Printer analytics e automazione: come stampare meglio in azienda

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Esiste un assunto di base nel business che oggi è più vero che mai: le decisioni migliori sono sempre basate sui dati migliori, e questo vale tanto per la data analytics che per la printer analytics.

Quando si raccolgono informazioni sufficienti, è possibile prendere decisioni più motivate, il che conduce sempre a un risultato positivo.

Fortunatamente, la data analytics sta raggiungendo ogni area di business, inclusa la printer analytics. L'idea di base è esaminare come vengono utilizzate le stampanti, quante stampe fanno i dipendenti, con quale frequenza utilizzano i dispositivi in aree specifiche, monitorare l'utilizzo dell'inchiostro e della carta presso la vostra azienda e diversi altri fattori che possono aiutarvi a sfruttare al meglio gli investimenti della stampante.

La printer analytics è diventata una parte vitale di una strategia di trasformazione digitale perché aiuta le aziende ad analizzare il proprio flusso di lavoro e a studiare l'impatto delle nuove tecnologie. Un esempio di questo ha a che fare con il nuovo standard WiFi 6.

Con la printer analytics, un'azienda può analizzare in che modo questo standard più veloce e affidabile contribuisce a migliorare il flusso di lavoro per la stampa. Se la nuova tecnologia sta migliorando notevolmente il processo di stampa, un'azienda può decidere di investire di più in essa.

La printer analytics tende a rientrare in due categorie.
A un livello micro, si analizzano le specifiche, ad esempio la frequenza di stampa dei dipendenti e i dispositivi utilizzati più di frequente. Ciò consente di sviluppare una strategia di stampa e flusso di lavoro. È possibile decidere di generare un report di analisi che analizza solo un team o reparto e la frequenza di stampa su un dispositivo.

A livello macro, l'analisi deve includere anche riepiloghi e risultati complessivi che consentono di sviluppare una strategia aziendale per tutte le aree dell'azienda e per tutti i reparti. Questi riepiloghi potrebbero eseguire il rollup in uno sforzo di analisi complessivo.

Ciò significa che la printer analytics può diventare parte dell'analisi dei documenti per l'archiviazione, la sicurezza, la rete e persino l'utilizzo del Web, oltre a comprendere meglio tutte le operazioni aziendali.

Posizionamento stampanti e utilizzo

Uno degli esempi più interessanti di come la printer analytics possa aiutare un'azienda è legato al posizionamento effettivo dei dispositivi in una sede aziendale. È disponibile un set completo di dati che è possibile analizzare e che influirà sulla strategia del flusso di lavoro. Ad esempio, la printer analytics può aiutare a scoprire che una stampante del reparto marketing è troppo lontana dai dipendenti.

Si potrebbe scoprire che stanno usando un modello di fascia alta che è più vicino a dove si siedono in ufficio. Inoltre, è possibile confrontare l'utilizzo di una stampante in un team di piccole dimensioni rispetto a un dispositivo simile utilizzato da un team più grande. Ciò consente di determinare se è necessario aggiungere altre stampanti o modificare la strategia del flusso di lavoro.

È importante notare che la printer analytics dovrebbe essere un'attività continua, non qualcosa che venga svolto solo di rado.

Le abitudini dei dipendenti cambiano e una strategia printer analytics costante significa monitorare con regolarità quali stampanti vengono utilizzate di più, quali dispositivi sono sottoutilizzati e come ogni team della organizzazione fa il massimo uso di tutte le stampanti.

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Consumi di inchiostro e carta

In relazione al posizionamento e all'utilizzo delle stampanti, la printer analytics può aiutare le aziende a determinare il livello di utilizzo di materiali di consumo, come cartucce di inchiostro e carta. Questo passaggio della printer analytics potrebbe richiedere l'utilizzo di software di terze parti o della rete logistica attualmente in uso (ad esempio, analizzando l'utilizzo della carta in relazione all'ordine di forniture).

Molte stampanti forniscono alcuni dati di analisi, ad esempio il numero di stampe effettuate in una determinata settimana o mese. La printer analytics è spesso un esercizio di correlazione dei dati.

