Home Digitale Se le email sono documenti possono essere ottimizzate

Se le email sono documenti possono essere ottimizzate

Richieste di feedback, solleciti, dichiarazioni di invio file, conferme di presa in carico di attività, infinite copie conoscenza: Siav ha calcolato che oltre 11 ore lavorative a settimana vengano utilizzate per la gestione delle email e che, quotidianamente, si dedichi ai messaggi di posta elettronica il 28% del proprio tempo. Dati, a cui va aggiunto quello che riposta che solamente il 38% delle email riporta informazioni rilevanti.

Il percorso verso un modo di lavorare smart dovrebbe essere quindi caratterizzato da un minor numero di email, senza pregiudicare i benefici apportati dalla posta elettronica, come la condivisione di documenti e informazioni e la collaborazione.

Sulla base di queste valutazioni Siav, che è specialista di soluzioni software per la gestione dei documenti elettronici e dei processi digitali, ha realizzato l’offerta Meno Mail, individuando per le aziende tre tappe del viaggio verso la trasformazione digitale, capaci di ridurre il carico di email e ottimizzare il tempo a disposizione.

Trasformazione digitale, le tre fasi per le email

Fase uno: archiviazione delle mail in un software di gestione elettronica dei documenti. In molti reparti, come ad esempio quello amministrativo, HR o legale, gran parte del tempo speso per gestire la posta elettronica viene destinato all’archiviazione dei messaggi più importanti, che vengono salvati sul desktop, all’interno di cartelle di rete o, peggio, stampati e inseriti dentro a fascicoli cartacei. L’archiviazione delle mail, direttamente dal client, all’interno di un software di gestione elettronica dei documenti permette di velocizzare i diversi passaggi e ne favorisce la successiva ricercabilità e consultazione.

Fase due: adozione di un sistema di gestione documentale che abiliti lo scambio di documenti e informazioni senza l’uso delle mail: il paradigma che vedeva la posta elettronica come un asset aziendale da archiviare e gestire, deve essere superato spostando il focus sui documenti, colonne portanti di qualsiasi dipartimento. Per questo motivo è fondamentale adottare un sistema di gestione documentale che abiliti lo scambio di documenti e informazioni dall’ufficio e in mobilità senza l’utilizzo delle mail.

Fase tre: uso di software documentali con funzionalità Bpm (Business Process Management): snellita la gestione delle e-mail e compresa la centralità di un sistema documentale, c’è un’ultima fondamentale tappa per raggiungere l’obiettivo di un ufficio con meno mail. Per ridurre i messaggi di posta, infatti, disporre di un archivio digitale per inserire informazioni e allegati è importante ma non sufficiente.

I documenti, tramite le mail, attraversano di continuo i binari che collegano l’intera organizzazione, ossia i processi. Occorre, dunque, affidarsi a software documentali dotati di funzionalità di BPM, dotati di veri e propri motori di workflow che consentono di digitalizzare e automatizzare i flussi di lavoro di ogni dipartimento.

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