Prove pratiche di dematerializzazione

La testimonianza di 14 realtà aziendali, pubbliche e private, che hanno deciso di cimentarsi in progetti di fatturazione elettronica e integrazione del ciclo dell’ordine

Al fine di dare evidenza della base empirica dell'Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione presentato dal Dipartimento di Ingegneria Gestionale della School of Management del Politecnico di Milano, una nutrita serie di testimonianze si sono alternate per parlare di progetti già implementati, o in fase di realizzazione, in tema di fatturazione elettronica e integrazione del ciclo dell'ordine. Secondo Paolo Catti, responsabile della ricerca in questione assieme ad Alessandro Perego, sono duplici i percorsi di avvicinamento al processo che porta all'automazione delle fatture: «Il primo ha come fine introdurre all'interno delle organizzazioni processi efficienti. Il secondo, muove verso la conservazione sostitutiva per l'eliminazione dell'archivio cartaceo e l'ottimizzazione della sua gestione, permettendo all'area amministrativa di inviare, ordinare e conservare i documenti in maniera strutturata».

Un quadro di riferimento nel quale Erg si posiziona in qualità di realtà che ha attuato un progetto di conservazione del ciclo passivo grazie anche alla creazione di un portale a supporto dell'integrazione del ciclo dell'ordine con i fornitori “non oil”. «Supportati dal partner di riferimento Cofax - conferma Giovanni Angerame, project manager di Erg - siamo partiti dal loro sistema di cattura, riconoscimento e trasferimento dei dati di fatturazione che giungono in diversi formati e che sono catalogati prima di venir passati al nostro sistema Sap R3 per la registrazione in contabilità e la fatturazione. Senza dubbio fra i principali benefici riscontrati vi sono un minor costo per l'elaborazione delle fatture, minori errori rispetto all'immissione manuale dei dati, migliori relazioni con i fornitori per i quali l'automazione del processo si è tradotta in un decremento nel ritardo dei pagamenti». Ma non solo. Così implementato, il sistema mantiene tracciabilità dei dati e va ad allinearsi alle normative vigenti in materia, mentre i tempi di evasione delle fatture, in Erg, si sono ridotti del 40% «impattando in maniera positiva sulla nostra organizzazione interna, ora in grado di allocare al meglio le proprie risorse».

Una visione condivisa da Costa Crociere che, già dotata di un portale Internet per lo scambio di informazioni con gli agenti di viaggio, ha implementato un progetto di archiviazione e conservazione del libro giornale e realizzato un concreto esempio di «collaborazione verso valle». Questo il parere espresso da Marcello Sanguinazzi, business development manager di Poligrafica S. Faustino, partner selezionato dal Gruppo turistico italiano per la propria competenza in ambito di archiviazione e conservazione, stampa e postalizzazione dei documenti. Similmente a Erg, anche i numeri di Costa Crociere lasciano intravedere un percorso non certo semplice. Come ricorda Sanguinazzi «insieme alle proprie controllate, il nostro cliente produce nella gestione amministrativa giornaliera qualcosa come 750.000 pagine di libri contabili da conservare per tutta la durata prevista dalla legge. Ha quindi ottenuto benefici intangibili, come la possibilità di dedicare il proprio personale It ad altre attività e, grazie alla consultazione via Web delle pagine in questione, ha visto annullato il problema della bollatura fisica dei libri. A livello di benefici tangibili, invece, vanno segnalati la drastica riduzione dello spazio di stoccaggio a magazzino e del costo fiscale per la stampa, la rilegatura, l'inserimento delle marche da bollo e la loro applicazione».

Per Raffaele Cesarano, responsabile dell'unità documentale di Gori (acronimo di Gestione ottimale delle risorse idriche), «il nodo focale della questione sta nella fidelizzazione dei nostri clienti, che ci incontrano sul territorio pugliese quale unico referente».

Motivo per cui, messo mano alla conservazione e al ciclo attivo e passivo, l'azienda di servizi idrici si è affidata a Gruppo Nemea per realizzare una soluzione di integrazione dei pagamenti «allo scopo di compiere un ulteriore passo verso l'automazione della fase del ciclo di vendita». In ordine, infatti, oltre alla gestione dei contratti (sono 65.000 i documenti scansiti lo scorso anno) l'obiettivo è quello di realizzare un workflow automatico per lo scambio della documentazione anche con la parte commerciale. «Non senza difficoltà oggettive - conferma Cesarano - come l'eterogeneità del territorio a cui ci riferiamo, la difficoltà di reperimento dati per la costruzione del workflow stesso e la normalizzazione di tutti i sistemi di gestione ereditati dalla precedente gestione. Dall'implementazione delle nuove soluzioni ci aspettiamo ragionevolmente un efficientamento in termini di dematerializzazione con risvolti evidenti sul tempismo delle risposte alle richieste dei clienti che si rivolgono al servizio pubblico».