Ad esempio, una buona strategia in questo senso prevede l'attento esame del numero totale di stampe rispetto all'utilizzo del materiale di consumo e confronta tali risultati con la frequenza con cui i dipendenti utilizzano stampanti nelle vicinanze.

Problemi di sicurezza

Qualsiasi strategia relativa all'analisi delle stampanti dovrebbe esaminare con attenzione la sicurezza della stampante. Questa è una parte fondamentale dell'analisi perché gli hacker sono già stati in grado di violare il perimetro informatico di organizzazioni attraverso le stampanti o multifunzione (dal momento che a volte sono trascurate come un punto di accesso non autorizzato).

L'analisi eseguita per motivi di sicurezza esaminerà da vicino la sicurezza di rete distribuita, la sicurezza della stampante locale (ad esempio l'utilizzo della biometria nel dispositivo o un codice PIN) e il flusso di lavoro correlato che determina il modo in cui i dipendenti generano documenti e li stampano. I dati raccolti qui possono essere di supporto nello sviluppare una strategia di sicurezza della stampante.

Automazione del flusso di lavoro

In supporto della printer analytics relativa all'utilizzo delle stampanti (e al luogo in cui vengono utilizzate) e dei materiali di consumo, anche l'automazione del flusso di lavoro dovrebbe far parte dell'analisi della stampante.

Anche se potrebbe sembrare che non sia direttamente legato, è importante analizzare come l'utilizzo della stampante diventi parte del flusso di lavoro complessivo delle attività. Ad esempio, è possibile analizzare il modo in cui i documenti vengono archiviati e protetti e quindi come vengono stampati.

È importante analizzare l'intero flusso di lavoro, che potrebbe includere la modifica dei documenti, l'output di stampa su tutti i dispositivi e l'eventuale archiviazione e smaltimento dei materiali della stampante. Come con qualsiasi analisi di sicurezza, dovrebbe coprire tutti i possibili scenari per la stampa dei dipendenti.

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Analytics e spesa

Naturalmente, in aggiunta alla printer analytics su utilizzo dei device di output, dei materiali di consumo, della sicurezza e dei flussi di lavoro dei documenti, le aziende dovrebbero anche analizzare tutte le spese relative alle stampanti.

Questo esercizio di raccolta dati può fornire una grande quantità di informazioni sui costi per i vari dispositivi utilizzati in un ufficio e su come tale spesa sia correlata all'utilizzo di carta, toner e cartucce.

La printer analytics è spesso multiforme perché le organizzazioni utilizzano stampanti e multifunzione di ogni categoria, dalle stampanti portatili per singoli utenti, a grandi multifunzione dipartimentali da centinaia di migliaia di copie/mese.

Questo implica che possa esserci una certa complessità nell'analisi dell'utilizzo della stampante e dei flussi di lavoro, ma il risultato finale è poter disporre di dati molto migliori per prendere decisioni sulle nuove tecnologie, aggiungere più dispositivi e migliorare il flusso di lavoro dell'ufficio.

Analizzare i flussi di lavoro

Prima di esaminare gli aspetti tecnici, inclusi i dispositivi utilizzati e la frequenza di stampa, è importante analizzare i flussi di lavoro. L'automazione della stampa riguarda principalmente il flusso di lavoro aziendale e il modo in cui può migliorare.

In caso contrario, qualsiasi automazione consisterebbe solo nel migliorare la tecnologia e i dispositivi utilizzati dai dipendenti senza concentrarsi sulla loro effettiva produttività. La considerazione più importante per tutta l'automazione delle stampanti è: l'azienda beneficia in misura maggiore delle stampanti e dei multifunzione?

Questo può comportare l'analisi di quanto spesso i dipendenti stampano, cosa stanno stampando e quali dispositivi utilizzano più spesso - tra molte altre variabili.

L'automazione dipende da questo passaggio di analisi perché significa che stai determinando dove ci sono colli di bottiglia e ostacoli.

Un esempio è quando una stampante è sottoutilizzata. L'automazione della stampante non riguarda solo l'accelerazione dei tempi di stampa o la messa a punto di una rete per la sicurezza, ma anche il miglioramento dell'efficienza su un determinato dispositivo.

