Quando l’Erp finisce nel "piatto" di una Pmi

Protagonisti di questo Reportage sono una società che fa catering (la Robo di Stradella) e Ssi, system integrator di Piacenza. Che da anni lavorano insieme

Marzo 2005, Allargamenti e ristrutturazioni societarie. Anche di questo
sono fatte le Pmi italiane, che spesso si dimostrano delle vere e proprie scatole
cinesi da riempire di soluzioni tecnologiche. E per forza di cose i rivenditori
si devono adeguare. Capita, quindi, che un cliente da sempre fedele possa "sfuggire"
per esigenze di un nuovo assetto societario. Ma capita anche il contrario. è
il caso di Ssi, system integrator italiano di Piacenza (che ha forti legami
con Zucchetti) che dieci anni fa, per un caso di internazionalizzazione al contrario,
ha iniziato a seguire la Robo, azienda che opera nel settore alimentare (con
sede a Stradella, in provincia di Pavia, 20 dipendenti e un fatturato previsto
di 24 milioni di euro). E proprio la Robo (da circa 70 anni presente nel mercato
del food in Italia) è caratterizzata da un'evoluzione tecnologica legata
a una serie di passaggi di proprietà che l'hanno portata ad abbandonare
l'attività produttiva per concentrarsi esclusivamente sulla commercializzazione
di prodotti alimentari di stampo catering, destinati a hotel, ristoranti, pizzerie,
mense e paninoteche.


Nuovo assetto societario
Risale al 1995 l'anno della svolta, quando la casa modenese "Le conserve
della nonna" rileva l'intera quota di Robo da Campbell Soup e decide di
modificarne sia l'impostazione organizzativa, sia quella It, dismettendo la
produzione e modificando il sistema informativo, con il passaggio da As/400
di Ibm a Netware di Novell e poi, nel 1998, a Unix.
Cambiamenti radicali hanno riguardato anche l'Enterprise resource planning con
l'adozione di Gestionale 2 di Zucchetti (ai tempi ancora Master) e l'abbandono
di Bpcs di Ssa Global. «Quest'ultima scelta ha inteso riflettere logiche
maggiormente legate alla realtà del nostro Paese, meno americane

- spiega Marco Morelli, che in Robo si occupa dell'area Edp
e della logistica -. Bpcs era un software più rigido, che richiedeva
autorizzazioni e permessi, mentre Gestionale 2 ha caratteristiche più
vicine alle nostre esigenze, in primis la duttilità»
. In questo
modo, casa madre e controllata potevano parlare lo stesso linguaggio gestionale,
in quanto la società emiliana utilizzava il software di Zucchetti.


«La fruibilità è stato l'aspetto su cui "Le conserve
della nonna" ha maggiormente posto l'accento»
ha illustrato
Angelo Bossi, responsabile commerciale di Ssi Piacenza (realtà
che non va confusa con l'omonima Ssi di Gorle (Bg), che dal 1998 è ufficialmente
entrata a far parte del gruppo Zucchetti e con la quale Ssi (di Piacenza) si
è trovata a collaborare anche
in questo caso - ndr).
Una decina di giorni lavorativi è stata sufficiente a Robo per installare
il nuovo sistema Erp e procedere a contabilità, magazzino e order entry.
«L'avvio con la modalità base non ci ha creato difficoltà
- prosegue Morelli -. Nel tempo, poi, abbiamo provveduto alle personalizzazioni
che ci erano necessarie»
. E uno dei primi adattamenti realizzati
da Ssi è stato quello inerente al recupero crediti.
Ora la procedura è in grado di generare solleciti a scadenza di fattura
in base a giorni stabiliti e, quindi, di dare il via in automatico ai passaggi
successivi dei vari avvisi, fino ad arrivare all'estremo delle diffide e alle
pratiche legali. In questo modo, gli agenti sul territorio sono informati sulla
situazione delle proprie aree di competenza. «Un'altra procedura per
noi molto importante
- dice ancora Morelli - è quella del Dso,
vale a dire dei giorni di scopertura, il ritardo che ogni agente ha sugli incassi.
Con la struttura precedente, queste procedure erano molto difficoltose e così
"Le conserve della nonna" decise di affrontare con maggior grinta
una certa carenza di ritorni economici che ci riguardava»
.
Order entry e promozioni periodiche sono altrettante aree delicate affrontate
dal cliente e dal fornitore di software. Così come l'automazione
della rete di vendita, iniziata circa cinque anni fa con la fornitura agli agenti
di computer portatili che a oggi sono circa una settantina. Inizialmente, l'invio
degli ordini avveniva tramite procedure tipo Exchange, ma nel 2001 Robo è
passata a connessioni terminal server via Internet.