Processi in ottica paperless

Con 2 milioni di fatture passive per 19.500.000 pagine prodotte ogni anno, 220 libri/registri dai quali derivano 6 milioni di pagine/anno e 13.000 fatture attive per 250.000 pagine/anno, i numeri di Enel parlano di un'altra realtà attiva nell'ambito dei servizi e bisognosa di minimizzare la mole di documenti da conservare su carta, ma anche catalogare, archiviare e ricercare le informazioni in un contenitore virtuale.

«Il tutto - spiega Rosario Farina, responsabile progetto Conservazione Sostitutiva Amministrazione, Enel Servizi - con l'intento di ridisegnare i processi in ottica paparless e, attraverso la fatturazione elettronica, ottimizzare la gestione dei rapporti con le 18 società del Gruppo». Non stupisce, infatti, che l'area del Change management sia quella ad aver registrato l'impatto più importante «con un forte apprezzamento da parte di tutti gli attori coinvolti».

Nel caso della Provincia di Torino, invece, già tre anni fa l'Ente ha sfruttato la normativa nell'ambito della conservazione sostitutiva e della fatturazione elettronica nella Pa per lanciare un progetto finalizzato a ottimizzare i processi interni «perché - nota Roberto Grillanda, responsabile sistemi informativi territoriali della Provincia di Torino -, una Pa che non gestisce correttamente l'attività d'archivio non può dirsi un Ente trasparente». Nasce così l'idea di DoQui, un progetto di dematerializzazione dei documenti, che verrà sperimentato a partire dal prossimo luglio con l'invio di fatture online ai fornitori (circa 5.000 quelli censiti nel 2007) da un portale nato come già condiviso dalla Regione, dalla Provincia e dal Comune di Torino e ora anche dall'Università e dal Politecnico del capoluogo piemontese. «L'idea - sottolinea Grillanda - è di coinvolgere anche il sistema della Pa costituito dagli oltre 1.200 comuni della nostra regione per velocizzare l'innovazione Pubblica in Piemonte». Non senza una riflessione velatamente polemica «perché se è soprattutto la Pa a dover sostenere questo genere di iniziative, è altrettanto vero che c'è bisogno di tempi di ritorno dell'investimento più rapidi e di bandi Consip in cui siano resi obbligatori determinati requisiti da parte dei fornitori che devono essere certificati e in grado di fornire, anche la fatturazione elettronica».

Il punto di vista delle Pmi

Già attiva nella dematerializzazione di diversi aspetti del proprio business, Levi's ha pensato bene di affidare a CredemTel il progetto di conservazione e postalizzazione delle proprie fatture. L'obiettivo di quella che, a tutti gli effetti è da considerarsi una piccola e media impresa (nonostante la presenza in 80 paesi e 55.000 punti vendita attivi), è la riduzione al minimo dei documenti amministrativi da conservare e ricercare su carta. «Anche noi, nel nostro piccolo - minimizza Fabio Calzolari, account manager di Levi's - emettiamo 32.000 fatture, 5.500 note di credito, 20.000 pagine libro giornaliere e 7.000 pagine registri Iva. Numeri che fanno intuire la necessità di ridurre i costi sia in termini di gestione operativa, che dei materiali di consumo per rendere efficiente il lavoro e per eliminare il cosiddetto rischio d'archivio, con in più la possibilità di demandare tutto in outsourcing senza dover nominare una figura interna in qualità di responsabile, come previsto dalla normativa in vigore».

Un aspetto quest'ultimo estremamente caro anche a Cime che, adottato un modello di full outsourcing, sta vedendo realizzato al proprio interno da Quercia Software un progetto di dematerializzazione e di fatturazione attiva. «Per noi che ci occupiamo di materiale elettrico - spiega Diego Barausse, direttore amministrativo di Cime Electro Service - il problema era riuscire a non collassare sotto il peso di fatture rivolte a 8.000 clienti estremamente eterogenei fra loro. A loro il nostro partner si rivolge inviando le fatture di competenza nella modalità preferita dai singoli interlocutori che, però, nella stragrande maggioranza dei casi, hanno accolto piuttosto freddamente l'invio in formato elettronico».

Del progetto di dematerializzazione del ciclo attivo in un'azienda di servizi sanitari che si rapporta con la Pa ha, invece, parlato Stefano Beorchia, Cfo di Ital Tbs Group, spin off universitario nato in ambienti di ricerca alla fine degli anni 80. «Con sede centrale a Trieste e una presenza in 9 paesi europei attraverso 22 consociate - afferma il manager - non siamo né una piccola, né una grande azienda, ma amiamo definirci una multinazionale tascabile che eroga servizi di ingegneria clinica ed endoscopia, servizi informatici nel settore medicale, telemedicina, teleassistenza e telesoccorso. Per noi, in qualità di partner, l'Istituto Centrale delle Banche Popolari, ha realizzato un progetto ad hoc che permette di rendere fruibili i nostri dati, a breve anche in modalità multilingua, al fine di essere in linea con le direttive impartite dalla Finanziaria 2008».

