Redditi d’impresa: tenuta e conservazione dei documenti e delle scritture

Gli obblighi di vidimazione e bollatura sono diventati facoltativi per la maggior parte delle scritture contabili. Vediamo quando si possono evitare e quando invece sono ancora necessari e in che modo vanno gestiti.

Bollatura, numerazione e vidimazione
I libri e registri contabili erano, in generale, soggetti a obblighi di bollatura iniziale, numerazione e vidimazione annuale prima che fossero posti in uso, da parte dell'Ufficio del registro delle imprese (ora presso le camere di commercio), i notai o gli Uffici delle entrate (per i registri obbligatori ai fini fiscali).
Peraltro, a seguito di successivi interventi normativi (art. 7-bis, D.L. n. 357/1994; L. n. 383/2001; circ. 22.10.2001, n. 92), gli obblighi di vidimazione e bollatura sono stati eliminati per la maggior parte delle scritture contabili e, pertanto, tali adempimenti sono divenuti facoltativi.
I libri per i quali non è obbligatoria la bollatura e la vidimazione annuale sono i seguenti:
• libro giornale;
• libro degli inventari;
• registri obbligatori ai soli fini IVA;
• registri obbligatori ai soli fini delle imposte sul reddito (ad esempio il registro dei beni ammortizzabili).
Continuano, invece, a essere soggetti all'obbligo di bollatura iniziale:
• i libri sociali obbligatori delle società di capitali (a eccezione del libro giornale e del libro degli inventari);
• ogni altro libro o registro per il quale la bollatura è obbligatoria in base a una specifica disposizione di legge.
Numerazione - Le pagine delle scritture contabili devono essere numerate progressivamente per ciascun anno (a eccezione delle scritture ausiliarie e di magazzino), con l'indicazione in ciascuna pagina dell'anno di riferimento (nel caso di società con esercizio non coincidente con l'anno solare si deve indicare il primo dei due anni solari cui si riferisce la contabilità; per le scritture di rettifica registrate nell'anno successivo a quello di riferimento, si indica invece l'anno in cui è effettuata la rilevazione).
La numerazione, progressiva nell'ambito di ciascun registro (anche sezionale o per blocchi di pagine), deve essere effettuata direttamente dall'imprenditore, anche non preventivamente.
Nel caso l'imprenditore voglia (facoltativamente) fare bollare inizialmente o vidimare annualmente i libri, la numerazione delle pagine deve essere apposta prima della vidimazione con l'indicazione dell'anno di riferimento (in base ai criteri illustrati dalla circ. min. ind. 9.1.1997 n. 3407/C; per quanto concerne i particolari della modalità di numerazione: circ. 22.10.2001, n. 92/E, circ. 25.1.2002, n. 6/E; ris. 12.3.2002 n. 85/E, circ. 1.8.2002 n. 64/E, ris. 22.1.2003 n. 9/E; ris. DRE Veneto 11.3.2004, n. 907-2863).

Registri multiaziendali

I centri contabili che utilizzano registri multiaziendali “a striscia continua” devono (circ. 30.7.2002, n. 60/E):
• attribuire per ciascun periodo d'imposta una numerazione progressiva ai vari fogli utilizzati per i libri e registri di ciascun utente;
• consegnare a ciascun utente, entro il termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi, i fogli che compongono il libro o registro relativi alle annotazioni di sua pertinenza effettuate nel periodo d'imposta.

Art. 22, D.P.R. n. 600/1973

Tenuta
Le scritture devono essere tenute secondo le norme di un'ordinata contabilità, senza spazi in bianco (per il registro dei beni ammortizzabili sono invece consentiti spazi in bianco nelle pagine relative a ciascun bene), senza interlinee e senza trasporti a margine. Non sono ammesse abrasioni e le cancellazioni devono essere eseguite in modo che le parole cancellate siano leggibili (art. 2219 c.c.). Si considerano omesse le registrazioni a matita (Cass. 8.8.2005, n. 16707).
Le registrazioni nelle scritture cronologiche e nelle scritture ausiliarie di magazzino devono essere eseguite nel termine di 60 giorni.
Le società e gli enti il cui bilancio o rendiconto è soggetto per legge o per statuto all'approvazione dell'assemblea o di altri organi possono effettuare gli aggiornamenti consequenziali all'approvazione stessa fino al termine stabilito per la presentazione della dichiarazione (art. 14, c. 3, D.P.R. n. 600/1973).

