricerca, perché una casella smart fa solo da filtro. Possiamo inserire quante condizioni vogliamo: i criteri di selezione riguardano un po’ tutti gli elementi principali di un messaggio di mail – tranne, rispetto alle regole, l’esame arbitrario degli header – e possono essere combinati in piena libertà. Nell’esempio di figura 8 vediamo una casella smart che evidenzia i messaggi in entrata di recente, che ci menzionano nel corpo del testo, con almeno un allegato e a cui non abbiamo dato risposta: hanno tutte le caratteristiche per essere di una qualche importanza, ma sinora sono stati trascurati.
Contrassegni, ricerche Spotlight e caselle smart concretizzano un approccio destrutturato che piacerà a chi non ama perdere tempo a spostare messaggi, ma va sottolineato che l’approccio non è proprio adatto a tutte le situazioni. Innanzitutto, man mano che la casella Entrata aumenta di dimensioni il sistema può diventare meno efficiente, in modo particolare se il nostro è un account IMAP. Non esiste una soglia precisa, ma quando siamo vicini al migliaio di messaggi in Entrata è meglio spostare i più vecchi in cartelle d’archivio. In secondo luogo, le funzioni di ricerca di Mail sono potenti ma rigide: inevitabilmente, perché un messaggio di posta elettronica non ha molti attributi su cui effettuare filtri. Chi sente il bisogno di più elasticità deve andare oltre Mail per associare dei metadati generici alle e-mail, un po’ come fa Gmail quando ci permette di aggiungere quante etichette vogliamo a un singolo messaggio (quasi tutti usano le tag di Gmail come sostituti delle sotto-caselle, ma le loro potenzialità sono molto maggiori). Una soluzione possibile è MailTags di Indev Software (www.indev.ca), che permette di associare a un messaggio di posta molte informazioni “di servizio” in più: etichette in quantità illimitata, eventi di calendario, scadenze, colori, note e progetti. Parte di queste informazioni è immediatamente visibile nella consueta finestra di Mail.
L’albero dei documenti
In confronto agli sforzi che richiede la posta elettronica, avere una struttura dei documenti su disco ordinata è più semplice. Sembra strano ma il motivo è presto detto: non abbiamo granché controllo sulla posta che riceviamo, ma i documenti che salviamo su disco sono già frutto di una selezione implicita tra quello che ci serve e quello che è inutile. In linea di principio le metodologie per tenere ordine nei propri file, o trovarli più facilmente pur senza ordinarli, sono le stesse descritte per la posta elettronica, cambiano però gli strumenti da utilizzare e alcuni dettagli nelle logiche di comportamento.
Per chi ama l’ordine tradizionale la strada è di nuovo quella della gerarchia, stavolta di cartelle dove riporre i documenti e non di caselle. Apple per questo propone le cartelle Documenti, Filmati e Immagini che si trovano nella cartella Inizio: non sono l’ideale, anche perché alcune applicazioni vanno a creare le loro cartelle di lavoro proprio in Documenti (lo fa ad esempio Microsoft Office) o in Immagini (iPhoto, Lightroom e altri) “inquinando” la nostra gerarchia, ma sono un punto di partenza. In Immagini possiamo ad esempio costruire il nostro albero di cartelle fotografiche e in Documenti quello che conterrà tutti i nostri file di tipo generico. Partiamo dal presupposto di voler gestire manualmente le fotografie e i video, senza passare attraverso la gestione di iPhoto e iMovie o di altri programmi ad hoc, mentre per la gestione dei file audio non ha quasi mai senso sostituirsi a iTunes (che ha, nascosto, un approccio molto organizzato).
Indipendentemente da dove ha inizio – c’è chi tralascia del tutto le cartelle predisposte da Apple e parte da una “sua” qualsiasi – la gerarchia di cartelle che creiamo deve essere un equilibrio tra precisione e buon senso: né troppo profonda, né troppo poco. Se vediamo cartelle che restano spesso vuote o con pochi file, integriamole con altre allo stesso livello di profondità o in quello superiore. Il criterio su cui basare la gerarchia è spesso dettato dal tipo di file: certi elementi, come le fotografie, sembra più logico organizzarli per data; altri, ad esempio i documenti di testo o i PDF, si associano intuitivamente a una organizzazione per ambito o contenuto. Molto spesso si usano organizzazioni miste, in cui l’elemento “tempo” e quello “contenuto” prevalgono sull’altro a seconda delle preferenze di ciascuno. Ad esempio, il file di questo articolo potrebbe essere catalogato in una ipotetica cartella Lavoro: Applicando: Focus: 2013: Maggio come anche in una cartella Lavoro: 2013: Maggio: Applicando: Focus. Manteniamoci in ogni caso elastici: la gerarchia ottimale delle cartelle sul Mac non è immutabile, varia a seconda di ciò su cui stiamo lavorando e non tutto è perfettamente catalogabile, per cui le cartelle generiche denominate ad esempio “Altro” sono immancabili.
Creata una gerarchia, cerchiamo di restarvi sufficientemente allineati. Ossia: non lasciamo (troppi) documenti virtualmente sparsi in giro. Il punto debole dell’utente ordinato è la Scrivania, che invariabilmente diventa il ricettacolo dei documenti su cui si sta lavorando in quel momento, di quelli che non si sa ancora bene dove mettere e di altri che sembra comodo avere a portata di mano. Invece la Scrivania dovrebbe essere il più libera possibile, semmai occupata da quei pochi elementi che rimandano a cartelle davvero importanti. Il primo modo per evitare di affollare la scrivania con elementi inutili è fare in modo che non ci arrivino proprio, ad esempio assicurandoci che il nostro browser non usi la Scrivania come posizione per il salvataggio dei download (in Safari è l’opzione Salva file scaricati in che si trova nel pannello Generale delle Preferenze del programma) ed evitando di scaricare gli allegati di posta banalmente trascinandoli fuori dalla finestra del messaggio, appunto sulla scrivania (usiamo invece il comando File > Salva allegati, che permette di salvare ovunque e anche di creare una nuova cartella d hoc).
Se proprio abbiamo dei documenti generici che vogliamo mantenere per un po’ sulla Scrivania, non lasciamoli sparsi ma raccogliamoli in un’unica cartella per occupare il minimo spazio possibile. Questa cartella va poi svuotata spesso, eliminando o spostando i documenti che non servono più.
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