In una logica di flusso unico di fatture trasportate in modalità multicanale verso qualsiasi tipo di utenza ha, invece, agito Edex che si sta adoperando per la dematerializzazione del ciclo attivo di ManutenCoop, che opera nel mercato dell'Integrated facility management e dei servizi ambientali. «La piattaforma ideata per loro - sottolinea David Rampone di Edex - è predisposta anche per l'invio alla Pa e alla Regione Lazio, puntando ad abbassare, come già avviene con la Sanità di questa Regione, il numero dei giorni previsti per il pagamanento delle fatture».

E mentre ManutenCoop sta seriamente considerando di lavorare anche sul ciclo passivo tramite la creazione di un unico albo fornitori che, in quanto infra-gruppo, vada a beneficio dell'intero sistema, Ibm si dice orientata alla fatturazione elettronica “pura”. Dopo un'attenta valutazione in termini di benchmark, Antonello Monti, Ibm Integrated Supply Chain - Customer Fulfillment, ha optato per In.Te.S.A «società che ho scoperto solo dopo essere del nostro Gruppo, e alla quale è stata delegata in toto la responsabilità del processo di conservazione con l'idea di creare i presupposti di una fatturazione totalmente in formato digitale. In termini di complessità e costi i vincoli non sono mancati. Si è dovuto agire a livello di ownership e di sponsorship per supportare processi, sviluppare la parte di prodotti, acquisti e logistica, nonché la gestione ordini, contratti, fatture e recupero crediti. A regime, una realtà come la nostra, che solo in Italia genera 200.000 fatture per 250.000 pagine all'anno, i costi di archiviazione si sono ridotti del 57%».

Anche Poste Italiane ha “pescato” in casa il proprio partner per gestire il ciclo attivo. Come spiega Stefano Conforto Sertorelli, Sviluppo Mercato e Pa di Poste Italiane «ci sono voluti circa 4 mesi per mettere in piedi un progetto di raccolta dei requisiti dettati dal nostro responsabile finanziario inerenti la valorizzazione del sistema Erp esistente e per il completamento del flusso di gestione delle fatture complessivo entro la giornata di riferimento contabile. Il tutto utilizzando gli asset di PosteCom che, in tema di certificazione e conservazione sostitutiva, è stata in grado di garantirci servizi estremamente elevati comprimendo i dati di 18.500 clienti nello spazio di 15 Cd Rom».

Obiettivo integrazione

Con in testa il difficile rapporto di integrazione con la Grande distribuzione organizzata, che pesa per circa l'8% sul proprio fatturato, Bticino ha posto l'accento sullo scambio dei documenti strutturati affidandosi a Tesi per «sganciarci letteralmente da attività non core come questa». Lo afferma Giovanni Rosina, direttore It della realtà che fa parte del Gruppo Legrand, con oltre 60 sedi in tutto il mondo: «Alla fine degli anni 80 abbiamo creato su spinta dell'It Metel al fine di automatizzare lo scambio di informazioni. Negli ultimi anni è nato un progetto rivolto all'universo della grande distribuzione, che ha introdotto anche in maniera coercitiva lo scambio di documenti in formato elettronico. A Tesi è stato, così, delegato per intero il rapporto con una serie di clienti che hanno richiesto uno scambio dei documenti con Bticino in formato elettronico. Ne abbiamo ottenuto la generazione e invio senza errori di oltre 15.000 fatture all'anno rivolte a circa 1.500 clienti».

In una posizione per molti versi simile si sono trovate anche le Industrie Cartarie Tronchetti (Ict) che, soprattutto dall'estero, hanno visto pervenire al proprio ufficio commerciale la richiesta dei clienti attivi nella Grande distribuzione di generare documenti in formato digitale. «Grazie a Sterling Commerce - conferma Marco Bonicoli, It Consultant di Ict - oggi beneficiamo di un backup certo e della possibilità di trasmettere via Edi gli ordini permettendo ai nostri clienti di inserire il dato nel loro Erp e nel formato richiesto abbattendo il costo del ciclo d'ordine, di consegna e fatturazione».

A chiudere l'intensa carrellata di testimonial proposta dalla School of Management del Politecnico di Milano è Filippo Giannico, dei sistemi informativi di Comifar Service. La società, che opera in Italia come distributore farmaceutico, ha concluso il processo di gestione di vita dell'ordine aderendo al contratto quadro che il consorzio Dafne ha firmato in accordo con Intesa San Paolo. «Il tutto - conferma il manager - per arrivare alla dematerializzazione dell'intero ciclo dell'ordine con la gestione della fatturazione elettronica e dei pagamenti. Entro maggio 2010 contiamo di trattare il 20% delle fatture passive in maniera del tutto digitale. Una quota che, entro il medesimo periodo del 2011, non dovrà essere inferiore al 60%». La sfida di Comifar, che ricopre un ruolo attivo nel comitato tecnico di Dafne, è quello di coinvolgere i partner del consorzio (10 entro fine anno - ndr) «al fine di raggiungere una certa massa critica». Perché, in fondo, di questo si tratta, se l'obiettivo è rendere effettiva l'innovazione.

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