La gestione della forza vendite
«Quando l'ordine arriva in azienda - precisa Bossi - Gestionale
2 si occupa della sua ricodifica, della conferma, del picking e della relativa
bolla. Gli agenti sono direttamente in grado di controllare l'ordine e di ricevere
automaticamente il consenso alle promozioni, ai prezzi e quant'altro»
.
Da circa un anno e mezzo, Robo ha adottato la procedura per il prelievo della
merce tramite terminali ottici, «che seguono tracciati sul gestionale
- continua ancora Morelli - e tengono gli operatori costantemente aggiornati.
L'elaboratore, oltre a scegliere la merce da prelevare è in grado di
stampare etichette segnacollo»
. È questa l'unica applicazione
di logistica commissionata ad hoc a Ssi. Un adeguamento ulteriore, che però
ha attinto da funzionalità standard del software e non può essere
considerato alla stregua di una personalizzazione, riguarda i lotti e la tracciabilità
in entrata e in uscita: per ogni evasione, Gestionale 2 è in grado di
prelevare dal lotto più vecchio, fino all'esaurimento, per poi ripartire
da uno nuovo.
La radiofrequenza è stata adottata solo per il magazzino Robo di Stradella
e riguarda esclusivamente i prelievi della merce in uscita (picking controllato),
ma nell'immediato futuro il progetto dovrebbe riguardare anche il magazzino
Arimpex di Sarmato (vedi box nella pagina precedente). «Entro pochi
mesi, ci occuperemo della tracciabilità in entrata, di realizzare una
migliore mappatura dei prodotti e del controllo su scadenze e rifornimenti

- annuncia Morelli -. Il sistema di Zucchetti deve essere in grado di avvisarci
quando un prodotto sta finendo»
.
«Tutti i siti logistici che ruotano attorno all'organizzazione dell'azienda
sono collegati in remoto
- gli fa eco Bossi - e l'emissione delle bolle
è gestita direttamente dalla sede di Robo»
.


Anche il credit scoring (cioè la valutazione dell'affidabilità
dei clienti) rientra tra le customizzazioni realizzate. Il gestionale crea delle
tabelle nelle quali sono inseriti dei punteggi stabiliti dalla direzione, in
base ad aspetti quali l'anzianità di rapporto, la forma giuridica, il
tipo di attività specifico, il fatturato e i Dso di scopertura. Gestionale
2 elabora queste caselle e per ogni cliente crea un dato che si traduce in affidabilità.
Mensilmente, i dati vengono riallineati. «Si tratta di un'applicazione
molto utile e reale
- indica Morelli -, la cui realizzazione ha richiesto
del tempo, ma che rappresenta la base per concedere i fidi»
.
I progetti di Robo (che entro due anni inaugurerà nuova sede e magazzino)
non si fermano qui: la società, sempre con la consulenza di Ssi, sta
valutando l'ipotesi di votarsi alla Business intelligence, per migliorare la
comunicazione dei dati al management. Entro i primi mesi di quest'anno, poi,
la società dovrebbe dotare di strumenti palmari i propri agenti. La rete
di vendita totale conta 175 risorse, cui si sommano le circa 90 di Arimpex ma,
secondo Aurelio Gioiele, direttore commerciale di Robo: «Per
garantire una copertura capillare del territorio, nell'arco di due anni, dovrebbero
raggiungere quota 400»
. Non sono, invece, previste altre acquisizioni,
in quanto la politica di Robo «è di crescere per linee interne.
Contiamo, invece, di dar maggiore impulso alla nostra struttura estera, portando
il fatturato proveniente dalle esportazioni dal 5 al 15%»
conclude
Gioiele.

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