Richieste di feedback, solleciti, dichiarazioni di invio file, conferme di presa in carico di attività, infinite copie conoscenza: Siav ha calcolato che oltre 11 ore lavorative a settimana vengano utilizzate per la gestione delle email e che, quotidianamente, si dedichi ai messaggi di posta elettronica il 28% del proprio tempo. Dati, a cui va aggiunto quello che riposta che solamente il 38% delle email riporta informazioni rilevanti.
Il percorso verso un modo di lavorare smart dovrebbe essere quindi caratterizzato da un minor numero di email, senza pregiudicare i benefici apportati dalla posta elettronica, come la condivisione di documenti e informazioni e la collaborazione.
Sulla base di queste valutazioni Siav, che è specialista di soluzioni software per la gestione dei documenti elettronici e dei processi digitali, ha realizzato l’offerta Meno Mail, individuando per le aziende tre tappe del viaggio verso la trasformazione digitale, capaci di ridurre il carico di email e ottimizzare il tempo a disposizione.
Trasformazione digitale, le tre fasi per le email
Fase uno: archiviazione delle mail in un software di gestione elettronica dei documenti. In molti reparti, come ad esempio quello amministrativo, HR o legale, gran parte del tempo speso per gestire la posta elettronica viene destinato all’archiviazione dei messaggi più importanti, che vengono salvati sul desktop, all’interno di cartelle di rete o, peggio, stampati e inseriti dentro a fascicoli cartacei. L’archiviazione delle mail, direttamente dal client, all’interno di un software di gestione elettronica dei documenti permette di velocizzare i diversi passaggi e ne favorisce la successiva ricercabilità e consultazione.
Fase due: adozione di un sistema di gestione documentale che abiliti lo scambio di documenti e informazioni senza l’uso delle mail: il paradigma che vedeva la posta elettronica come un asset aziendale da archiviare e gestire, deve essere superato spostando il focus sui documenti, colonne portanti di qualsiasi dipartimento. Per questo motivo è fondamentale adottare un sistema di gestione documentale che abiliti lo scambio di documenti e informazioni dall’ufficio e in mobilità senza l’utilizzo delle mail.
Fase tre: uso di software documentali con funzionalità Bpm (Business Process Management): snellita la gestione delle e-mail e compresa la centralità di un sistema documentale, c’è un’ultima fondamentale tappa per raggiungere l’obiettivo di un ufficio con meno mail. Per ridurre i messaggi di posta, infatti, disporre di un archivio digitale per inserire informazioni e allegati è importante ma non sufficiente.
I documenti, tramite le mail, attraversano di continuo i binari che collegano l’intera organizzazione, ossia i processi. Occorre, dunque, affidarsi a software documentali dotati di funzionalità di BPM, dotati di veri e propri motori di workflow che consentono di digitalizzare e automatizzare i flussi di lavoro di ogni dipartimento.
