maggio 2004 Nomi, indirizzi, società, numeri di telefono e di fax dei contatti professionali accumulati in anni e anni di lavoro sono spesso tutti ordinatamente registrati in un foglio Excel, ma può essere comodo trasferirli tutti su Outlook per avere …
maggio 2004 Nomi, indirizzi, società, numeri di telefono e di fax dei contatti professionali accumulati in anni e anni di lavoro sono spesso tutti ordinatamente registrati in un foglio Excel, ma può essere comodo trasferirli tutti su Outlook per avere tutti i dati necessari all’interno dei contatti del programma di posta ed evitare di dover aprire due programmi.
Potete farlo se avete un PC con Windows 98, ME, 2000 o XP, con Excel 97 e versioni successive, con Outlook 2000 o XP o la versione 2003.
Quando i nominativi inseriti in Excel cominciano a diventare numerosi diventa impensabile ricopiarli manualmente uno per uno su Out-look.
Potete invece ricorrere alla funzione di Importazione di Outlook, che vi permette di recuperare automaticamente messaggi o indirizzi creati con altri programmi, come Netscape, Eudora o Out-look Express, o come Lotus 1-2-3, Access o Excel.
Con questi ultimi è necessario effettuare un lavoro preliminare su questi file, in modo che Outlook riconosca i dati. Nel caso di Excel, è necessario dare un nome alle celle che contengono i dati che volete importare e al quale fare riferimento quando sarete in Outlook.
Il nome dato di default alla vostra selezione di celle corrisponde all’intestazione della prima cella selezionata, ma potete modificarlo a vostro piacimento.
Terminato questo lavoro, dovrete stabilire una corrispondenza tra i campi dei contatti di Outlook e i campi del vostro foglio Excel.
Per esempio, potete decidere che il campo nominato Indirizzo e-mail in Excel corrisponda al campo Indirizzo di posta in Outlook. Quando avrete terminato questo lavoro preliminare potrete cominciare l’importazione vera e propria e in poco tempo avrete a disposizione un database di contatti direttamente utilizzabile con Outlook.
Se volete importare soltanto una parte dei dati contenuti nel foglio Excel (ad esempio solo alcune caratteristiche o solo alcuni nominativi), dalla selezione su Excel dovete escludere le celle che contengono i dati che non volete importare.
Quando assegnate un nome a un gruppo di celle dovete fare attenzione a non selezionare l’intero foglio Excel perché in questo modo si corre il rischio di saturare subito Outlook.
Un’altra precauzione da prendere è verificare che su Outlook sia attivata l’opzione Non importare i duplicati, per evitare di ricopiare nominativi già registrati nel programma di posta.