Con questa analisi, è possibile automatizzare elementi come il re-routing dei processi di stampa, rendendo più facile per i dipendenti di stampare (ad esempio, utilizzando il loro badge di identificazione), e anche la rimozione di una stampante dal servizio per mettere più di un carico su una stampante che viene utilizzato spesso.

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Analytics per i problemi di sicurezza

Parte del processo di automazione della stampa include l'analisi di eventuali problemi di sicurezza. È possibile automatizzare e migliorare il flusso di lavoro tutto il giorno in un'azienda, ma se la sicurezza non è ermetica, possono verificarsi problemi, il che significa sforamenti dei costi e perdita di produttività.

Qualsiasi strategia di automazione della stampa deve includere la sicurezza come spina dorsale dello sforzo a causa di quanto sia importante per assicurarsi che hacker e criminali non possono compromettere la rete di stampanti.

Ad esempio, in alcune aziende, l'infrastruttura di sicurezza può causare rallentamenti o addirittura guasti quando si tratta di accedere a dispositivi specifici. Ancora una volta, l'automazione non è solo un passo per accelerare l'accesso e l'output della stampante.

Potrebbe comportare la modifica delle impostazioni di sicurezza per una stampa più efficiente, o potrebbe significare l'aggiunta di un lettore di impronte digitali o di qualche altra tecnologia biometrica che velocizza la velocità con cui un dipendente può recuperare i documenti stampati.

Generare un rapporto dettagliato

La verità è nei dettagli. Ciò è particolarmente vero quando si tratta di automazione della stampa perché le aziende possono scoprire dove ci sono inefficienze. L'automazione della stampa coinvolge quasi sempre report e visualizzazioni dashboard per aiutare i manager di un'azienda a prendere decisioni su come automatizzare.

Il report potrebbe fornire dettagli sulla modifica della posizione delle stampanti, sulla modifica delle impostazioni di sicurezza e sul miglioramento dei flussi di lavoro.

Il promemoria importante qui è quello di utilizzare questi dati con attenzione e consapevolezza. L'automazione della stampante è utile, ma non deve essere eseguita rapidamente o impulsivamente.

Un'attenta lettura dei report e dei dashboard di automazione delle stampanti, in particolare nelle organizzazioni più grandi con molti dispositivi utilizzati da vari reparti e visitatori di terze parti, sarà di supporto nella fase di implementazione.

Apportare modifiche al flusso di lavoro di stampa

Un passaggio essenziale consiste nell'apportare le modifiche suggerite dopo l'analisi dei flussi di lavoro e dei report. È qui che l'automazione della stampante passa da un esercizio di analisi dei dati alla fase di implementazione e dove ci sono vantaggi reali e tangibili per l'azienda.

Un esempio di come questo può aiutare? Supponiamo che si scopra di avere una maggiore necessità di output della stampante in un reparto specifico come il marketing o lo sviluppo. L'automazione della stampa esamina il quadro generale e può determinare dove è necessario aggiungere un'altra stampante o multifunzione.

L'automazione comporta quindi queste variazioni al flusso di lavoro e può anche significare apportare modifiche fisiche nel modo in cui i dispositivi vengono utilizzati e dove si trovano.

Questo è dove un'attenta strategia di analisi e implementazione aiuta - si desidera assicurare che eventuali modifiche migliorano la produttività e in realtà automatizzare il processo per i dipendenti. Il cambiamento senza costrutto non funzionerà, ed è importante evitare la sperimentazione.

È fondamentale sapere in che modo le modifiche all'automazione influiranno sulla produttività e sui flussi di lavoro dei dipendenti.

In questa fase - dopo aver analizzato le esigenze, esaminato i problemi di sicurezza e reso necessari gli aggiornamenti - è fondamentale continuare l'automazione. Troppo spesso, le aziende compiono un grande sforzo per automatizzare le loro stampanti, multifunzione e network per ospitare nuove funzionalità come l'autenticazione biometrica, ma poi si aspettano che questa automazione non necessiti mai di alcun intervento.

Parafrasando una massima molto usata in cybersecurity, l'automazione non è un prodotto ma bensì un processo, e come tale soggetto a continue analytics e aggiornamenti.

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