I servizi di stampa gestita nel nuovo workspace, una guida

servizi stampa gestita

I servizi di stampa gestita (MPS) sono oggi, ancora di più che in passato, un fattore abilitante per la continuità del lavoro e la sicurezza del perimetro dell’azienda.

Vediamo perché. I servizi di stampa gestita sono offerti da un provider esterno per ottimizzare o gestire l'output dei documenti di un'azienda.

I componenti principali forniti sono la valutazione delle esigenze di stampa, la sostituzione selettiva o generale dell'hardware e il servizio, le parti e le forniture necessari per il funzionamento dell'hardware nuovo e/o esistente (comprese le apparecchiature di terze parti esistenti, se richiesto dal cliente).

Il provider tiene inoltre traccia delle modalità di utilizzo della stampante, del fax, e della flotta di stampanti multifunzione, dei problemi, delle necessità e della soddisfazione dell'utente.

In questo contesto, il provider svolge un ruolo chiave nella gestione della sicurezza informatica dell’universo printing, che per le aziende è più importante che mai.

Sono quindi lontani i tempi in cui si poteva ignorare che stampanti e multifunzione fossero parte integrante del perimetro aziendale.

Infatti, quasi tutti i device di questo tipo presenti in organizzazioni di ogni dimensione sono di fatto dei nodi cruciali per l’infrastruttura informatica.

I multifunzione e le stampanti sono endpoint della rete che spesso gestiscono e memorizzano quantità significative di contenuti aziendali sensibili o riservati.

Questi dispositivi hanno spesso accesso a Internet, app, email, sistemi di gestione dei contenuti aziendali e archivi di documenti basati su cloud. Pertanto, qualsiasi rischio interno e di intrusione si applica a tutto il parco installato. Dato il panorama odierno, ciò significa che le minacce sono costanti e di ampia portata.

Non sempre questo stato di rischio viene percepito con la dovuta attenzione. Sebbene i responsabili IT siano coscienti della natura del problema, spesso tendono pericolosamente a ritenere che un hack della stampante è da ritenere “benigno”, o dannoso in misura molto limitata: ad esempio un cybercriminale potrebbe essere in grado di inviare una stampa senza autorizzazione rendere una stampante multifunzione temporaneamente non disponibile.

In realtà le stampanti possono essere la prima fonte per rubare i dati aziendali e dei clienti o acquisire le credenziali utente per ottenere un ulteriore accesso al network.

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Per fortuna, le stampanti aziendali più recenti possono spesso includere funzionalità e software per aiutare a combattere i potenziali rischi per la sicurezza della stampante; tuttavia configurarli correttamente e assicurarsi di utilizzare i migliori parametri e aggiornamenti software e hardware rappresenta una sfida oggettivamente fuori dalla portata di moltissime realtà.

Il fornitore dei servizi di stampa gestita può collaborare con le organizzazioni di ogni settore al fine di identificare gli attuali rischi per la sicurezza di stampa e IP che l’azienda deve affrontare.

Un vero e proprio auditing della componente printing, finalizzata a creare il quadro più preciso e puntuale della situazione in essere e che permetta di elaborare e implementare una strategia corretta.

Infatti, sulla base dell’analisi dettagliata preliminare del parco stampanti presente in azienda, il partner fornitore di servizi di stampa gestita metterà in atto le operazioni e le policy più idonee per trovare una soluzione completamente su misura progettata per prevenire eventuali problemi.

Ciò potrebbe includere procedure di accesso alla stampante per ridurre al minimo i documenti rubati e gli impianti di gestione dei documenti, l’aggiornamento di driver e firmware, fino ad interessare la parte di networking (laddove emergano criticità in questo ambito).

Avrete certo compreso quanto sia importante scegliere con attenzione il partner a cui affidare le “chiavi” dell’universo stampanti in azienda, ma il suo ruolo non finisce certo qui: sono molti i vantaggi che è possibile ottenere dalla partnership con professionisti di indubbia esperienza, ivi compresa la scelta dei nuovi device da installare.

Non bisogna infatti scordare che la nuova normalità, cui l’emergenza coronavirus del2020 ha costretto la quasi totalità delle aziende, è un fattore con cui dobbiamo convivere da adesso in avanti.

Secondo diversi analisti, si tratta di un cambio definitivo nel modo di lavorare e che non esclude affatto stampanti e MFP: anzi, la diffusione degli ambienti di lavoro verso le abitazioni dei singoli dipendenti rende ancora più importante poter contare su un partner in grado di offrire la giusta visibilità su un perimetro di rete quanto mai rarefatto e (di conseguenza) a forte rischio di cyber minacce.

Per approfondire le tematiche inerenti l'attivazione di servizi di stampa gestita abbiamo selezionato un documento, a valore, una guida che illustra a fondo le modalità e i benefici.

Scarica la guida: Come gestire meglio un'azienda partendo dalla stampa

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