Art. 22, D.P.R. n. 600/1973

Contabilità  meccanizzata
In caso di tenuta di registri contabili a mezzo di sistemi informatici e meccanografici (compresa la contabilità elaborata all'estero da una casa madre con filiale in Italia: ris. 9.11.2000, n. 167/E), la registrazione dei dati è valida, a ogni effetto di legge, anche quando i dati non sono trascritti su supporto cartaceo nei termini di legge, se:
• si tratta di dati relativi ad un esercizio per il quale non sono scaduti da oltre 3 mesi i termini di presentazione della dichiarazione annuale
• e in sede di controllo o ispezione i dati risultano aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengono stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza.

Art. 22, D.P.R. n. 600/1973; art. 7, c. 4-ter, D.L. n. 357/1994; D.M. 23.1.2004; circ. 27.10.1994, n. 181; circ. 6.12.2006, n. 36/E

Conservazione
Le scritture contabili obbligatorie ai fini fiscali devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli eventuali accertamenti (o contenziosi) del periodo d'imposta, anche oltre il limite fissato, a fini civilistici, in 10 anni (art. 2220 c.c.).
L'autorità giudiziaria adita in contenzioso può limitare l'obbligo di conservazione alle sole scritture rilevanti per la risoluzione della controversia in corso.
Fino allo stesso termine devono essere conservati ordinatamente, per ciascun affare, gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevuti e le copie delle lettere e dei telegrammi spediti e delle fatture emesse.
Gli eventuali supporti meccanografici, elettronici e similari devono essere conservati fino a quando i dati contabili in essi contenuti non siano stati stampati sui libri e registri previsti dalle vigenti disposizioni di legge.

Art. 22, D.P.R. n. 600/1973

Documenti e scritture informatici e digitali
Regole particolari valgono per la tenuta e conservazione dei documenti e delle scritture informatici e digitali.
Libri e registri elettronici - I registri rilevanti ai fini delle imposte sui redditi possono essere tenuti, anziché in formato cartaceo, in formato elettronico, cioè sotto forma di documenti informatici.
I registri in formato elettronico rientrano per definizione nella categoria di quelli tenuti utilizzando sistemi elettrocontabili; tuttavia, mentre per questi ultimi i sistemi elettronici sono solo un mezzo di elaborazione dei dati, talché i libri e i registri devono materializzarsi attraverso la stampa su carta, quelli in formato elettronico sono non solo elaborati, ma anche tenuti e conservati sotto forma di documento informatico.
Ai libri e registri tenuti in formato elettronico si applicano le regole generali dei libri e registri relativi alle imposte sui redditi, nonché le regole specifiche della tenuta dei documenti tributari sotto forma di documento informatico.
Conservazione elettronica di libri, registri e documenti elettronici - Ai libri, registri e documenti tenuti o emessi in formato elettronico (cioè sotto forma di documento informatico: si applicano le regole generali della conservazione, nonché le regole specifiche della conservazione dei documenti tributari sotto forma di documento informatico.
Conservazione sostitutiva digitale di libri, registri e documenti cartacei - I libri e registri e gli altri documenti tenuti o emessi in formato cartaceo possono essere conservati, anziché nel formato cartaceo originario, sotto forma di documenti digitali.
Ai libri, registri e documenti conservati in formato digitale si applicano le regole generali della conservazione, nonché le regole specifiche della conservazione digitale dei documenti tributari in formato cartaceo.

Artt. 3 e 4, D.m.23.1.2004; circ. 6.12.2006, n. 36

(per maggiori approfondimenti vedi Manuale fiscale, Novecento Media)

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